تصاميم قاعات متعددة وعدد حضور واحد: خطة اجتماع مرتبطة برقم نسخة
المشكلة
يسأل العميل: «هل تناسبنا طريقة الجلوس على شكل حرف U أم الصفوف أم الطاولات المستديرة؟» وقد يتغير عدد الحضور أثناء المحادثة، فتبقى الخطة القديمة سارية في ذهن الجميع. هذا اقتراح تصميم مشروط للقاعة، وليس وصفاً لنظام قائم.
الأداة الأساسية: أسئلة الجدوى وخطة بنسخة
تحتفظ القاعة بسؤالين لكل تجهيز:
- هل يتسع العدد المؤكد لهذا التجهيز في القاعة المحددة؟ (تجيب القاعة من قياساتها الفعلية.)
- هل هناك شرط إضافي، مثل مساحة شاشة أو ممر أو طاولة خدمة؟
ويوجد عدد حضور مؤكد واحد فقط لكل طلب. التجهيزات البديلة تقارَن به، ولا يحمل كل تجهيز عدداً خاصاً به. والخطة المختارة تحمل رقم نسخة وتسجّل العدد المؤكد وقت إنشائها. أي تغيير في العدد أو في التجهيز المختار ينتج نسخة جديدة.
فروع القرار
- كل البدائل ممكنة: يختار العميل حسب غرض الاجتماع.
- بعض البدائل ممكنة: تُعرض الممكنة فقط، ويُذكر سبب استبعاد غيرها بجملة قصيرة.
- لا بديل ممكناً: تتوقف الخطة. يُقترح على العميل تقليل العدد أو تقسيم الاجتماع، أو يتولى الموظف الحديث معه عن قاعة أخرى إن وُجدت.
- تغيّر العدد بعد اعتماد خطة: تُعد الخطة القديمة قديمة، وتُعاد أسئلة الجدوى على العدد الجديد قبل أي تأكيد.
مثال افتراضي
السعات التالية افتراضية لغرض التوضيح فقط: تجهيز U يتسع حتى 20، الصفوف حتى 30، الطاولات المستديرة حتى 28. العدد المؤكد 24. النتيجة: الصفوف والطاولات ممكنتان، و U غير ممكن. اختار العميل الطاولات، فأُنشئت النسخة 1 وفيها العدد 24 والتجهيز «طاولات». بعد يومين طلب رفع العدد إلى 27، فصارت النسخة 1 قديمة وأُنشئت النسخة 2: الصفوف والطاولات ما زالتا ممكنتين، فتحتاج إعادة تأكيد، لأن الشرط الإضافي (الممر) قد يتغير مع الزيادة. ثم لو صار العدد 31 فلا تجهيز يتسع، وتتوقف الخطة حسب الفرع الثالث. عند كل خطوة يبقى رقم واحد معتمداً، ولا يوجد رقمان في آن واحد.
شروط التوقف
- لا يوجد عدد حضور مؤكد: لا تُنشأ خطة.
- عدد الحضور تغيّر ولم تُعد أسئلة الجدوى: لا تُرسل الخطة.
- أجاب الموظف «غير متأكد» عن جدوى تجهيز: يعامل كغير ممكن حتى يُحسم.
- طلب العميل تجهيزين معاً في الوقت نفسه ولم يتسع لهما الوقت أو المكان: يختار العميل واحداً.
اختبارات قبول مقترحة (لم تُنفَّذ)
- عدد 24 مع السعات الافتراضية أعلاه يعرض تجهيزين ويستبعد الثالث مع السبب.
- تغيير العدد إلى 27 يضع النسخة 1 في حالة «قديمة» ويمنع إرسالها كخطة معتمدة.
- عدد 31 يوقف الخطة ويعرض رسالة بدائل.
- لا يمكن تأكيد خطة تذكر عدداً يخالف العدد المؤكد الحالي.
- كل نسخة تحفظ العدد والتجهيز وتاريخ الإنشاء، ولا تُعدَّل بعد الإنشاء.
- جواب «غير متأكد» لا يظهر للعميل كتجهيز ممكن.
خلاصة
حين يكون للعدد مصدر واحد، وللخطة رقم نسخة، يصعب أن يرى طرفان خطتين مختلفتين. والتوقف عند التعارض أفضل من ترتيب قاعة لعدد قديم.