Arbeitszeitaufzeichnung digital: § 26 AZG und die passende Lösung

Kurz gesagt: Jeder Arbeitgeber in Österreich muss nach § 26 AZG Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen, laut WKO auch Kleinbetriebe mit einer einzigen Mitarbeiterin. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor; Papier, Tabelle oder Software sind gleichermaßen zulässig, solange die Daten vollständig, kontrolliert und für das Arbeitsinspektorat abrufbar sind. Die richtige digitale Lösung ergibt sich daher aus Ihren Arbeitszeitmodellen, nicht aus dem Funktionsumfang eines Tools.

Dieser Text klärt zuerst die Rechtslage und dann die Werkzeugfrage. Er ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung, etwa zu Ihrem Kollektivvertrag.

Was das Gesetz verlangt

Der Grundsatz

§ 26 Abs 1 AZG verpflichtet den Arbeitgeber, in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen; Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums sind festzuhalten. Laut Unternehmensserviceportal müssen daraus Beginn und Ende der Arbeitszeit, Tages- und Wochenarbeitszeit sowie die tägliche und wöchentliche Ruhezeit hervorgehen, außerdem Beginn und Ende der Ruhepausen. Wird während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe gearbeitet, sind zusätzlich Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken.

Der Aushang

Neben der Aufzeichnung verlangt § 25 AZG einen Aushang der Arbeitszeiteinteilung. Laut Arbeitsinspektion darf statt des Aushangs auch ein elektronisches System die Einteilung bekannt geben, etwa ein Dienstplan in einer App, den alle Beschäftigten erreichen.

Wo die Daten liegen müssen

Die Arbeitsinspektion stellt klar: Die Aufzeichnungen sind in der Betriebsstätte zu führen, in der die Beschäftigten arbeiten. Bei Filialen müssen sie vor Ort einsehbar sein; es reicht nicht, wenn nur die Zentrale Zugriff hat. Für digitale Lösungen heißt das: Die Filialleitung braucht im Kontrollfall einen Zugang.

Wie lange aufbewahren

Laut Arbeitsinspektion und USP mindestens ein Jahr; bei Durchrechnung beginnt die Frist laut USP erst mit Ende des Durchrechnungszeitraums. Für Lenkerinnen und Lenker gelten 24 Monate. Lohnrechtlich und steuerlich können längere Fristen sinnvoll sein, weil die Aufzeichnungen Grundlage der Abrechnung sind.

Einsicht und Auskunft

Das Arbeitsinspektorat darf Auskünfte verlangen und Einsicht nehmen (§ 26 Abs 6). Beschäftigte haben einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Aufzeichnungen, wenn sie das nachweislich verlangen (Abs 8). Überstunden sind in der Lohnabrechnung auszuweisen (Abs 7).

Die Sonderfälle, die über Ihre Lösung entscheiden

Gleitzeit. § 4b AZG verlangt eine Gleitzeitvereinbarung mit Gleitzeitperiode, Gleitzeitrahmen, Übertragungsmöglichkeiten von Zeitguthaben und fiktiver Normalarbeitszeit. Dürfen Beschäftigte selbst aufzeichnen, muss der Arbeitgeber sie anleiten, die Aufzeichnungen nach Ende der Periode einholen und kontrollieren (§ 26 Abs 2). Führt er sie per Zeiterfassungssystem, ist auf Verlangen eine Abschrift zu übermitteln oder Einsicht zu gewähren.

Homeoffice und Außendienst. Wer Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmt oder überwiegend in der Wohnung arbeitet, für den ist nur die Dauer der Tagesarbeitszeit aufzuzeichnen (§ 26 Abs 3). Die WKO nennt das „Saldoaufzeichnungen“. Durch Betriebsvereinbarung kann festgelegt werden, dass diese Beschäftigten selbst aufzeichnen (Abs 4).

Fixe Arbeitszeiteinteilung. Gibt es eine schriftlich festgehaltene fixe Einteilung, etwa einen Dienstplan, bestätigt der Arbeitgeber deren Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode und zeichnet nur Abweichungen laufend auf (§ 26 Abs 5a). Die Arbeitsinspektion betont: Ein Dienstplan allein ist grundsätzlich kein Ersatz; er gilt erst zusammen mit dieser Bestätigung als Aufzeichnung.

Pausen. Pausenaufzeichnungen können entfallen, wenn eine Betriebsvereinbarung bzw. schriftliche Einzelvereinbarung Lage oder Zeitfenster der Pausen festlegt und davon nicht abgewichen wird (§ 26 Abs 5). Für Jugendliche ist dieser Entfall laut Arbeitsinspektion nicht zulässig.

