Ein Glossarbegriff, der sich nur in einem Kontext geändert hat: so migrieren Sie die Verwendung sauber

Ausgangslage

Sie pflegen ein Glossar für eine Unternehmenswebsite oder ein Kundenportal. Ein Begriff hat sich geändert, aber nur in einem Kontext. Wenn Sie den Glossareintrag einfach überschreiben, stimmen alle Seiten, die den alten Sinn meinen, plötzlich nicht mehr. Wenn Sie ihn nicht anfassen, stimmen die Seiten mit dem neuen Sinn nicht. Dieser Beitrag schlägt ein Arbeitsblatt vor, das die Definition und jede Verwendung getrennt führt. Alles hier ist ein Gestaltungsvorschlag, keine Beschreibung eines bestehenden Werkzeugs.

Das Artefakt: Definitions- und Nutzungs-Migrationsblatt

Das Blatt hat zwei Teile.

Teil 1, Definitionskontexte. Pro Begriff eine Zeile je Kontext: Begriff, Kontextname, gültige Definition, Stand der Definition, verantwortliche Rolle. Der Begriff bekommt also mehrere gleichrangige Definitionen statt einer überschriebenen.

Teil 2, Nutzungsliste. Pro Fundstelle eine Zeile: Seite, Abschnitt, vermuteter Kontext, Entscheidung, Prüfer, Datum.

Drei Entscheidungszweige

Jede Fundstelle landet in genau einem Zweig.

Zweig A, Kontext eindeutig betroffen. Der Text steht klar im geänderten Kontext. Entscheidung: auf die neue Definition migrieren, also Text und Glossarverweis anpassen.

Zweig B, Kontext unklar. Der Text könnte beide Bedeutungen meinen. Entscheidung: nicht automatisch ändern, sondern der Fachrolle zur Klärung vorlegen und bis dahin als „offen“ markieren.

Zweig C, Kontext eindeutig nicht betroffen. Entscheidung: unverändert lassen und im Blatt vermerken, dass die alte Definition hier weiter gilt.

Die Zweige überschneiden sich nicht. Eine Fundstelle, die Sie nicht sicher A oder C zuordnen können, gehört in B.

Durchgerechnetes Beispiel (hypothetisch)

Angenommen, der Begriff „aktiv“ bezeichnet in einem fiktiven Portal bisher ein Konto mit mindestens einer Anmeldung. Im Kontext „Abrechnung“ soll er künftig ein Konto mit laufendem Tarif meinen. In Support und Onboarding bleibt die alte Bedeutung.

Die Suche liefert 12 Fundstellen.

5 stehen auf Abrechnungsseiten und sprechen von Tarifen: Zweig A. 4 stehen in Support und Onboarding und sprechen von Anmeldungen: Zweig C. 3 stehen auf Übersichtsseiten ohne klaren Bezug: Zweig B.

Summe: 5 + 4 + 3 = 12. Das Blatt ist erst vollständig, wenn die Summe der Zweige der Zahl der Fundstellen entspricht. Stimmt sie nicht, wurde eine Fundstelle übersehen oder doppelt gezählt.

Das Glossar zeigt danach zwei Definitionen mit sichtbarem Kontextnamen. Die 3 offenen Stellen werden erst geändert, wenn die Fachrolle entschieden hat. Danach wandern sie in A oder C, und die Zählung wird erneut geprüft.

Abbruchbedingungen

Stoppen Sie die Migration, wenn eine dieser Bedingungen eintritt:

Mehr als die Hälfte der Fundstellen landet in Zweig B. Dann ist der Kontextschnitt vermutlich falsch gewählt, und die Definition sollte neu überdacht werden. Die Fachrolle ist nicht benannt oder nicht erreichbar. Ohne Entscheider ändern Sie nur eindeutige Fälle aus A. Eine Fundstelle steht in einem Dokument, das Sie nicht bearbeiten können, etwa in einer versendeten Mitteilung. Vermerken Sie sie als „nicht änderbar“, statt eine Korrektur vorzutäuschen. Die Suche erfasst erkennbar nicht alle Schreibweisen, etwa Plural, Großschreibung oder Abkürzung. Erweitern Sie zuerst die Suche.

Vorgeschlagene Abnahmetests

Diese Tests sind Vorschläge und wurden nicht durchgeführt.

1. Zählprobe: Die Summe der Zweige A, B und C entspricht der Zahl der Fundstellen.
2. Stichprobe A: Aus den migrierten Stellen werden zwei zufällig gewählt und gelesen. Beide müssen zur neuen Definition passen.
3. Stichprobe C: Zwei unveränderte Stellen werden gelesen. Keine darf versehentlich die neue Bedeutung voraussetzen.
4. Kontextanzeige: Der Glossareintrag nennt beide Kontexte mit Namen. Ein Leser ohne Vorwissen kann erkennen, welche Definition für ihn gilt.
5. Verweisprüfung: Jeder migrierte Glossarverweis führt zur Definition des richtigen Kontexts.
6. Offene Stellen: Jede Stelle in B hat einen Namen und ein Datum, bis zu dem entschieden wird.

Pflege danach

Halten Sie das Blatt mit dem Stand der Definition. Wenn sich der Begriff später in einem dritten Kontext ändert, ergänzen Sie eine Zeile in Teil 1 und prüfen die Fundstellen erneut, statt eine bestehende Definition umzuschreiben. So bleibt nachvollziehbar, warum eine Seite etwas Bestimmtes meint.

Quellen