Dachdecker-Website: Sturmschaden-Anfragen richtig aufnehmen

Kurz gesagt: Nach einem Sturm braucht ein Dachdeckerbetrieb keine zusätzlichen Anrufe, sondern Anfragen, die man sortieren kann. Ein kurzes Schadensformular mit Fotos, Adresse, Rückrufnummer und einer ehrlichen Dringlichkeitsfrage erledigt das. Dazu kommt ein vorbereiteter „Unwettermodus“ auf der Website, der realistische Reaktionszeiten nennt, statt Hoffnungen zu wecken, die Sie in der Woche danach nicht halten können.

Warum das normale Kontaktformular nach einem Sturm versagt

Im Alltag reicht „Name, E-Mail, Nachricht“. Nach einer Sturmnacht kommen jedoch in wenigen Stunden Dutzende Nachrichten wie „Ziegel runter, bitte melden“. Ohne Straße, ohne Foto, ohne Telefonnummer. Wer dann zurückruft, verbringt die halbe Zeit mit Nachfragen, während das Team eigentlich auf Dächer müsste.

Das Problem ist also kein technisches, sondern eines der Reihenfolge: Sie brauchen von Anfang an die Angaben, mit denen Sie entscheiden, wohin der erste Wagen fährt. Ein Formular kann genau diese Fragen stellen, bevor überhaupt jemand im Büro zum Hörer greift.

Das Schadensformular: Feld für Feld

Halten Sie das Formular kurz. Jedes Feld muss eine Frage beantworten, die Sie sonst am Telefon stellen würden.

1. Adresse des Objekts. Straße, Hausnummer, PLZ und Ort, getrennt von der Kontaktadresse. Bei Vermietern und Hausverwaltungen sind das oft zwei verschiedene Orte.

2. Rückrufnummer und Erreichbarkeit. Eine Mobilnummer und ein Auswahlfeld „am besten erreichbar“ (vormittags, nachmittags, jederzeit). Wer im Krankenhaus arbeitet oder tagsüber nicht ans Telefon geht, sagt es Ihnen gleich.

3. Art des Schadens als Auswahl. Zum Beispiel: Ziegel oder Platten verschoben oder heruntergefallen, Wasser dringt ein, Teile des Dachs abgedeckt, Kaminverkleidung oder Blech lose, Dachrinne beschädigt, Baum oder Ast auf dem Dach, Sonstiges. Eine Auswahlliste lässt sich später filtern, Freitext nicht.

4. Dringlichkeit in Klartext. Statt „dringend ja/nein“ besser drei Stufen, die Kunden ehrlich beantworten können: „Es regnet herein“, „Es ist offen, aber noch trocken“, „Sichtbarer Schaden, kein Wassereintritt“. So entsteht automatisch Ihre Einsatzliste.

5. Fotos. Das wichtigste Feld. Ein Upload-Feld mit accept="image/*" und dem Attribut multiple erlaubt laut MDN die Auswahl mehrerer Bilder. Das Attribut capture="environment" bittet das Gerät, die rückseitige Kamera zu verwenden. MDN beschreibt capture als Hinweis, den nicht jeder Browser gleich umsetzt, deshalb sollte das Feld auch ohne Kamera funktionieren. Schreiben Sie dazu, was hilft: ein Foto vom Boden aus, eines von innen (Dachboden, Zimmerdecke), eines aus Entfernung mit dem ganzen Haus.

6. Zugang. Gerüst nötig? Ist der Dachboden zugänglich? Gibt es einen Hund im Garten? Ein kurzes Freitextfeld genügt.

7. Versicherung, nur als Hinweis. Ein optionales Feld „Schaden bereits der Versicherung gemeldet?“ hilft Ihnen bei der Dokumentation. Mehr gehört nicht ins Formular. Welche Unterlagen die Versicherung will, klärt der Kunde mit ihr.

Was Sie bewusst weglassen: Pflichtfelder für E-Mail (viele melden sich nur per Handy), Captcha-Rätsel, die am Smartphone im Regen scheitern, und lange Texte über Ihre Firmengeschichte über dem Formular.

Hinweis für echte Gefahrensituationen

Über dem Formular steht ein klarer Satz: Wenn akut Gefahr besteht, etwa durch herabfallende Teile auf einen Gehweg oder ein beschädigtes Dach über bewohnten Räumen, rufen Kunden zuerst die Feuerwehr unter 112 an. Das schützt Menschen und auch Ihr Team, das nicht nachts allein auf ein nasses Dach steigen soll.

Gleich darunter: Ihre Notdienstnummer, falls Sie eine haben, mit den Zeiten, zu denen sie besetzt ist. Gibt es keinen Notdienst, schreiben Sie das ebenfalls. Ehrlichkeit kostet Sie hier keine Aufträge, aber sie erspart Ihnen verärgerte Anrufe um drei Uhr früh.

