Dateiauswahl in der Web-App: Gleiche Dateinamen mit verschiedenen Revisionen unterscheiden

Eine Auswahlliste zeigt dreimal „Preisliste.pdf“. Welche ist die richtige? Bei Downloadbereichen, Mustersammlungen oder Dokumentationsseiten passiert das schnell, wenn Revisionen unter demselben Namen liegen. Dieser Artikel beschreibt einen vorgeschlagenen Ablauf für die Vorschau einer Dateiauswahl, die gleiche Namen anhand sichtbarer Revisionsangaben trennt. Die Beispieldateien sind erfunden und öffentlich gedacht; private Dateien gehören nicht in eine solche Demo.

Das Ziel

Personen sollen die gewünschte Revision erkennen, bevor sie eine Datei wählen, ohne die Datei zu öffnen.

Die Eingaben

Pro Datei erfassen Sie:

Anzeigename (der gemeinsame Name)
Revisionsbezeichnung, die sichtbar im Dokument oder in Ihrer Pflege steht, zum Beispiel „Rev. C“ oder „Stand Oktober“
Änderungsdatum, falls bekannt
Ein bis zwei Sätze „Was ist neu“, nur wenn Sie sie tatsächlich aus einem Änderungsvermerk haben
Status: „aktuell“, „ersetzt“ oder „unklar“

Beispieldateien: „Montageplan.pdf“ in drei Revisionen, „Rev. A“, „Rev. B“, „Rev. C“.

Entscheidungsverzweigungen

Mehrere Dateien teilen einen Namen: Gruppieren Sie sie unter einer Überschrift und zeigen Sie jede Revision als eigene Zeile mit Bezeichnung und Datum.
Genau eine Datei ist als „aktuell“ markiert: Sie steht oben und ist vorausgewählt. Die anderen tragen „ersetzt durch Rev. C“, bleiben aber wählbar, falls jemand eine ältere Fassung braucht.
Keine Datei ist eindeutig aktuell: Keine Vorauswahl. Zeigen Sie „Bitte Revision wählen“.
Zwei Dateien tragen dieselbe Revisionsbezeichnung, aber unterschiedliche Daten: Markieren Sie beide mit „unklar“ und zeigen Sie beide Daten.
Revision fehlt ganz: Zeigen Sie „Revision nicht angegeben“ statt einer Vermutung.

Anzeige nach der Wahl

Nach dem Anklicken zeigt die Vorschau Anzeigename, Revision und Datum in einer festen Kopfzeile, damit sich die Wahl bestätigt. Beim Teilen oder Weitergeben der Auswahl wird die Revisionsbezeichnung mit übernommen, nicht nur der Name.

Stoppbedingungen

Zwei Dateien sind in allen sichtbaren Angaben identisch: Nicht beide anzeigen, sondern prüfen, ob eine ein Duplikat ist.
Die Revisionsbezeichnung wurde aus dem Dateinamen geraten statt aus einer Angabe gelesen.
Eine Datei ist als „aktuell“ markiert, aber eine neuere ist vorhanden.
Die Demo enthält Dateien mit personenbezogenen oder vertraulichen Inhalten.

Beispiel

Die Auswahl zeigt die Gruppe „Montageplan.pdf“ mit drei Zeilen: „Rev. C, Oktober, aktuell, vorausgewählt“, „Rev. B, Juni, ersetzt durch Rev. C“, „Rev. A, Februar, ersetzt durch Rev. B“. Wer Rev. B wählt, sieht in der Kopfzeile weiterhin „Montageplan.pdf, Rev. B, Juni“.

Akzeptanztest

Legen Sie sechs erfundene Dateien an: drei mit gleichem Namen und klaren Revisionen, zwei mit gleichem Namen und gleicher Revisionsbezeichnung bei unterschiedlichen Daten und eine ohne Revisionsangabe. Bitten Sie eine Person, für eine erfundene Aufgabe wie „Ich brauche den Stand von Juni“ die richtige Datei zu wählen. Der Test gilt als bestanden, wenn sie ohne Öffnen der Dateien die richtige Revision trifft, bei den unklaren Fällen die Warnung bemerkt und in der Kopfzeile die Revision wiederfindet. Prüfen Sie ebenfalls, dass die geteilte Auswahl die Revision enthält.

Fazit

Gleiche Namen sind selten das eigentliche Problem; fehlende sichtbare Unterschiede sind es. Zeigen Sie Revision, Datum und Status, und markieren Sie Unsicheres ehrlich als unklar. Das Muster lohnt sich bei Dateien mit mehreren Ständen; bei eindeutigen Namen brauchen Sie es nicht.