Catering online bestellen lassen: Personenrechner und Vorlauf

Kurz gesagt: Ein Catering-Rechner nimmt Anlass, Personenzahl, Datum und Lieferort entgegen, wendet Ihre Regeln zu Mindestmenge, Mengen pro Person, Vorlaufzeit und Lieferzone an und gibt eine fertige Mengen- und Preisübersicht aus. Kleine Privatbestellungen können damit direkt online abgeschlossen werden, größere Firmenaufträge werden zu einer vorbefüllten Angebotsanfrage. Der Rechner ist nur so gut wie die Regeln, die Sie vorher aufschreiben.

„Wir sind am Donnerstag 35 Leute im Büro, was brauchen wir?“ Diese Frage bekommt jeder Caterer, oft mehrmals täglich. Ein Rechner auf der Website beantwortet sie rund um die Uhr, wenn er so gebaut ist, wie Sie selbst rechnen würden. Hier die Logik in drei Teilen, danach ein Seitenplan.

Teil 1: Die Eingaben

Weniger Felder sind besser. Fragen Sie nur ab, was die Menge, den Preis oder die Lieferung verändert:

Anlass oder Format: Frühstück, Mittagessen im Büro, Fingerfood zum Empfang, warmes Buffet. Jedes Format hat eigene Mengenregeln.
Personenzahl: ein Zahlenfeld. Laut MDN-Dokumentation lehnt ein Zahlenfeld Werte unter seinem min-Wert bei der Formularprüfung ab. Damit lässt sich Ihre Mindestmenge schon im Browser durchsetzen, zusätzlich zur Prüfung auf dem Server.
Datum und Uhrzeit: Wann soll das Essen da sein?
Lieferort: Postleitzahl reicht für die Berechnung, die genaue Adresse kommt erst bei der Bestellung.
Ernährungswünsche: Wie viele davon vegetarisch, wie viele vegan? Das ist eine Mengenangabe, kein Häkchen.
Extras: Geschirr und Besteck, Servicepersonal, Getränke.

Unverträglichkeiten und Allergien erfassen Sie besser in einem Freitextfeld bei der Bestellung, mit dem Hinweis, dass Sie sich bei Unklarheiten melden. Ein Rechner kann solche Wünsche nicht verlässlich abbilden.

Teil 2: Die Regeln

Das ist der Teil, den nur Sie liefern können. Schreiben Sie diese Regeln auf, bevor irgendjemand programmiert:

Mindestmenge. Ab wie vielen Personen liefern Sie überhaupt? Gilt die Grenze pro Format oder pro Bestellung?

Mengen pro Person. Wie viele Stück Fingerfood, wie viel Hauptspeise, wie viele Brötchen pro Person bei welchem Format? Hier steckt Ihre Erfahrung. Der Rechner übernimmt sie nur.

Rundung auf Gebinde. Wenn Sie Platten zu je einer bestimmten Stückzahl anrichten, rundet der Rechner auf volle Platten auf, statt krumme Mengen auszugeben.

Vorlaufzeit nach Größe. Kleine Bestellungen gehen vielleicht mit zwei Tagen Vorlauf, ein Buffet für hundert Personen braucht mehr. Die Regel lautet dann etwa: bis zu einer bestimmten Personenzahl so viele Tage, darüber mehr. Der Datumswähler zeigt nur die erlaubten Tage.

Tageskapazität. Wie viele Personen schafft Ihre Küche pro Tag? Wenn ein Tag voll ist, wird er gesperrt oder als „nur auf Anfrage“ angezeigt.

Lieferzonen. Je nach Entfernung ein anderer Lieferpreis und eventuell ein Mindestbestellwert. In Shopsystemen ist das oft schon eingebaut: Laut Shopify-Hilfe (abgerufen November 2026) kann die lokale Zustellung nach Radius oder Postleitzahlen eingerichtet werden, mit eigenem Zustellpreis und optionalem Mindestbestellwert je Zone.

Grenze zwischen Bestellung und Angebot. Ab welcher Personenzahl oder bei welchen Extras (Personal, Equipment, Abendveranstaltung) wird aus der Sofortbestellung eine Anfrage?

