Vorlage zum Download abgekündigt, Erklärseite bleibt: eine Routenkarte für den Ersatz
Worum es geht
Eine Datei, etwa eine Tabellenvorlage, soll nicht mehr angeboten werden. Die Seite, die erklärt, wofür sie gedacht war und wie man mit dem Thema arbeitet, hat aber weiterhin Wert. Das Risiko: Wer die Datei einfach löscht, hinterlässt Fehlermeldungen bei allen, die direkt auf sie verlinken. Wer die Erklärseite mit löscht, verliert zusätzlich nützlichen Inhalt. Dieser Beitrag ist ein Gestaltungsvorschlag. Ob und wie Weiterleitungen oder Statusmeldungen bei Ihnen technisch möglich sind, müssen Sie für Ihr System selbst prüfen.
Das Artefakt: Ersatz-Routenkarte
Pro abgekündigter Datei eine Karte mit diesen Feldern: Dateiname und Version, Erklärseite, Ersatz (Datei, Seite oder keiner), Grund der Abkündigung, Liste aller bekannten Zugriffswege, pro Zugriffsweg die vorgesehene Route, Verantwortlicher, Prüfdatum.
Wichtig ist die Liste der Zugriffswege. Sie umfasst interne Links, Verweise aus Artikeln, gespeicherte Links in Newslettern oder fremden Seiten und Suchergebnisse.
Drei Entscheidungszweige
Zweig 1, Ersatz vorhanden. Es gibt eine neuere Datei oder ein besseres Format. Die Erklärseite nennt den Ersatz zuerst und beschreibt kurz, was sich geändert hat. Direkte Links auf die alte Datei werden, soweit Sie sie bearbeiten können, auf die Erklärseite umgestellt, nicht blind auf die neue Datei. So sieht der Leser den Zusammenhang.
Zweig 2, kein Ersatz. Die Erklärseite bekommt einen sichtbaren Hinweis am Anfang: Die Vorlage wird nicht mehr angeboten, hier steht, wie man das Ziel auch ohne sie erreicht. Der Hinweis nennt keine Zusagen für die Zukunft.
Zweig 3, Datei muss für Altfälle erreichbar bleiben. Die Datei wird aus der Navigation genommen, bleibt unter ihrer Adresse aber abrufbar und ist als „nicht mehr gepflegt“ gekennzeichnet. Das ist eine bewusste Übergangslösung mit Prüfdatum, kein Dauerzustand.
Durchgerechnetes Beispiel (hypothetisch)
Eine fiktive Datei „Projektplan Vorlage v2“ wird abgekündigt. Es gibt einen Nachfolger. Die Karte listet 6 Zugriffswege:
3 Verweise kommen aus Artikeln auf die Erklärseite. Sie bleiben unverändert, die Seite besteht ja weiter. 2 Verweise im eigenen Bereich zeigen direkt auf die Datei. Beide werden auf die Erklärseite umgestellt (Zweig 1). 1 Verweis steht in einer verschickten Mitteilung und ist nicht bearbeitbar. Hier greift Zweig 3: Die alte Datei bleibt befristet erreichbar und trägt den Hinweis auf den Nachfolger.
Summe: 3 + 2 + 1 = 6. Hätte es keinen Nachfolger gegeben, wären die 2 internen Direktlinks stattdessen auf die Erklärseite mit dem Hinweis aus Zweig 2 gegangen. Der nicht bearbeitbare Verweis bliebe in jedem Fall ein Fall für Zweig 3.
Abbruchbedingungen
Stoppen Sie und klären Sie nach, wenn:
unbekannt ist, wer die Datei noch verwendet, und Sie keinen Zugriffsweg ermitteln können. Dann bleibt die Datei erreichbar, bis die Lage klarer ist. der Ersatz inhaltlich nicht dasselbe leistet. Dann ist es Zweig 2, nicht Zweig 1, und der Unterschied wird auf der Seite benannt. die Erklärseite nur im Zusammenhang mit der Datei Sinn ergibt. Dann ist die Annahme „Seite bleibt“ falsch, und die Seite braucht eine eigene Entscheidung. ein Weiterleitungsmechanismus nicht sicher erkennbar funktioniert. Verlassen Sie sich dann nicht auf ihn, sondern halten Sie die alte Adresse mit Hinweis erreichbar.
Vorgeschlagene Abnahmetests
Diese Tests sind Vorschläge und wurden nicht durchgeführt.
- Vollständigkeit: Jeder Zugriffsweg der Karte hat genau eine zugewiesene Route, und die Zahl stimmt mit der Gesamtzahl überein (im Beispiel 6).
- Direktlink: Ein umgestellter interner Link öffnet die Erklärseite, nicht eine Fehlerseite.
- Altlink: Der alte Verweis aus der Mitteilung führt zu einer Seite oder Datei mit lesbarem Hinweis.
- Erste Bildschirmhälfte: Ein Leser, der die Erklärseite öffnet, sieht den Status der Vorlage, ohne zu scrollen.
- Suche: Eine Suche nach dem Dateinamen führt nicht ausschließlich zu einer toten Adresse.
- Prüfdatum: Für Zweig 3 steht ein Datum in der Karte, an dem entschieden wird, ob die Datei endgültig entfernt wird.
Hinweis zur Pflege
Löschen Sie erst, wenn die Karte für jeden Zugriffsweg eine geprüfte Route zeigt. Die Erklärseite sollte danach weiter einen eigenen Zweck haben, sonst gehört auch sie in eine eigene Entscheidung.