Eventlocation-Website: von der Anfrage zur Besichtigung
Kurz gesagt: Eine Eventlocation-Website sollte so aufgebaut sein, dass die meisten Fragen beantwortet sind, bevor jemand anfragt: Kapazitäten je Raum und Bestuhlung, grobe Verfügbarkeit, Pakete oder freie Gestaltung. Die Anfrage selbst fragt Datum, Gästezahl und Art des Anlasses ab. Danach führt die Website weiter zum Besichtigungstermin und am Ende zur Reservierung mit klarer Frist. So kommen weniger, aber passendere Anfragen.
Eine Location verkauft sich meist bei der Besichtigung. Die Website hat die Aufgabe, die richtigen Menschen dorthin zu bringen und die falschen vorher freundlich auszusortieren: das Paar mit 250 Gästen bei einem Saal für 120, die Firmenfeier an einem längst belegten Samstag. Die folgende Zeitleiste zeigt, was die Website in jeder Phase tun sollte.
Phase 1: Erstkontakt – Interessenten finden sich wieder
Bevor jemand anfragt, prüft er drei Dinge: Passt die Größe, ist der Termin realistisch, gefällt die Atmosphäre.
Kapazitäten konkret zeigen
Pro Raum eine kleine Übersicht: Fläche, Personenzahl bei Bankettbestuhlung, Theaterbestuhlung, Stehempfang. Dazu ein Raumplan je Variante, idealerweise als Bild mit Beschriftung und zusätzlich als PDF zum Herunterladen. Wenn Räume kombinierbar sind, zeigen Sie das extra.
Verfügbarkeit grob oder genau
Zwei Wege funktionieren:
- Grob: „Für den Sommer 2027 sind noch einzelne Freitage und Sonntage frei.“ Ehrlich und leicht zu pflegen.
- Genau: ein Kalender mit belegten Tagen. Das spart viele Anfragen, muss aber tagesaktuell sein. Ein veralteter Kalender ist schlimmer als keiner.
Atmosphäre zeigen, ohne zu schönen
Fotos von echten Veranstaltungen zu verschiedenen Tageszeiten, leer und belebt, drinnen und draußen. Ein kurzes Video oder ein 360-Grad-Rundgang hilft Menschen, die von weiter weg anreisen. Laut Google-Seite zu Street View für Unternehmen lassen sich 360-Grad-Innenansichten selbst aufnehmen und veröffentlichen oder von Profis erstellen. Für das Google-Unternehmensprofil empfiehlt die Google-Hilfe mindestens drei Außen- und drei Innenaufnahmen und rät, Fotos nicht stark zu bearbeiten oder mit zu vielen Filtern und KI-Werkzeugen zu verändern, weil es auf die realistische Darstellung ankommt. Das gilt sinngemäß auch für die eigene Website.
Anreise und Übernachtung für Gäste
Bei Hochzeiten und mehrtägigen Firmenevents fragen Gäste nach Parkplätzen, Öffi-Verbindungen am späten Abend, Taxi-Nummern und Unterkünften in der Nähe. Eine eigene Seite dafür, die Paare und Firmen an ihre Gäste weiterschicken können, ist ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung, und sie zeigt, dass Sie an den ganzen Tag denken.
Pakete oder individuell
Wenn Sie Pakete anbieten (Raum, Bestuhlung, Technik, eventuell Catering), zeigen Sie, was enthalten ist. Wenn alles individuell ist, sagen Sie, welche Leistungen Sie selbst stellen und welche Partner Gäste mitbringen dürfen.
Das Anfrageformular
- Wunschdatum und ein Ausweichdatum
- Art des Anlasses (Hochzeit, Firmenfeier, Geburtstag, Seminar)
- Gästezahl, ungefähr
- Zeitraum (nur Tag, Abend, bis spät)
- Räume oder Bereiche, falls schon bekannt
- Budgetrahmen, optional
- Kontakt
Phase 2: Angebot – schnell und vergleichbar
Nach der Anfrage vergleichen viele mehrere Locations. Wer schnell ein verständliches Angebot schickt, ist im Vorteil.
