Leistungsverzeichnisse und lange Anfragen mit KI auswerten
Kurz gesagt: KI-Werkzeuge können ein 80-seitiges Leistungsverzeichnis in wenigen Minuten zusammenfassen, die Positionen Ihres Gewerks herausziehen und eine Liste offener Fragen vorbereiten. Sie ersetzen aber nicht die Prüfung: Tabellen werden falsch gelesen, Mengen vertauscht, Vorbemerkungen übersehen. Sinnvoll ist ein fester Ablauf, in dem die KI vorsortiert und ein Mensch jede Zahl gegenprüft, die ins Angebot geht.
Wer im Handwerk oder auf dem Bau Anfragen bekommt, kennt das Problem: Ein Generalunternehmer schickt ein LV mit Hunderten Positionen, dazu Pläne, Baubeschreibung und Vorbemerkungen. Für die Entscheidung „Bieten wir mit, und was ist überhaupt unser Teil?“ bleibt oft nur der Abend. Genau für diesen ersten Durchgang eignen sich KI-Werkzeuge. Rechtliche Fragen rund um Ausschreibung und Vergabe sind hier bewusst kein Thema, es geht nur um das Lesen und Sortieren.
Ein Durchgang an einem erfundenen Beispiel
Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Ein Malerbetrieb erhält per E-Mail eine Anfrage für die Sanierung eines Bürogebäudes: ein LV als PDF mit 64 Seiten, eine Baubeschreibung mit 12 Seiten und drei Grundrisse.
Schritt 1: Dokumente vorbereiten
Bevor irgendetwas in ein KI-Werkzeug geht, wird sortiert. Welche Dateien gibt es, in welchem Format? Leistungsverzeichnisse kommen nicht nur als PDF, sondern häufig auch als GAEB-Datei, also im Austauschformat für Bauinformationen, das der GAEB als XML-Standard beschreibt. Eine solche Datei lässt sich mit passender Software meist sauberer in eine Tabelle umwandeln als ein PDF. Liegt nur ein PDF vor, wird es so verwendet.
Zur Technik: Ein großer KI-Anbieter beschreibt in seiner Dokumentation (Stand November 2026), dass bei PDFs jede Seite in ein Bild umgewandelt und der Text jeder Seite zusätzlich extrahiert wird; das Modell bekommt beides. Ein anderer Anbieter nennt das gleiche Prinzip und weist darauf hin, dass dadurch mehr Tokens verbraucht werden. Laut der ersten Dokumentation können dichte PDFs mit vielen kleinen Schriften oder komplexen Tabellen das Kontextfenster füllen, bevor die Seitengrenze erreicht ist; empfohlen wird, große Dokumente in Abschnitte zu teilen. Für ein langes LV heißt das: lieber kapitelweise arbeiten als alles auf einmal hochladen.
Schritt 2: Überblick verschaffen
Die erste Frage an die KI ist keine Detailfrage, sondern ein Überblick: „Fasse dieses Leistungsverzeichnis zusammen. Welche Gewerke kommen vor, wie ist es gegliedert, welche Abschnitte betreffen Maler- und Lackierarbeiten?“ Das Ergebnis ist eine Gliederung mit Seitenangaben. Der Malerbetrieb sieht nach zwei Minuten, dass seine Positionen auf rund zwölf Seiten verteilt sind und zusätzlich Vorbemerkungen zu Gerüst und Schutzmaßnahmen existieren.
Schritt 3: Eigene Positionen herausziehen
Jetzt die eigentliche Arbeit: „Liste alle Positionen der Maler- und Lackierarbeiten als Tabelle mit Positionsnummer, Kurztext, Menge und Einheit.“ Die KI liefert eine Tabelle, die sich in eine Tabellenkalkulation kopieren lässt.
An dieser Stelle beginnt die Prüfung. Stimmt die Anzahl der Positionen mit dem LV überein? Sind alle Mengen und Einheiten korrekt übernommen, also m² nicht mit m vertauscht? Wurden Bedarfs- oder Alternativpositionen als solche erkannt? Eine Stichprobe von zehn Positionen gegen das Original zeigt schnell, wie zuverlässig das Ergebnis ist.
Schritt 4: Unklarheiten und Rückfragen sammeln
Ein Teil, in dem KI besonders nützlich ist: „Welche Positionen sind unklar beschrieben, widersprechen der Baubeschreibung oder lassen Material und Ausführung offen?“ Die KI findet häufig Stellen wie „Anstrich nach Wahl des AG“ oder fehlende Angaben zum Untergrund. Daraus entsteht ein Entwurf für die Rückfragenliste an den Auftraggeber, den der Betrieb kürzt und ergänzt.
