Ein Probenrücklauf für einen Stoffmuster-Service
Ein Stoffmuster-Service verschickt kleine Zuschnitte, und manche sollen zurückkommen. Schwierig wird es, wenn „ausgegeben“ und „zurückgemeldet“ in derselben Spalte stehen. Dann sieht ein fehlendes Muster aus wie ein erledigtes. Dieser Entwurf trennt beide Vorgänge. Er ist ein Vorschlag und beschreibt keine vorhandene Funktion.
Zwei Ereignisse, zwei Spalten
Ausgabe heißt: Das Team hat das Muster gepackt und übergeben. Rückmeldung heißt: Jemand hat gemeldet, dass es zurück ist oder nicht zurückkommt. Beides sind getrennte Einträge mit eigenem Datum. Ein Muster ist erst geklärt, wenn beide Seiten vorliegen und zusammenpassen.
Die Musterumlauf-Tabelle
| Mustercode | Stoffname | Ausgabe am | Empfängerreferenz | Rückmeldung | Rückmeldung am | Klärungsstatus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| M-101 | Leinen sand | 03.11. | K-17 | zurück | 14.11. | geklärt |
| M-102 | Cord grün | 03.11. | K-17 | leer | leer | ungeklärt |
| M-103 | Baumwolle blau | 04.11. | K-22 | behalten | 10.11. | geklärt |
Die Empfängerreferenz ist eine interne Nummer, keine Adresse. Die Spalte Rückmeldung bleibt leer, bis jemand etwas meldet. Leer bedeutet nie „nicht zurück“, sondern „keine Information“.
Die Werte der Rückmeldung
- zurück: Muster liegt physisch wieder vor.
- behalten: Der Empfänger meldet, dass er es nicht zurückschickt.
- verloren gemeldet: Empfänger sagt, es sei nicht auffindbar.
- leer: nichts gemeldet.
Der Klärungsstatus wird aus beiden Spalten abgeleitet. „Zurück“ ohne passende Ausgabe ist ein eigener Fall, nämlich ein Rücklauf ohne Ausgabe, und gehört in die Klärung.
Verzweigungen
- Rückmeldung ohne Ausgabe: Mustercode prüfen. Häufig ist es ein Tippfehler, selten ein echtes Fremdmuster.
- Zwei Rückmeldungen zum selben Code: die spätere nicht überschreiben, beide behalten und markieren.
- Ausgabe mehrfach eingetragen: nicht löschen, sondern als Duplikat kennzeichnen.
- Muster kommt zurück, aber beschädigt: Rückmeldung bleibt „zurück“, der Zustand steht in einer Notiz.
Hypothetisches Beispiel
Angenommen, K-17 erhält M-101 und M-102. Am 14.11. kommt M-101 zurück, und das Team trägt es ein. Zu M-102 gibt es nichts. Die Tabelle zeigt M-102 als ungeklärt. Wer nur die Zahl der Rückmeldungen zählt, sähe eine von zwei. Wer die Spalten getrennt führt, sieht, dass eine Ausgabe offen ist. Ob das Muster verloren ist, steht damit noch nicht fest.
Stoppbedingungen
Die Erfassung sollte anhalten und nachfragen, wenn:
- ein Mustercode nicht in der Ausgabeliste steht,
- ein Eintrag Rückmeldung hat, aber kein Datum,
- die Tabelle eine Zeile ohne Empfängerreferenz enthält,
- jemand eine Zeile als geklärt setzen will, obwohl die Rückmeldung leer ist.
In solchen Fällen sollte das System nichts automatisch korrigieren.
Abnahmeprüfungen
- Die Zahl der Ausgaben und die Zahl der Rückmeldungen stehen getrennt im Kopf der Tabelle, daneben die Zahl ungeklärter Zeilen.
- Ausgaben minus geklärte Zeilen ergibt die Zahl der offenen Muster.
- Eine leere Rückmeldung wird nie als zurück gezählt.
- Jede Änderung einer Zeile behält den alten Wert in einem Verlauf.
- Eine Filterung auf „ungeklärt“ zeigt genau die Zeilen mit fehlender oder widersprüchlicher Rückmeldung.
Mit zehn erfundenen Testzeilen lässt sich all das ohne echte Daten durchspielen. Das Ziel ist nicht, Empfänger zu drängen, sondern dem Team ehrlich zu zeigen, was es weiß und was nicht.