Mandatsanfragen im Kanzleiportal: Interessenkonflikt geprüft oder nur den Namen gesucht?

Dass der Name eines Interessenten in Ihrer Kontaktverwaltung steht, entscheidet nicht, ob Ihre Kanzlei dessen neue Angelegenheit übernehmen darf. Trennen Sie bei der Beauftragung eines Anfrageportals die Suche nach relevanten Beziehungen von der beruflich verantworteten Entscheidung über das Tätigwerden. „Kein passender Name gefunden“ darf nicht automatisch zur rechtlichen Freigabe werden.

Dies ist eine Planungshilfe für Software, keine Beurteilung eines konkreten Mandats. Das regulatorische Beispiel stammt aus der Anleitung der Solicitors Regulation Authority für von ihr regulierte Kanzleien und Berufsträger. Es bestimmt keine deutschen, österreichischen oder anderen örtlichen Berufsregeln. Ihre zuständige Fachperson muss die tatsächlich anzuwendende Richtlinie festlegen und freigeben.

Die konkrete Angelegenheit statt nur des Kontakts prüfen

Klären Sie, was die prüfende Person wissen muss: den möglichen Mandanten, weitere relevante Beteiligte, ihre Rollen und die vorgesehene Tätigkeit. Eine Kontaktsuche zeigt, ob vorhandene Daten einem eingegebenen Namen ähneln. Sie erklärt weder die Beziehung der Beteiligten noch die Bedeutung früherer Arbeit.

Die SRA-Anleitung bezieht Interessenten ausdrücklich in ihre Verweise auf Mandanten ein. Sie unterscheidet eigene Interessenkonflikte von Konflikten zwischen Pflichten gegenüber Mandanten in derselben oder einer verbundenen Angelegenheit. Vertraulichkeit gegenüber früheren Mandanten wird gesondert eingeordnet. Diese Unterscheidungen zeigen, warum ein einziges Häkchen am Kundenprofil keine vollständige Entscheidung abbildet.

Als Projektanforderung empfiehlt sich ein Prüfvermerk je Angelegenheit, verbunden mit dem Stand der berücksichtigten Beteiligten und Aufgabenbeschreibung. Eine frühere Prüfung bleibt sichtbar, gilt aber nicht automatisch für jede spätere Anfrage desselben Mandanten. Das ist ein vorgeschlagener Kontrollpunkt, keine hier getestete Funktion eines Kanzleiprodukts.

Mögliche Treffer sind Fragen, keine Entscheidungen

Ein gleicher Name kann zu einer unbeteiligten Person gehören. Ein anders geschriebener Name kann eine relevante Partei bezeichnen. Legen Sie fest, wie Mitarbeitende die gelieferten Angaben erfassen und welche weiteren Merkmale sie bei der Klärung eines Treffers verwenden dürfen.

Führen Sie Datensätze nicht nebenbei zusammen, damit die Trefferliste übersichtlicher aussieht. Datenbereinigung und Konfliktprüfung haben unterschiedliche Folgen. Selbst wenn zwei Namen nachweislich dieselbe Organisation meinen, bleibt eine gesonderte berufliche Entscheidung über die angefragte Tätigkeit nötig.

Eine leere Ergebnisliste bedeutet nur, dass die ausgeführte Suche keinen Treffer geliefert hat. Zeigen Sie Suchumfang und Zeitpunkt. Welche weiteren Prüfungen erforderlich sind, muss die verantwortliche Fachperson bestimmen. Dazu können Interessen und Beziehungen gehören, die keine Kontaktliste abbildet. Ein Textvergleich darf keine vollständige Risikobeurteilung vortäuschen.

Fachliche Entscheidung und Einwilligung auseinanderhalten

Die SRA-Anleitung erläutert, dass die Zustimmung des Mandanten ein Tätigkeitsverbot wegen eines eigenen Interessenkonflikts nicht aufhebt. Für bestimmte Konflikte zwischen Mandanten beschreibt sie begrenzte Ausnahmen mit besonderen Voraussetzungen. Daraus folgt keine allgemeine Regel „Mandant stimmt zu, also weiter“.

