طلب مجموعة قبل معرفة الأسماء: مقعد مؤقت وقائمة تُستكمل لاحقاً
المشكلة
تتصل جهة بمركز تدريب وتقول: «نريد دورة لمجموعة من اثني عشر شخصاً»، لكن الأسماء لم تُحدد بعد. إذا طلب النموذج اسم كل مشارك فستتوقف الجهة عن الإكمال أو تكتب أسماء تخمينية. هذه المقالة تقترح تصميماً مشروطاً، وهو ليس وصفاً لنظام منفَّذ.
الأداة: مقعد جماعي مؤقت وسجل قائمة
يُنشأ سجل واحد للمجموعة، ويحمل الحقول التالية:
- اسم الجهة وشخص التواصل الواحد المسؤول عن القائمة.
- العدد المطلوب، ويُسمّى «عدد مطلوب» وليس «عدد مؤكد».
- حالة المجموعة: استفسار، أو مقاعد محجوزة مبدئياً بانتظار الأسماء، أو القائمة مكتملة.
- قائمة مقاعد، لكل مقعد حالة: فارغ، أو اسم مُدخل، أو اسم مُراجَع من الموظف.
المقعد الفارغ هو العنصر الأساسي. لا يُسجَّل فيه اسم وهمي، بل تبقى خانة الاسم خالية.
فروع القرار
الفرع الأول: العدد معروف تقريباً والأسماء غير معروفة. تُنشأ المقاعد الفارغة بعدد الطلب، وتُرسل إلى شخص التواصل رسالة تحمل رابطاً خاصاً لإدخال الأسماء.
الفرع الثاني: بعض الأسماء معروفة. تُسجَّل الأسماء المعروفة في مقاعد، ويبقى الباقي فارغاً.
الفرع الثالث: لا عدد ولا أسماء. لا يُنشأ مقعد مؤقت. يُطرح سؤال واحد فقط: كم عدد المشاركين تقريباً، ضمن مجال مثل «من ثمانية إلى اثني عشر»؟ ثم يعود الطلب إلى الفرع الأول بعد أن يُقرر الموظف العدد الذي يُحجز مبدئياً.
لكل فرع نتيجة واحدة، ولا يجوز أن يكون الطلب في فرعين معاً.
مثال افتراضي
جهة افتراضية تطلب اثني عشر مقعداً. يُنشأ سجل مجموعة بـ12 مقعداً فارغاً. بعد يومين يُدخل شخص التواصل 7 أسماء. تصبح الحالة: 7 مقاعد بأسماء و5 فارغة، والمجموع 12. تظل الحالة «بانتظار الأسماء». إذا أُدخل اسم ثامن، ثم صار المجموع 8 بأسماء و4 فارغة.
شروط التوقف
- إذا زادت الأسماء المُدخلة عن عدد المقاعد المحجوزة، لا تُضف مقاعد تلقائياً. يُوقَف الإدخال الزائد ويُحال إلى الموظف، لأن السعة قرار بشري.
- إذا انتهت المدة التي حددها المركز لتقديم الأسماء، لا تُحذف المقاعد تلقائياً. تظهر المجموعة في قائمة المتابعة، ويقرر الموظف.
- إذا فشل إرسال رسالة الرابط أو بقيت نتيجته غير معروفة، لا يُعاد الإرسال تلقائياً. يُعلَّم الطلب «إرسال غير مؤكد» ويراجعه موظف. والمطالبة المحلية بأن الرسالة أُرسلت لا تثبت أنها وصلت ولا أنها لم تُرسل مرتين.
- إذا طلب أحدهم الاطلاع على قائمة أسماء مجموعة أخرى، يُرفض الطلب.
حماية القائمة
تُبنى الحماية طبقات من القيود، وليست ضماناً مطلقاً: رابط يصعب تخمينه، وصلاحيته محدودة بزمن، ولا يعرض إلا مجموعته، ولا يكشف أسماء مجموعات أخرى، ويمكن للموظف إبطاله. وتُقلَّل الحقول المطلوبة إلى الاسم ووسيلة تواصل عند الحاجة فقط.
اختبارات قبول مقترحة (لم تُنفَّذ)
- إنشاء مجموعة من 12 مقعداً ثم إدخال 7 أسماء، والتحقق أن العدّاد يعرض 7 و5.
- محاولة إدخال اسم ثالث عشر، والتحقق أنه لا يُنشأ مقعد جديد بل يظهر للموظف طلب مراجعة.
- فتح رابط مجموعة، ومحاولة تغيير المعرّف في العنوان للوصول إلى مجموعة أخرى، والتحقق من الرفض.
- محاكاة نتيجة إرسال غير معروفة، والتحقق من عدم وجود إعادة إرسال تلقائية.
- ترك مقعد فارغ بعد انتهاء المدة، والتحقق أن المقعد لم يُحذف تلقائياً.
ما الذي يتغير بعد التطبيق
يتحول الطلب من «لا نستطيع قبوله لغياب الأسماء» إلى سجل واضح بعدد مطلوب ومقاعد فارغة ومسؤول واحد عن الاستكمال. وكل ما سبق اقتراح تصميمي يُعدَّل حسب طريقة عمل المركز.