Tattoo-Studio: Anfragen sortieren und Wartezeiten ehrlich zeigen

Kurz gesagt: Ein Tattoo-Studio bekommt bessere Anfragen, wenn das Formular Motividee, ungefähre Größe, Körperstelle, Referenzbilder und den gewünschten Artist abfragt. Ob ein Artist gerade Anfragen annimmt, sollte auf seiner Seite klar stehen, statt dass Anfragen monatelang unbeantwortet bleiben. Nach der Beratung sichert eine Online-Anzahlung den Termin, und eine eigene Nachsorgeseite beantwortet die Fragen der ersten Tage.

Viele Studios bekommen Anfragen über Instagram-Nachrichten, E-Mail und Telefon gleichzeitig, oft mit einem einzigen Foto und „was kostet das?“. Die Antwort braucht dann drei Rückfragen, und gute Anfragen gehen zwischen den anderen unter. Ein klarer Ablauf über die Website ordnet das, ohne unpersönlich zu werden.

Schritt 1: Die Anfrage

Artist-Seiten zuerst

Bevor jemand anfragt, sollte er wissen, wer was macht. Jede Artistin und jeder Artist bekommt eine eigene Seite: Stilrichtungen, eine kuratierte Auswahl abgeheilter und frischer Arbeiten, was sie gern machen und was nicht (zum Beispiel „keine Cover-ups“ oder „keine Schriftzüge“), und ganz oben der aktuelle Status.

Status: offen, geschlossen, Warteliste

Der Status ist die ehrlichste Information für Interessenten:

„Nimmt Anfragen an“ – Formular ist offen.
„Termine voll bis …“ – Anfragen sind möglich, aber mit klarem Hinweis auf die Wartezeit.
„Anfragen derzeit geschlossen“ – das Formular ist zu, dafür gibt es eine Möglichkeit, sich benachrichtigen zu lassen, wenn wieder geöffnet wird.

Wenn Sie Ihre Bücher öffnen, ist das auch eine Neuigkeit für das Google-Unternehmensprofil. Laut Google-Hilfe (abgerufen November 2026) lassen sich dort Beiträge zu Neuigkeiten veröffentlichen, die in Google Suche und Maps erscheinen.

Das Anfrageformular

Artist: Auswahl, oder „egal, wer am besten passt“.
Motividee: Freitext mit Anregung: „Beschreiben Sie, was das Tattoo zeigen soll und was es für Sie bedeutet, wenn Sie mögen.“
Größe: in Zentimetern ungefähr oder als Auswahl (handtellergroß, Unterarm-Innenseite, halber Ärmel …).
Körperstelle: Auswahl plus Freitext.
Farbe oder Schwarz-Grau.
Referenzbilder: Upload für mehrere Bilder, mit Hinweis, dass Referenzen Inspiration sind und nicht kopiert werden. Das Attribut accept schränkt laut MDN nur die Auswahl im Browser ein und prüft die Dateien nicht; Typ und Größe müssen auf dem Server geprüft werden.
Bestehende Tattoos in der Nähe: ja/nein mit Foto, wichtig für Anschluss und Cover-ups.
Zeitraum: flexibel oder an ein bestimmtes Datum gebunden.
Budgetrahmen, optional.
Kontakt.

Darunter ein ehrlicher Satz zur Antwortzeit: „Wir beantworten Anfragen innerhalb einer Woche. Wenn wir ein Motiv nicht umsetzen, sagen wir Ihnen das auch.“

Schritt 2: Die Beratung

Nicht jede Anfrage braucht ein Gespräch. Kleine, klare Motive können direkt in ein Angebot münden. Größere Projekte brauchen eine Beratung, im Studio oder per Video.

Beratungstermin buchen: Ein Link zur Buchungsseite in der Antwort auf die Anfrage spart den Mailwechsel. Bei Terminplänen in Google Kalender kann laut Google-Hilfe als Ort ein Vor-Ort-Termin, eine Google-Meet-Videokonferenz oder ein Telefonanruf festgelegt werden, und Pufferzeiten verhindern, dass Beratungen direkt an Sitzungen anschließen.