Setzen Sie die Anleitung deshalb nicht als pauschalen Verzichtsbutton um. Lassen Sie Entscheidungskategorien, notwendige Nachweise und die Befugnis zur Anwendung einer Ausnahme fachlich freigeben. Dieser Beitrag enthält bewusst keine Ausnahmen-Checkliste, mit der Leser selbst die Zulässigkeit eines Mandats bestimmen sollen.

Als mögliche Zustände eignen sich „Prüfung ausstehend“, „Weitere Angaben erforderlich“, eine dokumentierte Entscheidung gegen die Übernahme und eine fachliche Entscheidung zur Freigabe bestimmter Arbeit. Unabhängig von der Wortwahl sollten entscheidende Person, Zeitpunkt, geprüfter Umfang und Einschränkungen erkennbar sein. Das Ausfüllen des Anfrageformulars durch den Empfang darf keine fachliche Freigabe ersetzen.

Auch das Prüfergebnis kann vertraulich sein

Ein Treffer kann verraten, dass die Kanzlei zu einer anderen Partei eine Beziehung hat. Zeigen Sie interne Treffer und Beschreibungen deshalb nicht dem Interessenten, nur weil er das Formular abgeschickt hat. Bestimmen Sie, welche Mitarbeitenden Details sehen und welche neutrale Eingangsbestätigung nach außen geht.

Prüfnachweise gehören an einen passend geschützten Ort. Eine E-Mail mit „Prüfung erforderlich“ muss weder den anderen Mandanten noch dessen vertrauliche Angelegenheit wiedergeben. Das sind vorgeschlagene Zugriffsanforderungen, keine vollständige Vertraulichkeits- oder Sicherheitsprüfung.

Regeln Sie Veränderungen. Neue Beteiligte, wesentlich andere Anweisungen oder eine nicht mehr passende Einschränkung sollten die vereinbarte fachliche Neubewertung auslösen. Überschreiben Sie die frühere Entscheidung nicht so, als hätte sie später eingegangene Informationen bereits berücksichtigt.

Die Grenze bei der Abnahme vorführen

Arbeiten Sie mit erfundenen Personen, Organisationen und Angelegenheiten. Zeigen Sie einen falschen Namenstreffer, einen bekannten Mandanten mit neuer Anfrage, einen offenen Prüfbedarf und geänderte Beteiligte nach einer früheren Entscheidung. Das Team muss eine Anfrage aufbewahren können, ohne sie als angenommenes Mandat auszugeben.

Prüfen Sie anschließend aus Sicht des Anfragenden und eines internen Erfassungskontos ohne Freigabebefugnis. Beide dürfen weder geschützte Prüfinformationen erhalten noch die fachliche Entscheidung ändern. Der Verlauf muss eindeutig erkennen lassen, welcher Stand geprüft wurde.

Halten Sie diese Ergebnisse in den Akzeptanzkriterien fest. Für ein Gespräch über Ihre Workflow-App genügt ein freigegebener, nicht vertraulicher Überblick über den Aufnahmeprozess. Das Ziel ist eine verantwortete Übergabe zur Fachprüfung, kein als rechtliche Freigabe vermarkteter Suchfilter.

Quelle und Grenzen

SRA: Conflicts of interest, auf der Seite als aktualisiert am 2. März 2020 bezeichnet, trägt die genannten regulatorischen Unterscheidungen im SRA-Geltungsbereich. Die vollständige Anleitung enthält Voraussetzungen und Einschränkungen, die hier nicht als rechtliche Handlungscheckliste wiedergegeben werden. Versionsbezug, Oberflächenzustände, Berechtigungen und Abnahmefälle sind Projektvorschläge. Eine echte Mandatsangelegenheit, fachliche Entscheidung oder produktive Anwendung wurde nicht beurteilt.