Geschirr zurück. Wer Geschirr mitliefert, braucht einen Abholtermin. Der Rechner kann ein Abholfenster am Folgetag automatisch vorschlagen.

Teil 3: Die Ausgabe

Was am Ende erscheint, sollte für den Kunden sofort verständlich sein und für Ihre Küche ohne Nacharbeit brauchbar:

Mengenübersicht: „35 Personen, davon 8 vegetarisch: 6 Platten Fingerfood gemischt, 2 Platten vegetarisch, 1 Obstplatte.“
Preis: Fixpreis für Standardformate, Richtpreis mit Hinweis „Angebot folgt“ für alles darüber.
Lieferfenster und Lieferpreis nach Zone.
Nächster Schritt: entweder „Jetzt verbindlich bestellen“ oder „Angebot anfordern“, und zwar mit allen Eingaben vorausgefüllt.

Bei Privatkunden ist Online-Bezahlung sinnvoll, damit die Bestellung fix ist. Für Firmenkunden, die auf Rechnung bestellen, braucht es einen anderen Weg. Stripe unterscheidet in seiner Dokumentation selbst zwischen Rechnungen für bestimmte Kundinnen und Kunden und Zahlungslinks, die alle nutzen können, die den Link haben. Welches Werkzeug Sie verwenden, ist zweitrangig; wichtig ist, dass Firmenkunden die Wahl „auf Rechnung“ im Checkout sehen, wenn Sie sie anbieten.

Bevor der Rechner online geht

Nehmen Sie zwanzig echte Bestellungen aus den letzten Monaten und rechnen Sie sie mit den neuen Regeln nach. Wo das Ergebnis von dem abweicht, was Sie tatsächlich geliefert haben, stimmt eine Regel nicht, oder Sie haben bisher aus dem Bauch heraus großzügiger oder knapper kalkuliert. Beides sollten Sie wissen, bevor Kunden die Zahlen sehen. Lassen Sie danach zwei, drei Stammkunden den Rechner am Handy ausprobieren und fragen Sie, an welcher Stelle sie gezögert haben. Diese halbe Stunde erspart später viele Rückfragen.

Der Seitenplan

Startseite: Formate mit Fotos, ein Knopf „Menge berechnen“, Liefergebiet in einem Satz.
Formatseiten: je Format Beschreibung, Beispielplatten, Mengen pro Person, Mindestmenge, Vorlaufzeit.
Rechner: die Eingaben aus Teil 1, Ergebnis aus Teil 3, mobil gut bedienbar.
Bestellung oder Angebotsanfrage: Lieferadresse, Ansprechperson vor Ort, Freitext für Hinweise, Zahlungsart.
Bestätigung: alle Angaben, Liefer- und Abholfenster, Telefonnummer für den Tag selbst.
Firmenkunden-Seite: wiederkehrende Bestellungen, Rechnung, eine feste Ansprechperson. Wer einmal im Monat für das Team bestellt, will nicht jedes Mal alles neu eingeben.
Häufige Fragen: Stornierung, Änderung der Personenzahl, Geschirrrückgabe.

Häufige Fragen

Wie genau muss die Personenzahl bei der Bestellung sein?

Setzen Sie eine Frist, bis zu der die Personenzahl noch angepasst werden kann, und schreiben Sie sie in die Bestätigung. Der Rechner kann bis dahin geänderte Zahlen neu berechnen.

Soll der Rechner Preise anzeigen?

Für Standardformate ja, sonst verliert er seinen Nutzen. Bei großen oder individuellen Aufträgen reicht ein Richtwert mit klarem Hinweis, dass ein Angebot folgt.

Lässt sich ein Rechner in eine bestehende Website einbauen?

Ja, als eigene Seite oder eingebettetes Modul. Wichtig ist, dass die Regeln an einer Stelle gepflegt werden und nicht in mehreren Dokumenten.

Was ist mit Last-Minute-Anfragen?

Sperren Sie sie im Rechner nicht komplett, sondern leiten Sie sie zu einer Telefonnummer oder einem kurzen Anfrageformular. Manchmal geht es doch.

Wenn Sie Ihre Mengenregeln schon im Kopf haben und sie gern online abbilden würden, beschreiben Sie mir kurz Ihre Formate – daraus lässt sich ein erster Rechner skizzieren.