بيان اكتمال الصفحات: كيف يطلب مكتب الترجمة الصفحات الناقصة دون كشف محتوى المستند

المشكلة

يصل ملف من العميل وتظهر فيه صفحات ناقصة أو غير مقروءة. الرد التقليدي يذكر عادة بداية الصفحة أو موضوعها، وهذا يعرّض محتوى المستند للانكشاف في بريد أو رسالة قد يراها غير صاحبها. هذا المقال تصميم مشروط يمكن لمكتب ترجمة أردني أن يتبناه أو يعدّله حسب أدواته. هو اقتراح وليس وصفاً لنظام منفذ.

القطعة الأساسية: بيان الاكتمال

لكل طلب ترجمة رمز مرجعي مستعار لا يدل على الاسم ولا على الموضوع، ولكل رمز بيان يتكون من:

عدد الصفحات الذي صرّح به العميل، أو القيمة «غير معروف».
خانة لكل رقم صفحة من 1 إلى العدد المصرّح به.
حالة كل خانة: واضحة، ناقصة، غير مقروءة، مكررة، غير مؤكدة.
سجل الملفات المستلمة مع وقت الاستلام.

يحدّد الموظف الحالة بعد فتح الملف داخل نظام المكتب. أما رسالة الطلب إلى العميل فتحتوي الرمز المرجعي وأرقام الخانات فقط، دون أي وصف لما في الصفحة.

فروع القرار

عدد الملفات أقل من العدد المصرّح به: وجود فجوة في الترقيم. تُطلب الخانات الناقصة بأرقامها.
صفحة موجودة لكنها غير مقروءة: مقطوعة أو معتمة. تُطلب بديلاً للخانة نفسها، مع بقاء الملف الأول محفوظاً.
ملفان لخانة واحدة: لا يُحذف أي منهما تلقائياً. تُعلَّم الخانة «مكررة» ويراجعها موظف.
العميل لا يعرف عدد الصفحات: لا يوجد مرجع للمقارنة. يُطلب منه تأكيد العدد من نسخته الأصلية قبل الحكم على الاكتمال.

مسار إعادة الرفع الخاص

يُقترح رابط رفع مرتبط بالطلب الواحد فقط، ينتهي بعد مدة يحددها المكتب، ويقبل الملفات للخانات المطلوبة وحدها، ولا يعرض للزائر ما رفعه غيره. هذه قيود متراكبة تقلل المخاطر ولا تلغيها. وحتى مع الرابط الخاص تبقى مسؤولية الجهاز والبريد عند العميل.

مثال تطبيقي افتراضي

الرمز T0417، صرّح العميل بـ 12 صفحة. وصلت 10 ملفات تملأ الخانات 1 و2 و3 و4 و6 و7 و8 و10 و11 و12. الخانتان 5 و9 ناقصتان. وعند الفتح تبيّن أن الصفحة 7 مقطوعة. فتكون الواضحة 9 والناقصة 2 وغير المقروءة 1، والمجموع 12. تُرسل رسالة تطلب الخانات 5 و7 و9، أي ثلاث خانات. بعد إعادة الرفع يصل ملف للخانة 5 وملف للخانة 7 وملفان للخانة 9. تصبح الخانات 5 و7 واضحة، وتصبح الخانة 9 «مكررة» بانتظار مراجعة موظف. لا يُعلن الاكتمال إلا بعد حسم الخانة 9.

شروط التوقف

إذا انقطع الاتصال أثناء الرفع ولم تتأكد حالة الخانة، لا يُعاد الطلب تلقائياً. يراجع الموظف حالة الخانة في سجل الملفات أولاً، ثم يقرر بنفسه إن كان سيعيد طلبها.
إذا طلب العميل إرسال الصفحات عبر قناة غير الرابط الخاص، يُوقف المسار ويُسأل المسؤول عن الإجراء.
إذا تغيّر العدد المصرّح به بعد البدء، يُجمَّد البيان ويُنشأ بيان جديد مرتبط بالأول.
لا يُرسل إشعار «اكتمل» ما دامت خانة واحدة غير محسومة.

اختبارات قبول مقترحة (لم تُنفَّذ)

طلب بخانتين ناقصتين: تحتوي الرسالة الناتجة الرمز والرقمين فقط، ولا تحتوي اسم العميل أو موضوع المستند.
محاولة رفع ملف لخانة غير مطلوبة عبر الرابط: يُرفض الملف وتبقى الحالة كما هي.
رابط بعد انتهاء مدته: لا يقبل ملفاً، ويظهر للعميل طلب تجديد يمرّ بموافقة موظف.
رفع ملفين لخانة واحدة: تتحول الحالة إلى «مكررة» ولا يُحذف أي ملف.
محاكاة انقطاع أثناء الرفع: لا تُنشأ رسالة طلب ثانية دون إجراء بشري.
بيان بعدد «غير معروف»: لا تظهر عبارة «مكتمل» أبداً قبل تأكيد العميل للعدد.

الفكرة العامة أن الطلب يقوم على أرقام وحالات، وأن المحتوى يبقى داخل أدوات المكتب.