طلب عينة غطاء وعبوة متطابقين قبل أي كمية
هذا سير عمل مقترح كمثال، وليس نتيجة رصدناها عند عميل حقيقي. كثيرًا ما يطلب عميل عينة من عبوة وعينة من غطاء، فتصله قطعتان من صنفين قريبين لا يتطابقان في القطر أو في نوع الفتحة. فيُبنى قرار الكمية على عينة لا تعكس ما سيصله لاحقًا.
القرار الذي نعالجه
هل هذا الغطاء وهذه العبوة، معًا، يصلحان لمنتج العميل؟ ولهذا نطلب عينة مزدوجة مرتبطة بمرجع واحد، لا عينتين منفصلتين.
المدخلات من العميل
- وصف المحتوى: سائل، كريم، حبيبات، مسحوق، وهل يحتوي زيتًا.
- طريقة الاستعمال: صب، ضغط، رش، فتح كامل.
- كيف سيُعبأ: يدويًا أم بخط تعبئة.
- صورة لعبوة يستخدمها حاليًا إن وجدت.
- حجم العبوة التقريبي المطلوب.
ما يسجله الموزّع
- مرجع العبوة ومرجع الغطاء، مكتوبين بجانب بعض في بطاقة واحدة.
- صورة للقطعتين مركّبتين معًا ومن الجانب.
- ملاحظة عن مادة كل قطعة كما هي مكتوبة في بطاقة المنتج لدى المورّد، دون ادعاء مواصفات لم تتأكد منها.
فروع القرار
- إذا كان للعبوة أكثر من غطاء متوافق في الكتالوج، أرسل المطابق الأقرب لاستعمال العميل، واذكر في البطاقة أنه خيار واحد من عدة.
- إذا كان المحتوى زيتيًا أو شديد اللزوجة، اسأل العميل هل يريد تجربة التعبئة فعليًا بالعينة قبل الاعتماد.
- إذا لم يعرف العميل طريقة الاستعمال، أرسل عينتين مختلفتين لطريقتين وأوضح الفرق بصور، ولا تختر عنه.
- إذا لم يكن الغطاء المطلوب متوفرًا بنفس سلسلة العبوة، فأخبره بذلك قبل إرسال أي عينة.
شروط التوقف
لا تُرسل العينة إذا: لم يُحدَّد المحتوى، أو تعذّر ذكر مرجع القطعتين، أو لم توجد قطعتان فعليتان في المخزون لتركيبهما والتصوير. ولا يُقبل طلب الكمية إذا لم يرد العميل بإقرار مكتوب أن العينة المزدوجة هي المعتمدة.
مثال مقترح
عميل افتراضي ينتج صلصة منزلية ويريد عبوة زجاجية صغيرة. يسجل الموزّع: «عبوة بمرجع أ، غطاء معدني بمرجع ب»، ويرفق صورة التركيب. يستلم العميل العينة، يعبئ بها كمية صغيرة، ويقلب العبوة ليتأكد من عدم التسرب. يرد: «العبوة مناسبة والغطاء مناسب، أعتمد أ مع ب». عندها فقط يفتح الموزّع طلب الكمية بالمرجعين نفسيهما.
اختبار قبول صغير
قبل تطبيق الطريقة على عملائك، اختر ثلاثة أزواج من المخزون، وصوّر كل زوج وسجّل المرجعين. ثم أعطِ الصور لموظف جديد واطلب منه إحضار القطعتين من الرف دون مساعدة. إذا أحضرهما كلها صحيحة، فبطاقة العينة كافية. وإذا أخطأ في واحدة، فأضف حقلًا للوصف أو للموقع على الرف.
خلاصة
العينة المزدوجة تربط القرار بالقطعتين معًا، وتمنع أن يُبنى طلب كمية على قطعة لا تناسب الأخرى. هذا الأسلوب اختياري، ويناسب الأصناف التي لها تفاصيل قطر وفتحة، وربما لا يلزم في عبوات بسيطة جدًا. المهم أن يبقى الاعتماد مكتوبًا، وأن يتوقف الطلب عند أي نقص من الشروط أعلاه.