Automatische Eingangsbestätigung mit dem nächsten Schritt: „Wir prüfen Ihr Datum und melden uns bis morgen mit einem Angebot und Vorschlägen für eine Besichtigung.“
Angebot mit Bausteinen, die auch auf der Website stehen. Wenn Paket „Garten und Saal“ auf der Website gleich heißt wie im Angebot, muss niemand zwischen zwei Dokumenten übersetzen.
Option mit Frist. Viele Locations halten ein Datum für einige Tage unverbindlich frei. Steht diese Regel auf der Website und im Angebot, gibt es weniger Missverständnisse, wenn jemand anderes dasselbe Datum anfragt.
Phase 3: Besichtigung – online buchbar
Ein Besichtigungstermin sollte sich direkt aus dem Angebot heraus buchen lassen, ohne Mailwechsel.
Ein Kalenderwerkzeug mit Buchungsseite reicht dafür oft. In Google Kalender lassen sich laut Google-Hilfe (abgerufen November 2026) unter anderem die Termindauer, Pufferzeiten zwischen Terminen und eine maximale Zahl an Buchungen pro Tag festlegen. Pufferzeit ist bei Besichtigungen wichtig, weil Gespräche oft länger dauern.
Vor dem Termin bekommen Interessenten eine Mail mit Anfahrt, Parkplatz, Ansprechperson und dem Hinweis, welche Fragen sie mitbringen sollten (Ablauf des Tages, Musik, Dekoration, Barrierefreiheit). Wenn an Besichtigungstagen gerade eine Veranstaltung aufgebaut wird, ist das eine gute Gelegenheit, den Raum „in Aktion“ zu zeigen.
Besichtigung per Videoanruf ist eine sinnvolle Ergänzung für Paare oder Firmen, die weit weg wohnen. Bieten Sie dafür eigene, kürzere Termine an und gehen Sie mit dem Handy die Wege ab, die Gäste am Tag selbst gehen: vom Parkplatz zum Eingang, vom Saal zu den Toiletten, vom Garten zur Bar. Solche Details fehlen auf Fotos fast immer.
Nach dem Termin folgt eine kurze Nachricht mit den besprochenen Punkten und der Frist für die Option.
Phase 4: Reservierung – verbindlich und vorbereitet
Reservierung mit Anzahlung. Statt Überweisungsdaten in einer Mail kann ein Zahlungslink die Anzahlung einfacher machen. Laut Stripe-Dokumentation lassen sich Payment Links ohne Programmierung erstellen und per E-Mail teilen. Den Betrag und die Bedingungen legen Sie selbst fest.
Planungsbereich für gebuchte Gäste. Eine geschützte Seite oder ein geteiltes Dokument mit Checkliste, Fristen (Gästezahl final, Menüauswahl, Sitzplan), Ansprechpersonen und Partnerliste. Das spart in den Monaten bis zur Feier viele Einzelmails.
Bewertung nach der Feier, wenn alles gut gelaufen ist, mit direktem Link zum Google-Profil.
Häufige Fragen
Soll ich Preise auf der Website zeigen?
Wenigstens eine Orientierung, etwa Raummiete ab einem Betrag oder was ein Paket umfasst. Ohne jede Größenordnung kommen viele Anfragen, die nicht passen.
Lohnt sich ein 360-Grad-Rundgang?
Für Locations mit Gästen aus anderen Regionen oft ja. Er ersetzt die Besichtigung nicht, hilft aber bei der Vorauswahl.
Wie gehe ich mit Anfragen für bereits belegte Termine um?
Freundlich absagen und Alternativen anbieten: freie Tage in der Nähe des Wunschdatums oder einen anderen Raum. Viele sind flexibler, als die erste Anfrage vermuten lässt.
Sollen Hochzeiten und Firmenfeiern getrennte Seiten bekommen?
Ja. Paare und Firmen suchen anders und fragen anderes. Eine eigene Seite pro Zielgruppe mit passenden Fotos und Raumvarianten wirkt treffender.
Wenn Sie wissen möchten, wo auf Ihrer Location-Seite gerade Anfragen verloren gehen, schicken Sie uns den Link, ich gebe Ihnen eine ehrliche Einschätzung.