Tag der offenen Tür: Anmeldung, Erinnerung und Nachfassen online
Kurz gesagt: Ein Tag der offenen Tür läuft entspannter, wenn sich Gäste vorher für ein Zeitfenster anmelden: Sie wissen, wie viele kommen, verteilen den Andrang und haben Kontakte, um danach nachzufassen. Dafür reichen ein Buchungstool mit begrenzten Plätzen pro Zeitfenster, automatische Erinnerungen und eine kurze Nachricht danach. Der Zeitplan unten beginnt sechs Wochen vorher und endet eine Woche nach dem Termin.
Ob Tischlerei mit neuer Werkstatt, Physiotherapiepraxis, Privatschule oder Weingut mit Hoffest: Das Muster ist dasselbe. Zu wenige Gäste sind enttäuschend, zu viele auf einmal überfordern das Team, und die interessierten Leute, die da waren, hört man danach nie wieder. Ein digitaler Ablauf löst alle drei Probleme, ohne dass Sie dafür eine eigene Event-Software brauchen.
Der Zeitplan: von sechs Wochen vorher bis eine Woche danach
Sechs Wochen vorher: Format und Kapazität festlegen
Bevor irgendetwas online geht, klären Sie drei Fragen:
- Offen für alle oder mit Anmeldung? Mit Anmeldung haben Sie Planbarkeit und Kontaktdaten. Ohne Anmeldung kommen spontane Gäste leichter. Ein Mittelweg: Anmeldung empfohlen, spontane Besucher willkommen.
- Zeitfenster oder ein durchgehender Termin? Bei Führungen, Probestunden oder Beratungsgesprächen sind Zeitfenster sinnvoll, etwa alle 30 Minuten mit maximal zehn Personen. Bei einem Hoffest reicht eine Gesamtanmeldung.
- Wie viele Personen schaffen Sie gleichzeitig? Zählen Sie Raum, Parkplätze und Personal. Lieber vorsichtig planen und bei Bedarf Plätze nachschieben.
Fünf Wochen vorher: Anmeldung einrichten
Für Zeitfenster eignet sich ein Buchungstool besser als ein reines Formular, weil es Plätze automatisch zählt und volle Fenster sperrt.
Ein Beispiel: In Microsoft Bookings legen Sie laut Microsoft-Dokumentation (Stand November 2026) im Feld „Maximale Anzahl von Teilnehmern“ fest, wie viele Kunden an einem Termin teilnehmen können; der Standardwert ist 1. Microsoft weist darauf hin, dass sich der Diensttyp – mehrere Kunden oder Einzelkunde – danach nicht mehr ändern lässt. Legen Sie also gleich einen Gruppendienst an. Andere Buchungstools haben ähnliche Einstellungen, oft unter „Gruppentermin“ oder „Kapazität“.
Brauchen Sie nur eine Anmeldung ohne Zeitfenster, reicht ein Formular. In Microsoft Forms stehen laut Microsoft-Support unter anderem Fragetypen wie Auswahl, Text, Bewertung und Datum zur Verfügung, Fragen lassen sich in Abschnitte gliedern, und eine Vorschau zeigt, wie das Formular am Computer und am Handy aussieht.
Fragen Sie nur ab, was Sie brauchen:
- Name, E-Mail, optional Telefonnummer
- Anzahl der Personen
- Interesse (z. B. „Küche“, „Bad“, „Möbel“ oder „Volksschule“, „Unterstufe“)
- Ein Häkchen, ob die Person nach dem Event kontaktiert werden möchte
Die letzte Frage ist der Schlüssel für das Nachfassen – und sie sollte freiwillig sein.
Vier Wochen vorher: Seite und Ankündigung
Legen Sie auf Ihrer Website eine eigene Seite für den Termin an: Datum, Uhrzeit, Adresse mit Anfahrt und Parkmöglichkeiten, Programm, barrierefreier Zugang, Anmeldeknopf. Diese Seite ist der Link für alle weiteren Ankündigungen.
Kündigen Sie den Termin dort an, wo Ihre Kundschaft ist: im Google-Unternehmensprofil als Beitrag, im Newsletter, auf Social Media, mit einem Aushang im Geschäft und einem QR-Code, der direkt zur Anmeldung führt.
Drei Wochen vorher: Erinnerungen einstellen
Stellen Sie im Buchungstool automatische Nachrichten ein:
- Bestätigung sofort nach der Anmeldung, mit Datum, Uhrzeit, Adresse und einem Link zum Umbuchen oder Absagen.
