E-Rechnung in Österreich: Bund, ebInterface und was ViDA bringt

Kurz gesagt: In Österreich sind strukturierte E-Rechnungen derzeit nur gegenüber dem Bund Pflicht: Wer an Bundesdienststellen liefert, muss seit 1. Jänner 2014 elektronisch über das Unternehmensserviceportal oder PEPPOL einbringen (§ 5 IKT-Konsolidierungsgesetz). Zwischen Unternehmen im Inland gibt es laut WKO (Stand 2026) keine allgemeine Pflicht. Das ändert sich durch das EU-Paket ViDA ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU; eine PDF-Rechnung gilt dann dafür nicht mehr als E-Rechnung.

Der Beitrag ordnet ein, wer was bis wann tun muss, und bewusst nicht anhand der deutschen Regeln, die mit Empfangspflicht seit 2025 einen eigenen Weg gehen. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Die Zeitleiste

Zeitpunkt	Was gilt	Wen es betrifft
seit 1. Jänner 2014	Bundesdienststellen nehmen nur noch elektronische Rechnungen an (laut WKO rund 1.600 Dienststellen)	Lieferanten des Bundes
heute (Stand November 2026)	Keine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen österreichischen Unternehmen; PDF-Rechnungen dominieren	alle anderen
14. April 2025	ViDA-Paket in Kraft; Mitgliedstaaten dürfen unter Bedingungen nationale E-Rechnungspflichten einführen	Gesetzgeber
31. Dezember 2026	laut WKO Beginn der schrittweisen Umsetzung der Richtlinie (EU) 2025/516 in nationales Recht	Gesetzgeber
1. Juli 2030	Strukturierte E-Rechnung und digitale Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU	Unternehmen mit EU-Geschäftskunden

Gruppe 1: Sie liefern an den Bund

Ob Polizeiinspektion, Bundesschule oder Ministerium: Nach § 5 Abs 2 IKT-Konsolidierungsgesetz sind alle Vertragspartner von Bundesdienststellen zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen verpflichtet. Die Einbringung läuft über ein vom Finanzministerium bereitgestelltes Portal (§ 5 Abs 4), und als ordnungsgemäß eingebracht gilt die Rechnung erst nach einer Prüfung auf formale Fehlerfreiheit und Übernahme durch die Dienststelle (§ 5 Abs 5).

Die WKO warnt ausdrücklich: Eine PDF-Rechnung per E-Mail oder Fax gilt als nicht eingebracht. Wer so abrechnet, wartet vergeblich auf sein Geld.

So bringen Sie eine Rechnung ein

Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP), laut WKO mit den FinanzOnline-Zugangsdaten, mit Bürgerkarte oder über das Infocenter des Finanzamts.
Anwendung „E-Rechnung an den Bund“ aktivieren in der USP-Administration.
Übermittlungsweg wählen, laut WKO drei Möglichkeiten:
- Online-Formular zum Eintippen, gedacht für Betriebe mit wenigen Rechnungen an den Bund,
- Upload einer ebInterface-XML-Datei aus der Buchhaltungssoftware,
- technische Anbindung per Webservice.
Empfangsbestätigung abwarten: Nach automatischer Prüfung kommt laut WKO eine Bestätigung per E-Mail.

Auf erechnung.gv.at gibt es eine Testumgebung, in der Sie eine Rechnungslegung ohne Anmeldung ausprobieren können.

ebInterface und PEPPOL in einem Satz

ebInterface ist der österreichische XML-Rechnungsstandard, den laut WKO die meisten Buchhaltungsprogramme lesen und erzeugen können. PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk für elektronische Beschaffungsdokumente; e-Rechnung.gv.at betreibt dafür einen eigenen Access Point und nimmt Rechnungen im UBL-Format nach BIS 3 an. Eine USP-Anmeldung braucht es auf diesem Weg nicht, die Teilnahme am Netzwerk ist laut Portal aber kostenpflichtig und deshalb meist Sache von Service Providern.

Was auf der Rechnung stehen muss

Die WKO listet unter anderem: Absender mit UID-Nummer, Empfängerdienststelle, Rechnungsnummer und -datum, die Lieferanten- bzw. Kreditorennummer aus der Beauftragung, Auftragsreferenz bzw. Einkäufergruppe, Bankverbindung, Positionsdaten, Gesamtpreis mit Umsatzsteuer und Zahlungsbedingungen. Lieferscheine und ähnliche Beilagen können laut WKO bis 15 MB mitgeschickt werden.

Sie müssen es nicht selbst machen

Laut e-Rechnung.gv.at kann ein Dritter, etwa ein Service Provider oder Ihre Buchhaltung, die Rechnung für Sie einbringen; Sie selbst müssen dann nicht im USP registriert sein.