Was bei Lücken passiert

Mangelhaft geführte Aufzeichnungen nach § 26 Abs 1 bis 5 sind eine Verwaltungsübertretung; § 28 Abs 1 Z 3 AZG sieht eine Geldstrafe von 20 bis 436 Euro vor. Teurer ist oft die zivilrechtliche Seite: Fehlen Aufzeichnungen so, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht feststellbar ist, werden Verfallsfristen gehemmt (§ 26 Abs 9). Offene Überstundenforderungen bleiben dann länger durchsetzbar.

Die Werkzeugfrage: vier Stufen

Die Lösung muss zu Ihren Modellen passen. Eine grobe Leiter:

Papier oder Tabellenvorlage. Für wenige Beschäftigte mit fixem Dienstplan ausreichend, wenn Abweichungen konsequent nachgetragen und Bestätigungen gesammelt werden. Schwach bei Gleitzeitsalden, Durchrechnung und monatlichen Übermittlungswünschen.
Tabellen mit Formeln und Freigabe. Etwas robuster: Saldo automatisch, Unterschrift oder Freigabe pro Monat. Fehleranfällig, sobald mehrere Personen Vorlagen kopieren.
Zeiterfassungssoftware als Abo. Mobile Erfassung, Saldenführung, Export für die Lohnverrechnung, Zugriff für Filialen. Achten Sie auf die österreichischen Besonderheiten: Durchrechnungszeiträume, Saldo-only-Erfassung für Homeoffice, Export der Monatsaufzeichnung für Beschäftigte.
Eigene Web-App oder Erweiterung bestehender Systeme. Sinnvoll, wenn Zeiten ohnehin in Projekt-, Auftrags- oder Kassensystemen entstehen und doppelte Erfassung vermieden werden soll, oder wenn Kollektivvertragsregeln kein Standardprodukt abbildet.

Prüfkriterien für jede Stufe

Bildet die Lösung alle Ihre Modelle ab: fix, Gleitzeit, Homeoffice-Saldo, Schicht?
Werden Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums gespeichert?
Lässt sich eine Monatsübersicht pro Person per Klick erzeugen?
Sind Korrekturen nachvollziehbar protokolliert?
Ist die Aufbewahrung von mindestens einem Jahr gesichert, auch nach einem Anbieterwechsel?
Können Sie Daten bei Kontrolle in der Filiale zeigen?

Datenschutz und Betriebsrat

Ein digitales System verarbeitet personenbezogene Daten. Das Arbeitsverfassungsgesetz verlangt die Zustimmung des Betriebsrats für Systeme zur automationsunterstützten Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten, die über gesetzliche, kollektivvertragliche oder arbeitsvertragliche Pflichten hinausgehen (§ 96a ArbVG). Für Kontrollsysteme, die die Menschenwürde berühren, braucht es sie zwingend (§ 96 Abs 1 Z 3 ArbVG). Die reine gesetzliche Zeitaufzeichnung ist das eine; GPS-Ortung, Fingerabdruck-Terminals oder Bildschirmprotokolle sind etwas anderes. Prüfen Sie solche Zusatzfunktionen bewusst, statt sie mitzukaufen.

Häufige Fragen

Darf ich die Aufzeichnung ganz den Mitarbeitern überlassen?

Bei Gleitzeit, Außendienst und Homeoffice ist das zulässig, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber, der anleiten, einholen und kontrollieren muss. Die WKO rät sogar davon ab, weil fehlende Aufzeichnungen den Arbeitgeber strafbar machen.

Muss ich bei einer einzigen Teilzeitkraft aufzeichnen?

Ja. Die Pflicht gilt für alle Betriebe mit Beschäftigten, die unter das AZG fallen. Bei fixem schriftlichen Dienstplan genügen Bestätigung und Abweichungen.

Brauche ich eine elektronische Signatur?

Das Gesetz kennt keine Formvorschrift. Die WKO empfiehlt, die Richtigkeit regelmäßig per Unterschrift bestätigen zu lassen, um sich gegen unberechtigte Überstundenforderungen abzusichern. Ob eine Freigabe im System dafür beweistechnisch gleich gut ist, sollten Sie mit Ihrer Beratung klären.

Reicht eine Stempeluhr ohne Pausen?

Nur, wenn eine Vereinbarung nach § 26 Abs 5 AZG die Pausen festlegt und eingehalten wird. Sonst gehören Beginn und Ende der Pausen in die Aufzeichnung.

Falls Sie überlegen, Zeiterfassung direkt in Ihre bestehende Auftrags- oder Projektsoftware zu integrieren, sehe ich mir Ihren Ablauf gern an; die Anfrageseite ist der einfachste Weg.