Ein Ersatztermin-Puffer für mobile Scherenschleifer

Fällt die Schleifmaschine auf einer Tour aus, geraten oft alle Termine durcheinander. Man ruft hektisch an, verspricht Ersatztermine und merkt später, dass einer nicht passt. Dieser Vorschlag ordnet das Umplanen in eine Liste, die man vorab vorbereiten könnte.

Idee

Jeder Tourstopp erhält Angaben darüber, wovon er abhängt und wie viel Ersatzkapazität er verträgt. Ein Puffer ist dabei kein versprochener Termin, sondern ein freigehaltener Platz, den man erst nach Klärung der Lage anbietet.

Die Tourstopp-Abhängigkeitenliste

Spalten, die sich bewähren könnten:

Stopp (Kundin oder Betrieb, Ort)
Was wird geschliffen (Art und grobe Menge der Werkzeuge)
Hängt ab von: Maschine, Strom am Standort, Zeitfenster der Kundin, Anschlussstopp
Feste Bindung: Muss der Termin an diesem Tag sein, ja oder nein?
Ersatzweg: Handschleifen möglich, Abholung und Rückgabe, späterer Tag
Ersatzkapazität: Welche freien Zeitfenster hat die kommende Woche?
Stand der Rückmeldung: offen, informiert, bestätigt

Verzweigungen

Fällt die Maschine aus, wäre der erste Schritt eine Einschätzung: kurzfristig behebbar oder nicht. Ist sie behebbar, könnten Stopps mit fester Bindung zuerst verschoben informiert werden, die flexiblen folgen. Ist sie nicht behebbar, könnte man pro Stopp entscheiden: Gibt es einen Ersatzweg wie Handschleifen für einfache Messer? Wenn ja und die Kundin stimmt zu, bleibt der Stopp. Wenn nein, geht er in die Ersatzkapazität. Reicht die Ersatzkapazität nicht für alle, entscheidet eine vorher festgelegte Reihenfolge, zum Beispiel feste Bindung vor flexibel, danach Reihenfolge der Anfrage, nicht Lautstärke der Beschwerde.

Hypothetisches Beispiel

Angenommen, eine Tour hat fünf Stopps: ein Friseursalon, zwei Privathaushalte, ein Café, ein Hofladen. Mittags fällt die Maschine aus. Der Salon ist an dieses Zeitfenster gebunden und hat Scheren, bei denen Handschleifen nicht infrage kommt. Das Café hat Küchenmesser und würde Abholung akzeptieren. Die Privathaushalte sind flexibel. Die Liste zeigt, dass nächste Woche zwei freie Fenster existieren. Der Salon bekommt das erste Fenster, aber erst nach der Frage, ob die Maschine repariert wird. Das Café wird für eine Abholung angefragt, die Haushalte bekommen die Auswahl zwischen zwei möglichen Tagen. Niemand erhält ein festes Versprechen, bevor klar ist, ob die Reparatur gelingt.

Formulierung der Nachricht

Eine Vorlage könnte lauten: „Meine Maschine ist heute ausgefallen. Ihr Termin kann deshalb nicht wie geplant stattfinden. Ich kann Ihnen folgende Alternativen anbieten, sobald ich sie bestätigen kann.“ Das vermeidet Zusagen, die sich nicht halten lassen.

Stoppbedingungen

Mehr Stopps mit fester Bindung als freie Ersatzfenster: nicht weiter zusagen, sondern die Reihenfolge offen mitteilen.
Ersatzweg verlangt Geräte oder Fähigkeiten, die nicht vorhanden sind: Stopp ehrlich absagen oder verschieben.
Eine Kundin hat bereits eine Rückmeldung erhalten, die der neuen Planung widerspricht: zuerst klären, dann weiter umplanen.
Verlust von Kundenwerkzeug oder Beschädigung: Umplanen anhalten, das Problem getrennt behandeln.

Praktische Abnahme

Die Liste könnte als brauchbar gelten, wenn:

jeder Stopp eine Zeile mit allen sieben Spalten hat,
sich ein Ausfall in unter zehn Minuten sortieren lässt (als Übung mit erfundenem Ausfall getestet, nicht als Zusage),
kein Stopp ohne Ersatzweg-Eintrag bleibt,
die Reihenfolgeregel schriftlich vorliegt,
die Spalte „Stand der Rückmeldung“ nach der Übung nachvollziehbar zeigt, wer informiert wurde.

So bleibt die Planung auch an einem schlechten Tag nachvollziehbar, und Zusagen entstehen erst, wenn sie gedeckt sind.