Was im Gespräch geklärt wird: Größe und Platzierung, Stil, Anzahl der Sitzungen, Preisrahmen, und ob der Entwurf vorab gezeigt wird oder erst am Tag des Termins.

Schritt 3: Termin und Anzahlung

Anzahlung online. Eine Anzahlung beim Fixieren des Termins ist in vielen Studios üblich, weil der Artist Zeit für den Entwurf reserviert. Statt Bargeld oder Überweisung kann ein Zahlungslink den Termin sofort sichern. Laut Stripe-Dokumentation (abgerufen November 2026) lassen sich Payment Links ohne Programmierung erstellen und per E-Mail oder Nachricht teilen. Wie hoch die Anzahlung ist und ob sie bei Absage verfällt, legen Sie fest. Die Regel gehört aber vor die Zahlung, sichtbar und in einfachen Worten.

Bestätigung mit Vorbereitung. Die Terminbestätigung enthält Datum, Uhrzeit, Dauer, Adresse und eine kurze Vorbereitungsliste, wie Sie sie Ihren Kundinnen sonst mündlich geben: ausgeschlafen kommen, etwas gegessen haben, bequeme Kleidung, die die Stelle freilässt. Medizinische Fragen klären Kundinnen mit Ihnen oder ihrer Ärztin, nicht über die Website.

Erinnerung vorher. Ein, zwei Tage vor dem Termin eine Nachricht mit Uhrzeit und der Möglichkeit, bei Krankheit rechtzeitig zu verschieben.

Schritt 4: Nachsorge

Nach dem Termin haben Kundinnen Fragen, oft abends. Eine eigene Seite mit Ihren Pflegehinweisen beantwortet sie, bevor jemand anruft.

Was auf die Nachsorgeseite gehört:

Ihre Pflegehinweise, genau so, wie Sie sie im Studio mitgeben, mit Zeitangaben in Tagen.
Fotos eigener Arbeiten frisch gestochen und abgeheilt, damit Kundinnen eine Vorstellung vom Verlauf haben, ohne dass die Seite eine Diagnose ersetzt.
Ein klarer Hinweis, wann man sich beim Studio meldet und wann ärztlicher Rat gefragt ist.
Infos zum Nachstechen: ob es inklusive ist, in welchem Zeitraum, wie man den Termin bucht.

Schicken Sie den Link zur Nachsorgeseite direkt nach dem Termin per Nachricht. Nach einigen Wochen folgt eine Bitte um ein Foto des abgeheilten Tattoos, wenn die Kundin Lust hat, und um eine Bewertung.

Häufige Fragen

Sollen Anfragen weiter über Instagram laufen?

Instagram bleibt das Schaufenster. In der Profilbeschreibung und in Antworten verweisen Sie auf das Formular. So landen alle Anfragen an einem Ort und in derselben Form.

Soll ich Preise auf der Website zeigen?

Ein Mindestpreis und ein Hinweis, wie der Preis entsteht (Größe, Aufwand, Sitzungen), helfen. Fixe Preise sind bei individuellen Motiven selten sinnvoll.

Wie gehe ich mit Flash-Days um?

Als eigene Aktion mit eigener Seite: die verfügbaren Motive, Ablauf, ob mit Termin oder nach Reihenfolge. Bei Terminbuchung gilt derselbe Anzahlungsweg.

Was mache ich mit Anfragen, die ich ablehne?

Eine kurze, freundliche Standardantwort mit Grund, wenn möglich mit Empfehlung, wer im Studio oder anderswo besser passt. Das spricht sich herum, im guten Sinn.

Sie möchten Ihre Anfragen aus Instagram, Mail und Telefon an einem Ort bündeln? Erzählen Sie mir, wie Ihr Studio heute arbeitet, dann schauen wir uns den Ablauf gemeinsam an.