Verbundene Zellen in einer Tabelle: Vom Bildschirm zu sauberen Datensätzen

Auf dem Bildschirm sind verbundene Zellen übersichtlich: Ein Teamname steht einmal über mehreren Personen. In einem Export führt dasselbe Layout zu Zeilen, in denen der Teamname fehlt, oder zu einer Zahl von Zeilen, die nicht zur Zahl der Datensätze passt. Dieser Artikel beschreibt eine Gruppenzuordnung und ein Entfaltungsbeispiel. Beides ist ein bedingter Gestaltungsvorschlag für Tabellen in Verwaltungsoberflächen oder Berichten.

Das Artefakt: Gruppenzuordnung

Legen Sie vor dem Export eine kleine Zuordnung an:

Welche Zelle ist verbunden und über wie viele Zeilen oder Spalten?
Zu welcher Spalte im Export gehört ihr Wert?
Gilt der Wert für jede betroffene Zeile (Gruppenwert) oder bedeutet er etwas anderes (Zusammenfassung, Hinweis)?
Ist die Zeile ein Datensatz oder eine Summen oder Kommentarzeile?

Die Entfaltung folgt dann der Zuordnung und nicht dem Aussehen.

Entscheidungszweige

Zweig A, senkrecht verbunden mit Gruppenbedeutung: Der Wert wird in jede Zeile der Gruppe kopiert. Eine Zelle über drei Zeilen ergibt drei Zeilen mit demselben Wert.

Zweig B, waagerecht verbunden: Eine Zelle über zwei Spalten kann einen gemeinsamen Wert für beide meinen oder einen Zustand, der zwei Felder ersetzt. Tragen Sie den Wert nicht blind in beide Spalten ein. Legen Sie fest, in welche Spalte der Zustand gehört, und lassen Sie die anderen als „nicht angegeben“ leer.

Zweig C, Zusammenfassungszeile: Zeilen wie „Gesamt“ sind keine Datensätze. Sie werden nicht exportiert oder getrennt ausgewiesen.

Zweig D, unklare Bedeutung: Wenn niemand sagen kann, was die verbundene Zelle meint, wird nicht geraten. Der Export für diese Gruppe wird angehalten.

Durchgespieltes Beispiel (frei erfunden)

Bildschirmtabelle mit den Spalten Team, Person, Von, Bis:

Team Nord (Zelle über 3 Zeilen): Anna, 01.03., 05.03. | Ben, 02.03., 06.03. | Cem, 03.03., 07.03.
Team Süd (Zelle über 2 Zeilen): Dora mit einer Zelle „ganztägig“, die über Von und Bis verbunden ist | Emil, 04.03., 08.03.
Letzte Zeile: „Gesamt: 5 Personen“, über alle Spalten verbunden.

Entfaltung nach Zuordnung:

Team Nord, Anna, 01.03., 05.03.
Team Nord, Ben, 02.03., 06.03.
Team Nord, Cem, 03.03., 07.03.
Team Süd, Dora, Von leer, Bis leer, zusätzliche Spalte Zeitart: ganztägig
Team Süd, Emil, 04.03., 08.03., Zeitart leer

Die Zeile „Gesamt“ ist Zweig C und wird nicht exportiert. Ergebnis: fünf Datensätze auf dem Bildschirm in sieben Zeilen (drei plus zwei plus eine Summenzeile, dazu die Kopfzeile ergibt vier Datenzeilen im Bereich plus Kopf, aber maßgeblich ist die Datensatzzahl): Zählen Sie nur Personen, also 5. Passt das zur Summenzeile, die „5 Personen“ nennt, ist die Zählung konsistent. Weicht sie ab, gehört der Unterschied zuerst geklärt.

Abbruchbedingungen

Halten Sie den Export an, wenn:

die Zahl der entfalteten Datensätze nicht zur genannten Gesamtzahl passt und der Unterschied nicht erklärt ist,
eine verbundene Zelle Werte aus zwei Bedeutungen enthält (Gruppenwert und Hinweis in einem Text),
die Gruppengrenzen nur durch Farbe oder Abstand erkennbar sind und nicht durch Struktur,
ein Wert nur durch Annahme einer Spalte zugeordnet werden könnte.

Vorgeschlagene Abnahmetests (nicht durchgeführt)

Diese Tests sind Vorschläge. Im Beispiel wurde nichts ausgeführt.

Die Zahl der exportierten Datensätze entspricht der Zahl der Personen, im Beispiel 5.
Jede exportierte Zeile hat in der Spalte Team einen Wert. Keine Zeile ist leer.
Keine Zeile aus Summen oder Hinweiszellen taucht als Datensatz auf.
Bei der waagerecht verbundenen Zelle steht der Zustand in genau einer vorgesehenen Spalte, und Von sowie Bis sind leer statt mit „ganztägig“ gefüllt.
Ein Stichprobenvergleich von zwei Zeilen mit der Bildschirmansicht durch eine zweite Person zeigt dieselbe Zuordnung von Person zu Team.
Eine spätere Umsortierung der Exportzeilen ändert nichts an Team oder Zeitart der einzelnen Personen.

Einordnung

Der Kern ist die Trennung von Darstellung und Datensatz. Verbundene Zellen sind eine Sicht auf Daten, nicht die Daten selbst. Wenn Sie die Zuordnung vor dem Export dokumentieren, bleibt nachvollziehbar, warum aus sieben sichtbaren Zeilen fünf Datensätze wurden.