Eine Werkzeugausgabe mit einzeln bestätigten Zubehörteilen

Bei einer Werkzeugausgabe wird oft nur das Hauptgerät erfasst. Das Zubehör, etwa Akku, Ladegerät, Koffer oder Aufsätze, gilt als dabei. Fehlt später etwas, ist unklar, ob es je ausgegeben wurde. Dieser Text schlägt eine Ausgabeliste vor, in der jedes Teil einzeln bestätigt wird. Es ist ein Entwurf für einen Ablauf, keine bestehende Funktion.

Das Prinzip

Hauptgerät und Zubehör stehen als eigene Zeilen. Jede Zeile hat einen eigenen Haken. Ein Haken bedeutet: Dieses Teil habe ich gesehen und übergeben bzw. erhalten.

Die Ausgabeliste

Spalten:

1. Teil (Bezeichnung)
2. Soll (ja, wenn es zur Ausgabe gehört)
3. Übergeben (Haken oder Fehlt)
4. Zustand bei Übergabe (ohne Auffälligkeit, auffällig, nicht geprüft)
5. Notiz

Hypothetisches Beispiel für eine Akku-Bohrmaschine:

Bohrmaschine | ja | Haken | ohne Auffälligkeit | Akku | ja | Haken | nicht geprüft | Ladegerät | ja | Fehlt | – | im Regal nicht gefunden Bitsatz | ja | Haken | auffällig | ein Bit lose Koffer | ja | Haken | ohne Auffälligkeit |

Die Zeile Ladegerät bleibt rot, bis sie geklärt ist.

Verzweigungen

Fehlt ein Teil, wird nicht einfach der Haken weggelassen. Es wird Fehlt eingetragen. Dann entscheiden die Beteiligten: Ausgabe ohne dieses Teil mit Vermerk, Ausgabe später nachliefern, oder Ausgabe aufschieben.

Gehört ein Teil nicht zur Standardausgabe, steht es als zusätzliche Zeile mit Soll nein, sodass es später nicht als fehlend gilt.

Wird ein Teil beim Rückgeben geprüft, nutzt man dieselbe Liste mit einer zweiten Spalte Zurück. So lässt sich beides vergleichen.

Durchgespielter Fall

Eine hypothetische Ausleihe: Eine Person holt eine Kreissäge. Die Liste enthält Säge, Sägeblatt, Parallelanschlag und Schlüssel. Der Mitarbeiter hakt Säge und Schlüssel ab. Der Parallelanschlag ist nicht auffindbar: Fehlt. Beide vereinbaren, ohne Anschlag auszugeben. Die Notiz hält das fest. Bei der Rückgabe steht in der Zeile Parallelanschlag weiterhin Fehlt bei Ausgabe, damit der Anschlag nicht der entleihenden Person angelastet wird.

Stoppbedingungen

Geben Sie nicht aus, bevor die Liste ausgefüllt ist, wenn

• das Hauptgerät selbst nicht geprüft werden kann,
• ein Teil als auffällig markiert ist und die Beteiligten nicht entscheiden können, ob das Gerät so ausgegeben werden darf,
• die Zeilen nicht mit dem tatsächlichen Inhalt übereinstimmen.

In diesen Fällen entscheidet eine verantwortliche Person, nicht der Haken.

Abnahmeprüfung

1. Hat jedes Zubehörteil eine eigene Zeile?
2. Gibt es zu jeder Zeile entweder einen Haken oder Fehlt?
3. Bleibt Fehlendes auf der Liste sichtbar, statt zu verschwinden?
4. Unterscheidet die Liste zwischen nicht geprüft und ohne Auffälligkeit?
5. Können beide Seiten dieselbe Liste einsehen?

Wenn das stimmt, ist die Liste ein brauchbares Gedächtnis der Übergabe, ohne mehr zu behaupten, als beim Abhaken tatsächlich gesehen wurde.

Quellen