Eine Mischpalette im Angebotsformular verständlich aufschlüsseln

Wenn mehrere Artikel gemeinsam auf einer Palette erscheinen, verschwimmen im Angebot schnell die Grenzen. Kundinnen und Kunden lesen eine Summe und fragen sich, was davon wohin gehört. Dieser Beitrag skizziert einen möglichen Ablauf, mit dem ein Formular die Positionen einer Palette getrennt darstellt. Es geht nur um die Darstellung. Eine Aussage über Transport, Termin oder Lieferbarkeit gehört ausdrücklich nicht dazu.

Das Ziel: eine Zeile, eine Position

Der Kern ist ein Palette-Positionsblatt. Jede Position bekommt genau eine Zeile, und jede Zeile gehört zu genau einer Palettenkennung. Vorgeschlagen werden diese Spalten:

Palettenkennung (zum Beispiel P1, P2)
Positionsnummer innerhalb der Palette
Artikelbezeichnung
Menge und Einheit
Verpackungsart, falls bekannt
Status der Angabe: bestätigt, geschätzt oder offen
Hinweisfeld für Rückfragen

Die Spalte Status ist wichtig. Sie verhindert, dass eine Schätzung wie eine Tatsache aussieht.

Das Positionsblatt als Vorlage

Unter jeder Palette steht der Hinweis: Diese Aufstellung beschreibt die Zusammenstellung im Angebot. Sie enthält keine Zusage zu Versand, Zeitpunkt oder Kosten.

Verzweigungen bei der Gestaltung

Drei Fälle treten voraussichtlich häufig auf.

Erstens: Ein Artikel passt in der Eingabe zu mehreren Paletten. Dann sollte das Formular die Menge aufteilen und als zwei Zeilen zeigen, nicht als eine Zeile mit zwei Palettenkennungen. Die Summe der Teilmengen muss der Gesamtmenge entsprechen.

Zweitens: Die Palettenzuordnung ist noch nicht entschieden. Statt eine Palette zu raten, kann die Zeile in einen Bereich „Noch keiner Palette zugeordnet“ gelegt werden. Dieser Bereich bleibt sichtbar, bis er leer ist.

Drittens: Eine Position wird nachträglich gelöscht. Die Nummern der übrigen Positionen sollten stabil bleiben, damit Rückfragen wie „Position 1.2“ eindeutig bleiben. Gelöschte Nummern werden nicht neu vergeben.

Durchgespieltes Beispiel (hypothetisch)

Angenommen, ein Angebot enthält 30 Stück Artikel A und 10 Stück Artikel B. Die Eingabe sieht zunächst eine Palette vor. Dann wird beschlossen, Artikel A auf zwei Paletten zu verteilen: 20 Stück auf P1, 10 Stück auf P2. Das Blatt zeigt nun P1 mit 1.1 (A, 20) und P2 mit 2.1 (A, 10) und 2.2 (B, 10). Die Kontrollsumme für Artikel A lautet 20 plus 10 gleich 30 und stimmt mit der Gesamtmenge überein. Artikel B erscheint einmal mit 10 und stimmt ebenfalls. Würde jemand später A auf 25 ändern, zeigt das Blatt „Differenz: 5 nicht zugeordnet“, bis die Verteilung angepasst ist.

Stoppbedingungen

Die Darstellung sollte nicht weiterlaufen, wenn:

eine Zeile ohne Palettenkennung und ohne Platz im Bereich „nicht zugeordnet“ existiert,
die Summe der Teilmengen von der Gesamtmenge abweicht,
ein Text Begriffe wie „liefern wir am“ oder „geht zusammen raus“ enthält, die eine Zusage nahelegen,
zwei Zeilen dieselbe Positionsnummer tragen.

In diesen Fällen sollte das Angebot als Entwurf markiert bleiben und nicht als fertig angezeigt werden.

Praktische Abnahmeprüfung

Jede Zeile hat genau eine Palettenkennung oder steht im Bereich „nicht zugeordnet“.
Für jeden Artikel ergibt die Summe der Teilmengen die Gesamtmenge.
Alle Statuswerte sind sichtbar, auch auf einem schmalen Bildschirm und im Ausdruck.
Der Hinweis ohne Transportzusage steht unter jeder Palette.
Nach Löschen einer Position bleiben die übrigen Nummern unverändert.
Eine Person, die das Blatt zum ersten Mal sieht, kann ohne Erklärung sagen, welche Positionen auf P1 liegen.

Die sechste Prüfung ist die wichtigste und lässt sich mit einer kurzen Probe an einer unbeteiligten Person durchführen. Wenn sie stockt, sollte vor allem die Beschriftung der Spalten überarbeitet werden, nicht die Datenstruktur.

Grenzen dieses Entwurfs

Das Blatt sagt nichts darüber, ob Paletten tatsächlich so gepackt werden, ob Gewichte zulässig sind oder wann etwas ankommt. Solche Fragen brauchen eine eigene, getrennte Klärung. Das Formular sollte sie nicht stillschweigend beantworten, auch nicht durch Voreinstellungen.