Schritt 5: Vorbemerkungen nicht vergessen
Vorbemerkungen und allgemeine Bestimmungen stehen oft weit vorne und regeln Dinge, die den Preis beeinflussen: Arbeitszeiten, Zufahrt, Schutzmaßnahmen, Entsorgung. Eine gezielte Frage („Welche Vorbemerkungen betreffen unser Gewerk direkt?“) holt sie in den Blick.
Schritt 6: Entscheidung durch Menschen
Am Ende steht eine Kurzfassung auf einer Seite: Umfang, Besonderheiten, offene Fragen. Ob mitgeboten wird und zu welchem Preis, entscheidet der Betrieb. Kalkulation und Angebot entstehen wie bisher in der eigenen Software.
Wo die Grenzen liegen
Tabellen und Scans
Gescannte PDFs, schief eingelesene Seiten und mehrspaltige Tabellen sind die häufigste Fehlerquelle. Die KI kann Zeilen verrutschen lassen, sodass eine Menge bei der falschen Position landet. Je schlechter das Dokument, desto wichtiger die Stichprobe.
Vollständigkeit
Eine Zusammenfassung ist eine Auswahl. Wenn die KI eine Position nicht erwähnt, heißt das nicht, dass sie fehlt. Bitten Sie daher immer zusätzlich um eine vollständige Liste mit Positionsnummern und gleichen Sie die Anzahl ab.
Zahlen und Rechnungen
Summen, Umrechnungen und Mengenermittlungen sollten Sie in der Tabellenkalkulation selbst nachrechnen, nicht von der KI übernehmen.
Vertrauliche Unterlagen
Ausschreibungsunterlagen sind oft vertraulich. Klären Sie, welche Werkzeuge im Betrieb verwendet werden dürfen und wie der Anbieter mit hochgeladenen Daten umgeht. Firmenkonten mit klaren Einstellungen sind dafür besser geeignet als private Konten einzelner Mitarbeiter.
Fachwissen
Die KI kennt keine Ortsbegehung, keine Erfahrung mit dem Auftraggeber und keine Besonderheiten Ihres Betriebs. Sie liest, was im Dokument steht. Die Einschätzung, ob eine Position risikoreich ist, bleibt bei Ihnen.
Vom Einzelversuch zum festen Ablauf
Wer regelmäßig LVs bekommt, profitiert von einer kleinen Automatisierung: Anfragen aus einem festen Postfach werden erkannt, die PDFs kapitelweise verarbeitet, die eigenen Positionen in eine Tabelle geschrieben und eine Kurzfassung an die zuständige Person geschickt. Die Prüfung bleibt menschlich, aber das Sortieren passiert, bevor jemand die Mail öffnet. Wichtig ist, die Prompts, also die Arbeitsanweisungen an die KI, einmal sorgfältig zu formulieren und dann gleich zu lassen, damit Ergebnisse vergleichbar bleiben.
Häufige Fragen
Kann KI ein Leistungsverzeichnis komplett auswerten?
Sie kann zusammenfassen, Positionen herausziehen und Unklarheiten markieren. Die Prüfung von Mengen, Einheiten und Vollständigkeit bleibt Aufgabe eines Menschen.
Was ist besser: PDF oder GAEB-Datei?
Wenn eine GAEB-Datei vorliegt, lässt sie sich mit passender Software meist strukturierter verarbeiten. Bei PDFs hängt die Qualität stark von Scan und Tabellenaufbau ab.
Wie lang darf ein Dokument sein?
Das hängt vom Werkzeug ab. Anbieter nennen Seiten- und Größenlimits in ihrer Dokumentation; dichte Dokumente stoßen früher an Grenzen. Kapitelweises Arbeiten ist in der Praxis zuverlässiger.
Darf ich vertrauliche Ausschreibungen in ein KI-Tool hochladen?
Das klären Sie mit Ihrem Auftraggeber und Ihrer Datenschutzberatung. Technisch sind Firmenkonten mit geregelten Datenoptionen die bessere Wahl als private Zugänge.
Wenn Sie lange Anfragen nicht mehr abends von Hand durchblättern wollen, baue ich Ihnen gern einen Ablauf, der vorsortiert und Ihnen die Prüfung überlässt: Anfrage senden.