Registrierkassenpflicht im Onlineshop: Wann ist es Barumsatz?

Kurz gesagt: Eine Registrierkasse brauchen Sie in Österreich ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 Euro im Jahr überschreiten (§ 131b BAO). Onlineshop-Umsätze, die über die Website abgeschlossen und nicht mit Bargeld direkt an Sie bezahlt werden, sind nach § 6 Barumsatzverordnung 2015 ausgenommen und zählen laut Landwirtschaftskammer-Merkblatt auch nicht zur Barumsatzgrenze. Wer online bestellt und im Geschäft bar zahlt, erzeugt dagegen einen Barumsatz, der in die Kasse gehört.

Diese Unterscheidung wird wichtig, sobald ein Geschäft mit Ladenlokal auch online verkauft oder umgekehrt ein Webshop Abholung anbietet. Die Tabelle unten ordnet die häufigsten Fälle ein. Allgemeine Information, keine Steuerberatung; für Ihren Betrieb klären Sie die Einordnung mit Ihrer Steuerberatung.

Die Regeln in vier Sätzen

Pflicht: Alle Betriebe müssen Bareinnahmen einzeln erfassen; ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Manipulationsschutz ist ab 15.000 Euro Jahresumsatz Pflicht, wenn die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen (§ 131b Abs 1 und 2 BAO). Beide Grenzen müssen überschritten sein.
Was „bar“ ist: Nach § 131b Abs 1 Z 3 BAO gelten als Barzahlung auch Bankomat- und Kreditkarte, vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks sowie eigene Gutscheine, die Sie an Geldes statt annehmen. Laut WKO zählen Online-Banking-Überweisungen, PayPal und Einziehungsaufträge nicht dazu; die WKO betont bei Karten das Wort „vor Ort“.
Onlineshop-Ausnahme: Umsätze, bei denen keine Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungserbringer erfolgt und denen eine über eine Online-Plattform abgeschlossene Vereinbarung zugrunde liegt, sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen (§ 6 BarUV 2015).
Beleg: Die Belegerteilungspflicht gilt laut Unternehmensserviceportal ab dem ersten Barumsatz, unabhängig von der Kassenpflicht. Für den Onlineshop gilt laut USP: Belege ausstellen bzw. nachweislich übermitteln.

Was als „Online-Plattform“ zählt

Laut dem Merkblatt der Landwirtschaftskammer ist das jeder Web-Auftritt, über den eine unmittelbare Geschäftsbeziehung elektronisch abgewickelt wird; entscheidend ist, dass ein verbindliches Rechtsgeschäft auf der Plattform abgeschlossen wird. Ein Kontaktformular mit „Bitte um Rückruf“ reicht nicht, ein Shop mit Bestellabschluss schon.

Interessant für Betriebe mit Telefonbestellungen: Laut demselben Merkblatt fallen auch Bestellungen per Telefon, Fax oder Katalog darunter, die der Unternehmer unmittelbar nach Erhalt in das System der Webplattform eingibt, sofern nicht bar bezahlt wird.

Die Fallübersicht

Fall	Barumsatz?	Kasse nötig (bei Überschreiten der Grenzen)?
Bestellung im Shop, Zahlung per Kreditkarte über den Zahlungsanbieter beim Checkout	Nein, Onlineshop-Ausnahme	Nein, aber Beleg/Rechnung übermitteln
Bestellung im Shop, Zahlung per PayPal oder Sofortüberweisung	Nein (laut WKO kein Barumsatz)	Nein
Bestellung im Shop, Zahlung auf Rechnung oder per Vorkasse-Überweisung	Nein	Nein
Bestellung im Shop, Barzahlung bei Abholung im Geschäft	Ja (laut LK-Merkblatt)	Ja
Bestellung im Shop, Barzahlung an den eigenen Zusteller (Nachnahme)	Ja, Bargeld unmittelbar an den Leistungserbringer	Ja; für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte gibt es Erleichterungen bei der Erfassung (§ 7 BarUV)
Bestellung im Shop, Bankomatkarte bei Abholung im Geschäft	Unklar, siehe unten	Im Zweifel ja
Einkauf im Laden ohne Online-Bestellung, Karte oder bar	Ja	Ja
Eigener Geschenkgutschein wird im Laden eingelöst	Ja, Gutschein an Geldes statt	Ja

Der Graubereich: Karte bei Abholung

§ 131b BAO zählt Kartenzahlungen zur Barzahlung. § 6 BarUV 2015 spricht dagegen nur von „Bezahlung mit Bargeld“. Ob eine Onlinebestellung, die bei Abholung mit Bankomatkarte am Terminal bezahlt wird, unter die Onlineshop-Ausnahme fällt, lässt sich aus den abgerufenen Quellen nicht eindeutig beantworten. Die vorsichtige Lösung: solche Zahlungen über die Registrierkasse laufen lassen. Viele Kassensysteme mit Kartenterminal erledigen das ohnehin automatisch. Klären Sie den Punkt mit Ihrer Steuerberatung, wenn Click & Collect bei Ihnen ein großer Anteil ist.