- Erinnerung einen Tag vorher.
- Optional eine zweite Erinnerung ein paar Stunden vorher, mit Hinweis auf Parkplätze.
Der Absagelink ist wichtig: Wer nicht kommen kann, gibt den Platz frei, statt einfach fernzubleiben.
Zwei Wochen vorher: zweite Welle und Team-Briefing
Schauen Sie auf die Anmeldezahlen. Sind bestimmte Zeitfenster leer, bewerben Sie gezielt diese („Am Nachmittag sind noch Plätze frei“). Besprechen Sie im Team, wer welche Station betreut, und drucken Sie eine Teilnehmerliste pro Zeitfenster.
Eine Woche vorher: Technik testen
Testen Sie den gesamten Ablauf mit einer Probeanmeldung: Kommt die Bestätigung an? Funktioniert der Absagelink? Landet die Anmeldung beim Team? Prüfen Sie auch, ob der QR-Code auf dem Aushang noch zur richtigen Seite führt.
Am Tag selbst: Check-in
Eine ausgedruckte Liste genügt völlig. Wer es digital mag, hakt Gäste am Tablet ab. Halten Sie ein paar Karten mit QR-Code bereit, über die sich spontane Gäste nachträglich eintragen können – nur wenn sie wollen.
Ein bis zwei Tage danach: Danke sagen
Schicken Sie allen Gästen eine kurze Nachricht: Danke fürs Kommen, zwei, drei Fotos vom Tag (nur von Gästen, die einverstanden waren), ein Link zur passenden Leistungsseite. Wer angekreuzt hat, dass er kontaktiert werden möchte, bekommt eine persönlichere Nachricht – zum Beispiel ein Angebot für einen Beratungstermin.
Eine Woche danach: auswerten
Notieren Sie, solange die Erinnerung frisch ist:
- Wie viele haben sich angemeldet, wie viele kamen tatsächlich?
- Welche Zeitfenster waren voll, welche leer?
- Welche Fragen kamen am häufigsten?
- Wie viele Anfragen oder Termine sind aus dem Event entstanden?
Diese Zahlen sind die Grundlage für den nächsten Termin – und die häufigsten Fragen sind gute Themen für Ihre Website.
Welches Werkzeug wofür?
| Aufgabe | Einfache Lösung | Wann mehr nötig ist |
|---|---|---|
| Anmeldung ohne Zeitfenster | Online-Formular | wenn Plätze knapp sind |
| Anmeldung mit Zeitfenstern | Buchungstool mit Gruppentermin | bei mehreren Stationen oder Räumen |
| Erinnerungen | eingebaute E-Mails des Buchungstools | wenn SMS gewünscht ist |
| Check-in | ausgedruckte Liste | ab vielen Hundert Gästen |
| Nachfassen | E-Mail aus der Anmeldeliste | wenn regelmäßig Events stattfinden: Newsletter-Tool |
Die meisten Betriebe kommen mit der linken Spalte gut aus. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass jemand im Team für den Ablauf zuständig ist und die Termine im Zeitplan tatsächlich im Kalender stehen. Tragen Sie die Schritte oben deshalb gleich nach der Entscheidung für den Termin als Aufgaben mit Datum ein – dann geht auch in einer stressigen Woche nichts unter.
Häufige Fragen
Wie viele Gäste erscheinen ohne Absage nicht?
Das ist sehr unterschiedlich und hängt von Branche, Wetter und Kostenlosigkeit ab. Notieren Sie Ihre eigene Quote beim ersten Event und planen Sie beim nächsten entsprechend etwas mehr Plätze ein.
Brauche ich für die Anmeldung eine eigene App?
Nein. Ein Buchungstool oder ein Online-Formular mit Link und QR-Code reicht. Gäste sollen sich ohne Konto und ohne App anmelden können.
Was mache ich mit Gästen ohne Anmeldung?
Lassen Sie sie herein, wenn Platz ist. Ein freiwilliger Eintrag am Eingang hilft beim Nachfassen.
Soll ich Erinnerungen per SMS oder E-Mail schicken?
E-Mail ist in den meisten Buchungstools eingebaut. SMS fällt stärker auf, kostet aber meist extra. Für ein einmaliges Event reicht E-Mail in der Regel.
Wenn Sie für Ihren nächsten Tag der offenen Tür eine Anmeldeseite mit Zeitfenstern brauchen, schreiben Sie mir den geplanten Termin – dann schauen wir, was bis dahin machbar ist.