Ablauf bei einer Unwetterwelle

Ein Sturm kündigt sich meist an. Der Deutsche Wetterdienst veröffentlicht Warnungen bis auf Gemeindeebene, gestaffelt von Stufe 1 (Wetterwarnung) bis Stufe 4 (extremes Unwetter). Nutzen Sie diese Vorlaufzeit für einen festen Ablauf.

Vorher: den Unwettermodus vorbereiten

Legen Sie einmal im Jahr, in Ruhe, alles an, was Sie im Ernstfall nur noch einschalten:

ein Hinweisbanner für die Startseite („Nach dem Sturm vom … erreichen uns viele Anfragen. Bitte nutzen Sie das Schadensformular.“),
eine zweite Version der automatischen Bestätigungsmail mit längeren, realistischen Zeiten,
einen Text für die Mailbox des Büro-Telefons, der auf das Formular verweist,
eine Notiz im Team, wer die eingehenden Anfragen sortiert.

Am Tag danach: sortieren statt abarbeiten

Die Anfragen landen in einer Tabelle oder einem kleinen Auftragstool, nicht verstreut im E-Mail-Postfach. Sortiert wird zuerst nach Dringlichkeitsstufe, dann nach Ort, damit die Wagen sinnvolle Runden fahren. Die Fotos entscheiden, ob vorerst eine Notsicherung mit Plane genügt oder ein größerer Einsatz geplant werden muss.

Die automatische Antwort: ehrlich statt optimistisch

Die Bestätigungsmail ist Ihr wichtigstes Werkzeug gegen Doppelanfragen. Sie enthält:

eine kurze Zusammenfassung der Angaben inklusive Adresse, damit Tippfehler auffallen,
eine Vorgangsnummer, mit der der Kunde sich später melden kann,
die tatsächliche Lage in einfachen Worten, etwa: „Wir arbeiten zuerst Dächer ab, bei denen Wasser eindringt. Bei sichtbaren Schäden ohne Wassereintritt kann es mehrere Tage dauern, bis wir uns melden.“
einen Satz, was der Kunde bis dahin tun kann: Fotos machen, Wertsachen unter der undichten Stelle wegräumen, nicht selbst aufs Dach steigen.

Nennen Sie keine Zeiten, die Sie nicht halten. Eine zu kurze Zusage erzeugt genau die Nachfass-Anrufe, die Sie vermeiden wollten.

Danach: Status melden

Wer eine Notsicherung bekommen hat und auf die eigentliche Reparatur wartet, freut sich über eine kurze Nachricht mit dem nächsten Schritt. Das geht per SMS oder E-Mail aus demselben Tool und spart Rückfragen.

Google-Profil und Website gleich halten

Ändern sich nach einem Sturm Ihre Erreichbarkeit oder Bürozeiten, passen Sie das Unternehmensprofil bei Google mit an. Laut Google-Hilfe (Stand November 2026) lassen sich dort spezielle Öffnungszeiten für vorübergehende Änderungen eintragen, ohne die regulären Zeiten zu überschreiben. Zusätzlich können Sie einen Beitrag vom Typ „Aktuelles“ veröffentlichen; laut Google-Hilfe lässt sich daran ein Button mit Link hängen, hier also auf Ihr Schadensformular. Das hilft, weil viele Menschen nach „Dachdecker in der Nähe“ suchen und direkt dort landen.

Achten Sie darauf, dass Website, Mailbox-Ansage und Profil dieselbe Nummer und dieselbe Botschaft tragen. Widersprüche führen zu Anrufen auf allen Kanälen gleichzeitig.

Häufige Fragen

Reicht nicht einfach eine WhatsApp-Nummer für Schadensfotos?

Für einzelne Stammkunden ja. Bei vielen Anfragen gleichzeitig fehlt in WhatsApp-Chats aber die Struktur: Adresse, Dringlichkeit und Fotos landen in verschiedenen Nachrichten und lassen sich schlecht sortieren. Das Formular kann die Fotos trotzdem direkt vom Handy aufnehmen.

Wie groß dürfen die hochgeladenen Fotos sein?

Aktuelle Handyfotos sind oft mehrere Megabyte groß. Begrenzen Sie die Anzahl, etwa auf fünf Bilder, und lassen Sie die Bilder vor dem Versand verkleinern oder auf dem Server speichern statt sie als Anhang zu mailen. Sonst laufen Postfächer voll.

Soll der Unwettermodus automatisch anspringen?

Besser nicht. Ein Mensch im Betrieb sollte ihn bewusst einschalten, wenn die Anfragen tatsächlich steigen. Eine Warnung allein heißt noch nicht, dass in Ihrer Region Schäden entstanden sind.

Was mache ich mit Anfragen außerhalb unseres Einzugsgebiets?

Fragen Sie die PLZ früh ab und zeigen Sie bei Orten außerhalb Ihres Gebiets direkt einen freundlichen Hinweis. Das spart beiden Seiten Zeit.

Wenn Sie Ihr Schadensformular und den Unwettermodus einmal in Ruhe durchdenken möchten, schaue ich mir Ihre jetzige Seite gern mit Ihnen an: Anfrage stellen.