Ein Rückfragekorb für unleserliche Artikelnummern

Wer Anfragen mit Fotos, Handschrift oder abfotografierten Listen bearbeitet, kennt das Problem: Eine Nummer ist fast lesbar. Die Versuchung ist groß, die wahrscheinlichste Variante einzutragen und weiterzumachen. Dieser Entwurf beschreibt einen Rückfragekorb, also einen eigenen Ablageort für unsichere Nummern. Er ist ein Vorschlag, den man prüfen und anpassen kann. Er ist keine vorhandene Funktion eines bestimmten Systems.

Die Grundidee

Jede erfasste Nummer bekommt eine Lesbarkeit-Markierung. Nur Nummern mit der Markierung „sicher“ dürfen in die Angebotszuordnung. Alles andere wandert in den Korb und wird dort getrennt geklärt. So vermischt sich eine geratene Nummer nicht mit geprüften Positionen.

Artefakt 1: Die Lesbarkeit-Markierung

Vier Stufen können genügen:

S (sicher): Jedes Zeichen ist eindeutig erkennbar, die Länge passt zum üblichen Aufbau Ihrer Nummern.
T (teilweise): Ein oder zwei Zeichen sind unklar, etwa 0 und O oder 1 und I. Die Stelle wird mit einem Platzhalter notiert, zum Beispiel 48?21.
U (unleserlich): Mehr als zwei Zeichen fehlen oder die Länge ist unklar.
W (widersprüchlich): Nummer und Beschreibung passen erkennbar nicht zusammen.

Wichtig: Die Markierung beschreibt nur das Lesen, nicht die Richtigkeit. Eine sicher gelesene Nummer kann trotzdem eine falsche Nummer des Kunden sein.

Artefakt 2: Das Rückfrageprotokoll

Protokollzeile pro Korbeintrag, mögliche Felder:

Eintrag-Nr. und Quelle (Foto, Zeile, Seite)
Gelesene Fassung mit Platzhaltern
Markierung S, T, U oder W
Mögliche Kandidaten, höchstens drei, ausdrücklich als Vermutung
Frage an den Absender, in einem Satz
Datum der Rückfrage und Stand: offen, beantwortet, nicht erreichbar
Antwort im Wortlaut

Die Kandidaten dienen nur dazu, die Rückfrage konkret zu machen („Meinen Sie 48121 oder 48721?“). Sie werden nicht ins Angebot übernommen.

Verzweigungen

Bei T: Rückfrage mit Kandidatenauswahl. Bei U: offene Frage, am besten mit Bitte um ein besseres Foto oder die Beschreibung des Teils. Bei W: Rückfrage, welches der beiden Merkmale gilt. Wer nicht antwortet, lässt den Eintrag im Korb, die übrigen Positionen laufen weiter.

Ein hypothetisches Beispiel

Angenommen, eine Anfrage enthält zehn Zeilen. Sieben sind klar, zwei haben eine unklare Ziffer, eine ist durch einen Fleck verdeckt. Die sieben Zeilen gehen in die Zuordnung. Die zwei T-Einträge erhalten je eine Rückfrage mit zwei Kandidaten. Der verdeckte Eintrag wird als U geführt, mit der Bitte um ein neues Foto. Das Angebot wird ausdrücklich als Teilangebot für sieben Positionen formuliert, mit dem Hinweis, dass drei Positionen noch geklärt werden.

Abbruchbedingungen

Mehr als ein Drittel der Zeilen einer Anfrage landet im Korb: Zuordnung anhalten und zuerst nach einer besseren Vorlage fragen.
Eine Antwort widerspricht der Beschreibung des Teils: Eintrag zurück auf W setzen, nicht stillschweigend übernehmen.
Nach der vereinbarten Wartezeit keine Antwort: Position im Angebot nicht aufnehmen, sondern als offen kennzeichnen.
Zwei Personen lesen dieselbe Nummer unterschiedlich: Beide Lesarten ins Protokoll, Rückfrage statt Abstimmung im Team.

Praktische Abnahmeprüfungen

Stichprobe: Zehn beliebige Angebotspositionen haben die Markierung S oder eine dokumentierte Antwort.
Kein Korbeintrag erscheint in einer Angebotszuordnung, solange sein Stand offen ist.
Jede Rückfrage lässt sich ohne das Originalfoto verstehen.
Jede übernommene Antwort steht im Wortlaut im Protokoll.
Das Teilangebot nennt offene Positionen sichtbar.

Erweist sich der Korb im Alltag als zu schwer, kann man klein anfangen: nur die Stufen S und „nicht S“ führen und das Protokoll auf drei Felder kürzen. Entscheidend bleibt die Trennung zwischen Lesen, Klären und Zuordnen.