Gruppe 2: Sie verrechnen nur an Unternehmen im Inland

Für Sie ändert sich derzeit nichts Verpflichtendes. Laut WKO dominieren in Österreich PDF-Rechnungen, und strukturierte Rechnungen sind nur an den Bund vorgeschrieben. Die Wirtschaftskammer setzt sich nach eigener Darstellung dafür ein, keine verpflichtenden strukturierten Rechnungen für Umsätze in Österreich einzuführen. Ob der Gesetzgeber bei der Umsetzung von ViDA trotzdem eine inländische Pflicht einführt, war bei Redaktionsschluss nicht entschieden; die Richtlinie erlaubt es den Mitgliedstaaten.

Was das praktisch heißt: Sie müssen nicht jetzt umstellen, aber Ihre nächste Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware sollte strukturierte Formate (ebInterface, EN 16931/UBL) beherrschen.

Gruppe 3: Sie haben Geschäftskunden in anderen EU-Ländern

Hier wird es ab 2030 ernst. Laut WKO-Zusammenfassung der geänderten Mehrwertsteuerrichtlinie:

Elektronische Rechnungen werden für grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen zwischen EU-Unternehmen Standard und Pflicht.
Sie müssen dem europäischen Format nach EN 16931 entsprechen.
Sie müssen spätestens zehn Tage nach Lieferung bzw. Leistung ausgestellt werden.
Die Rechnungsdaten werden an die nationale Finanzbehörde gemeldet.
Die Zustimmung des Empfängers zur E-Rechnung ist nicht mehr erforderlich.
Sammelrechnungen bleiben möglich.

Die EU-Kommission nennt den 1. Juli 2030 als Start der digitalen Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Eine PDF-Rechnung fällt laut WKO nicht unter die neue Definition, weil ihre Daten nicht strukturiert enthalten sind.

Dazu kommt: Deutschland geht laut WKO einen eigenen Weg über eine EU-Ausnahmegenehmigung, mit Empfangspflicht seit 1. Jänner 2025 und strukturierten B2B-Rechnungen spätestens ab 2028. Ihr deutscher Geschäftskunde kann also früher als 2030 nach einer strukturierten Rechnung fragen.

Was eine E-Rechnung überhaupt ist

§ 5 Abs 1 IKT-Konsolidierungsgesetz definiert sie als Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird, mit gewährleisteter Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit und mindestens den Rechnungsmerkmalen des § 11 Abs 1 UStG. Der Kern: Eine Maschine muss die Daten lesen können, ohne dass jemand sie abtippt. Ein PDF ist für Menschen gemacht, eine ebInterface- oder UBL-Datei für Software. Hybride Formate, bei denen eine XML-Datei in ein PDF eingebettet ist, verbinden beides.

Vorbereitung ohne Hektik

Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen gehen an den Bund, an Länder und Gemeinden, an EU-Ausland?
Software prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm ebInterface und EN-16931-konforme Formate exportieren? Wenn Sie ein eigenes Rechnungstool nutzen, ist der Export meist eine überschaubare Erweiterung.
Stammdaten sauber halten: UID-Nummern, Bestellreferenzen, Leistungsdatum. Strukturierte Rechnungen verzeihen keine Lücken.
Eingang mitdenken: Auch eingehende E-Rechnungen müssen gelesen, geprüft und archiviert werden können.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Länder und Gemeinden?

Das Gesetz verpflichtet gegenüber Bundesdienststellen und erlaubt eine Ausdehnung per Verordnung. Laut WKO setzen auch andere öffentliche Stellen zunehmend auf E-Rechnungen, jedoch ohne gesetzliche Verpflichtung. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach, welchen Weg er erwartet.

Darf ich anderen Kunden weiter PDF-Rechnungen schicken?

Ja. Laut WKO gilt die Regelung nur für Rechnungen an den Bund. Andere Kunden können Sie weiterhin per E-Mail beliefern, sofern diese der elektronischen Übermittlung ausdrücklich oder schlüssig zugestimmt haben.

Muss ich als Kleinunternehmer an den Bund auch elektronisch verrechnen?

Die Pflicht in § 5 Abs 2 IKT-Konsolidierungsgesetz knüpft an die Geschäftsbeziehung mit der Bundesdienststelle an, nicht an Ihre Größe. Für wenige Rechnungen ist das Online-Formular im USP der einfachste Weg.

Wenn Ihr Rechnungsprozess heute aus Word-Vorlage und PDF besteht und Sie ihn Schritt für Schritt auf strukturierte Rechnungen umstellen möchten, schreiben Sie mir über die Anfrageseite.