Reifenwechsel-Saison: Termine und Reifenhotel online
Kurz gesagt: Der Reifenwechsel ist planbar wie kaum ein anderes Geschäft: Zweimal im Jahr kommen dieselben Kundinnen und Kunden mit denselben Sätzen, nur alle gleichzeitig. Wer vor der Saison Terminslots pro Hebebühne freischaltet, die Kundschaft mit eingelagerten Reifen gezielt einlädt und den Reifenzustand bei der Einlagerung festhält, verwandelt den Ansturm in einen gut gefüllten Kalender. Nach der Saison wird aufgeräumt und für die nächste Runde vorbereitet.
Im Frühling und im Herbst klingelt in jeder Garage das Telefon im Minutentakt. „Habt ihr diese Woche noch was frei?“, „Liegen meine Pneus bei euch?“, „Muss ich neue kaufen?“ – drei Fragen, die sich mit einem guten Ablauf grösstenteils von selbst beantworten. Die Planung lässt sich in drei Abschnitte teilen.
Vor der Saison: Kalender und Kundschaft vorbereiten
Kapazität realistisch rechnen
Ausgangspunkt ist nicht die Anzahl Mitarbeitender, sondern die Anzahl Hebebühnen oder Montageplätze, die Sie für den Reifenwechsel reservieren können. Pro Platz ergibt sich aus der durchschnittlichen Dauer eines Wechsels die Anzahl Termine pro Tag. Planen Sie bewusst Lücken ein für Notfälle, Stammkunden ohne Termin und Fahrzeuge, bei denen der Wechsel länger dauert.
Terminslots pro Hebebühne anlegen
Im Online-Kalender wird jede Hebebühne zu einer Ressource, die pro Zeitfenster genau einmal gebucht werden kann. Die Kundschaft sieht nur freie Zeiten; welche Hebebühne zugeteilt wird, bestimmt das System. Unterscheiden Sie mindestens zwei Dienstleistungen: „Wechsel mit eingelagerten Reifen“ und „Wechsel mitgebrachter Reifen“, denn beim ersten muss der Satz vorher aus dem Lager geholt werden.
Saisonzeitraum freischalten
Viele Buchungssysteme erlauben, die Verfügbarkeit für einen bestimmten Zeitraum anders zu setzen als im Rest des Jahres. In Microsoft Bookings heisst das laut Dokumentation (abgerufen November 2026) „Anderen Datumsbereich hinzufügen“: Für einen Zeitraum mit Start- und Enddatum gilt dann eine eigene Verfügbarkeit, die die allgemeine überschreibt. So lässt sich der Reifenwechsel-Dienst etwa nur in den Saisonwochen online buchbar machen und im Rest des Jahres auf „nicht buchbar“ stellen – manuelle Termine bleiben weiterhin möglich.
Kundschaft mit eingelagerten Reifen zuerst einladen
Das Reifenhotel ist Ihre wertvollste Liste: Sie wissen, wer kommen wird. Schicken Sie diesen Kundinnen und Kunden zwei bis drei Wochen vor dem allgemeinen Start eine Nachricht mit einem persönlichen Buchungslink. Wer früh bucht, verteilt den Ansturm, und Sie können die Sätze in der richtigen Reihenfolge bereitstellen.
Reifen vorbereiten
Mit einem gefüllten Kalender lässt sich die Woche im Voraus planen: Welche Sätze werden am Montag gebraucht, welche müssen noch gewaschen oder ausgewuchtet werden? Ein Reifenhotel-System, das zu jedem Satz den Lagerplatz kennt, macht aus dem Suchen ein Abholen.
Website und Telefon auf dieselbe Botschaft bringen
Sobald der Kalender offen ist, gehört ein gut sichtbarer Hinweis auf die Startseite: „Reifenwechsel-Termine jetzt online buchen“, mit direktem Link. Dasselbe gilt für die Ansage auf dem Anrufbeantworter, die Signatur der E-Mails und das Google-Unternehmensprofil. Wer im Team das Telefon abnimmt, sollte den Link per SMS oder Nachricht schicken können, statt jeden Termin selbst einzutragen. So landen alle Buchungen im selben Kalender, und niemand vergibt versehentlich dieselbe Hebebühne zweimal.
