Eine Stornierungsbestätigung, die zeigt, was bleibt: Nachricht nach dem Absagen eines Termins
Wenn jemand einen Termin absagt, schicken viele Systeme nur den Satz: Ihr Termin wurde storniert. Bei Kundinnen und Kunden mit mehreren Terminen oder Vorbereitungen bleiben dann Fragen offen: Gilt das für alle Termine? Bleibt meine Anfrage bestehen? Dieser Beitrag schlägt eine Bestätigung vor, die genau das beantwortet. Sie ist ein Textvorschlag, keine rechtliche Vorgabe für Ihre Bedingungen.
Eingaben
Klären Sie intern vier Dinge. Erstens: Kann eine Person mehrere Termine gleichzeitig haben? Zweitens: Hängen an einem Termin weitere Dinge, etwa eine Anzahlung, eine Vorbereitung oder reservierte Material? Drittens: Was passiert nach Ihrer eigenen Regel mit diesen Dingen? Schreiben Sie nur hinein, was Sie wirklich tun. Viertens: Wie kann die Person einen neuen Termin vereinbaren?
Aufbau der Bestätigung
Die Nachricht hat vier kurze Teile. Erstens: Was wurde storniert, mit Datum, Uhrzeit und Leistung. Zweitens: Was bleibt unverändert, etwa andere Termine, ausdrücklich benannt. Drittens: Was ist noch offen und von wem, zum Beispiel eine Anzahlung, deren Behandlung Sie nach Ihren eigenen Bedingungen klären. Viertens: Wie ein neuer Termin vereinbart werden kann.
Verzweigungen
Hat die Person nur einen Termin, genügt eine kürzere Fassung ohne den Teil Was bleibt. Gibt es mehrere Termine, nennen Sie die verbleibenden einzeln. Hängen offene Zahlungsfragen daran, verweisen Sie auf Ihre Bedingungen und kündigen eine persönliche Antwort an, statt hier etwas zu entscheiden. Wurde der Termin von Ihrem Betrieb abgesagt, ändern Sie den Ton und bieten aktiv Ersatz an.
Hypothetisches Beispiel
Ein fiktives Nachhilfeinstitut bestätigt: Der Termin am Montag um 16 Uhr in Mathematik wurde storniert. Der Termin am Donnerstag um 16 Uhr bleibt bestehen. Zur Klärung des vorab gezahlten Betrags melden wir uns persönlich. Einen neuen Termin können Sie über unser Formular oder per Antwort auf diese Nachricht vereinbaren.
Stoppbedingungen
Senden Sie die Bestätigung nicht, wenn nicht eindeutig ist, welcher Termin gemeint war. Formulieren Sie keine Aussage über Erstattungen, die Sie nicht intern entschieden haben. Stoppen Sie automatische Erinnerungen an den stornierten Termin sofort.
Kleine Abnahmeprüfungen
Testen Sie drei erfundene Fälle: einen Einzeltermin, eine Person mit zwei Terminen, einen Termin mit offener Anzahlung. Prüfen Sie, ob in jedem Fall der stornierte Termin eindeutig benannt ist, die übrigen Termine genannt werden und nach der Absage keine Erinnerung mehr eintrifft. Lesen Sie den Text zudem laut, ob er ohne Vorwissen verständlich ist.
Nutzen
Die Bestätigung spart Rückfragen und verhindert, dass Kundschaft zu einem bereits abgesagten Termin erscheint oder einen bestehenden fälschlich für gestrichen hält.