Wie die Grenzen berechnet werden

Laut LK-Merkblatt zählen für die Jahresumsatzgrenze von 15.000 Euro alle Umsätze des Betriebes, also Laden und Onlineshop zusammen. In die Barumsatzgrenze von 7.500 Euro fließen die Onlineshop-Umsätze dagegen nicht ein.

Ein vereinfachtes, hypothetisches Beispiel: Ein kleiner Keramikladen macht im Jahr 9.000 Euro im Geschäft, davon 6.000 Euro bar oder mit Karte, und 14.000 Euro im Onlineshop mit Kreditkarte und PayPal. Gesamtumsatz 23.000 Euro, also über 15.000 Euro. Barumsätze 6.000 Euro, also unter 7.500 Euro. Ergebnis: keine Registrierkassenpflicht, aber Einzelaufzeichnung und Beleg für jeden Barumsatz.

Steigen die Ladenumsätze über 7.500 Euro bar, beginnt die Pflicht laut § 131b Abs 3 BAO mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Das USP rechnet vor: Überschreitung im Februar bei monatlicher Voranmeldung, Kassenpflicht ab 1. Juni.

Was der Onlineshop trotzdem können muss

Auch wenn keine Kasse nötig ist, bleiben Pflichten:

Belege und Rechnungen: Jede Bestellung bekommt eine Rechnung oder einen Beleg, die automatisch per E-Mail oder als Download kommen.
Einzelaufzeichnung: Die Bestellungen müssen einzeln nachvollziehbar sein. Ein Shop-System mit Bestellübersicht und Export für die Buchhaltung erfüllt das in der Praxis.
Zahlungsarten-Trennung: Wer im Shop auch „Barzahlung bei Abholung“ anbietet, sollte diese Bestellungen im System sauber markieren, damit sie in der Kasse landen und nicht doppelt gezählt werden.
Gutscheine: Werden Online-Gutscheine im Laden eingelöst, ist die Einlösung im Laden der relevante Vorgang; das Kassensystem muss Gutscheine verarbeiten können.

Was bei Verstößen droht

Laut USP ist es eine Finanzordnungswidrigkeit, wenn trotz Pflicht keine Registrierkasse verwendet wird oder diese keine technische Sicherheitseinrichtung hat; die Geldstrafe beträgt bis zu 5.000 Euro. Dazu kommt das Risiko, dass die Finanz bei einer Prüfung Umsätze schätzt.

Häufige Fragen

Brauche ich für einen reinen Onlineshop ohne Laden jemals eine Registrierkasse?

Solange niemand bar oder vor Ort bezahlt, greift die Onlineshop-Ausnahme. Sobald Sie Abholung mit Barzahlung, Märkte oder Pop-up-Verkäufe anbieten, entstehen Barumsätze, die gegen die 7.500-Euro-Grenze zählen.

Muss die Rechnung aus dem Shop einen QR-Code wie ein Kassenbon haben?

Der Kassenbon mit maschinenlesbarem Code betrifft Belege aus der Registrierkasse. Für Onlineshop-Umsätze ohne Kassenpflicht verlangt das USP, dass Belege ausgestellt bzw. nachweislich übermittelt werden; für die Rechnungsangaben gelten die umsatzsteuerlichen Regeln.

Darf der Beleg elektronisch statt auf Papier kommen?

Laut WKO kann der Beleg auch elektronisch erstellt werden, etwa per E-Mail oder Web-Download, wenn er unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung bereitgestellt wird.

Zählt Bezahlung über einen Marktplatz wie Amazon als Barumsatz?

Wird über eine Plattform bestellt und online bezahlt, erhalten Sie kein Bargeld unmittelbar vom Kunden. Ob Ihre Konstellation unter § 6 BarUV fällt, hängt davon ab, wo der Vertrag zustande kommt; das klärt Ihre Steuerberatung.

Wenn Shop, Kasse und Buchhaltung bei Ihnen gerade drei getrennte Welten sind und Sie das zusammenführen möchten, erzählen Sie mir davon über die Anfrageseite.