Während der Saison: Ablauf am Tag
Kurze Erinnerung am Vortag
Eine automatische Erinnerung mit Uhrzeit, Adresse und dem Hinweis „Bitte Radschloss-Adapter nicht vergessen“ reduziert verpasste Termine und Rückfragen. Ein Link zum Verschieben im selben Text sorgt dafür, dass frei werdende Termine sofort wieder buchbar sind.
Zustand beim Wechsel festhalten
Beim Wechsel wird der abmontierte Satz begutachtet: Profiltiefe an jedem Reifen, sichtbare Schäden, Alter. Diese Angaben gehören in die Reifenhotel-Akte des Kunden, idealerweise mit Foto. Die Reifenhotel-Dokumentation von Torqvoice beschreibt zum Beispiel, wie bei der Annahme Saison, Anzahl, Marke, Grösse, DOT-Nummer und die Profiltiefe an jeder Ecke erfasst und gegen selbst definierte Grenzwerte bewertet werden, mit dem Messwert der letzten Saison daneben. Laut Doku setzt die Software dabei keine nationale Vorschrift durch – welche Grenzwerte Sie verwenden, legen Sie selbst fest.
Reifenzustand an die Kundschaft melden
Was Sie beim Wechsel sehen, ist für die Kundin bares Geld wert – aber nur, wenn sie es rechtzeitig erfährt. Eine kurze Nachricht nach dem Wechsel („Ihr Sommersatz ist eingelagert. Die Profiltiefe ist noch gut für eine Saison, danach empfehlen wir neue Reifen.“) schafft Vertrauen und gibt Zeit, eine Offerte für neue Reifen einzuholen, statt im Herbst überrascht zu werden.
Einlagerung sauber abschliessen
Jeder Satz bekommt einen Lagerplatz und eine Etikette mit Kunde und Kennzeichen. Torqvoice etwa zählt die Kapazität laut Dokumentation in einzelnen Reifen statt in Sätzen, weil grosse Reifen mehr Platz brauchen – ein Detail, das bei der Planung eines vollen Lagers hilft.
Nach der Saison: Auswerten und vorbereiten
Zahlen ansehen
Wie viele Termine wurden online gebucht, wie viele telefonisch? Wie viele Leute sind nicht erschienen? Wann waren die Spitzen? Diese Zahlen zeigen, ob Sie im nächsten Jahr früher einladen, mehr Plätze reservieren oder die Dauer pro Termin anpassen sollten.
Reifenhotel aufräumen
Sätze, die mehrere Saisons nicht abgeholt wurden, Kundschaft, die umgezogen ist, Reifen, die beim letzten Wechsel als ersetzungsbedürftig gemeldet wurden: Gehen Sie die Liste durch und schreiben Sie die betroffenen Personen an.
Angebote vorbereiten
Für alle Sätze, die bei der nächsten Montage voraussichtlich ersetzt werden müssen, können Sie rechtzeitig vor der Saison eine Offerte für neue Reifen schicken. So kommen die neuen Reifen direkt zum Termin, statt dass ein zweiter Termin nötig wird.
Häufige Fragen
Brauche ich eine spezielle Garagen-Software?
Für Online-Termine reicht oft ein allgemeines Buchungssystem mit Ressourcen. Für das Reifenhotel mit Lagerplätzen, Zustand und Historie lohnt sich eine Lösung, die genau dafür gebaut ist oder sich mit Ihrer Garagen-Software verbinden lässt.
Wie verhindere ich, dass alle am ersten Wochenende kommen wollen?
Laden Sie Reifenhotel-Kunden gestaffelt ein, etwa nach Lagerplatz oder Wohnort, und schalten Sie die öffentliche Buchung erst danach frei.
Was tun mit Kundschaft ohne Termin?
Reservieren Sie pro Tag einige Zeitfenster für Kunden ohne Termin oder für dringende Fälle. Kommunizieren Sie klar, dass Wartezeiten möglich sind.
Sollen Kundinnen ihren Reifenzustand selbst online sehen können?
Das ist ein schöner Service, aber kein Muss. Eine kurze Nachricht nach jedem Wechsel erfüllt denselben Zweck mit weniger Aufwand.
Wenn Sie Ihre nächste Reifensaison mit Online-Terminen und Erinnerungen planen möchten, helfe ich gern bei der Einrichtung – kontaktieren Sie mich.