Firmen-E-Mail zu einem neuen Anbieter umziehen: der Umzugsplan

Kurz gesagt: Ein E-Mail-Umzug gelingt, wenn Sie in dieser Reihenfolge arbeiten: Postfächer beim neuen Anbieter anlegen, alte Mails kopieren, dann erst den MX-Eintrag der Domain umstellen und danach Geräte neu einrichten. Ab der MX-Umstellung landet neue Post beim neuen Anbieter, die alten Mails bleiben laut Microsoft beim bisherigen Anbieter, bis Sie sie migriert haben. Planen Sie deshalb einen Zeitraum, in dem beide Systeme parallel laufen, und kündigen Sie das alte Paket erst nach der Kontrolle.

Der Wechsel betrifft meist nicht nur ein Postfach. Da hängen Weiterleitungen, Sammeladressen wie info@ oder rechnung@, das Kontaktformular der Website, der Drucker mit Scan-to-Mail und manchmal der Onlineshop dran. Der folgende Plan teilt den Umzug in vier Phasen, jede mit eigener Checkliste.

Phase 1: Bestandsaufnahme, bevor irgendetwas umgestellt wird

Die meisten Pannen entstehen, weil eine Adresse oder ein Gerät vergessen wurde. Legen Sie eine einfache Tabelle an, eine Zeile pro Adresse.

Alle Adressen erfassen: echte Postfächer, Aliasse, Verteiler, Weiterleitungen an private Adressen.
Wer nutzt was: Welche Person liest info@? Welche Adresse steht auf Rechnungen, Visitenkarten, im Google-Unternehmensprofil?
Technische Absender: Website-Formular, Shop, Buchhaltungsprogramm, Terminsoftware, Kopierer. Diese Systeme versenden oft über die alten Serverdaten und fallen nach dem Umzug als Erste aus.
Datenmenge: Wie groß sind die Postfächer, gibt es sehr alte Archive oder Ordner mit großen Anhängen?
Zugänge: Haben Sie Zugriff auf die DNS-Verwaltung der Domain (beim Registrar oder Hoster)? Ohne diesen Zugang können Sie den Umzug nicht abschließen.
Kalender und Kontakte: Liegen sie im alten System oder nur lokal in Outlook bzw. auf dem Handy?

Gerade der letzte Punkt entscheidet über das Werkzeug. Microsoft beschreibt für die IMAP-Migration zu Microsoft 365, dass nur Elemente aus dem Posteingang und anderen Mail-Ordnern übernommen werden, keine Kontakte, Kalender oder Aufgaben. Außerdem nennt die Microsoft-Dokumentation (Stand November 2026) Grenzen: höchstens 500.000 Elemente pro Postfach und keine einzelne Mail über 35 MB. Kalender und Kontakte müssen Sie in diesem Fall getrennt exportieren und importieren.

Phase 2: Das neue System vorbereiten

Jetzt richten Sie den neuen Anbieter ein, ohne dass sich für Ihre Kunden etwas ändert.

Domain beim neuen Anbieter bestätigen: Der Anbieter gibt Ihnen dafür einen Eintrag für das DNS vor, bei Google Workspace etwa einen TXT-Eintrag. Ein solcher Bestätigungseintrag ändert nichts daran, wohin Mails zugestellt werden.
Benutzer und Postfächer anlegen, bevor der MX-Eintrag geändert wird. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass sonst Mails in der Übergangszeit nicht zugestellt werden können.
Aliasse und Sammeladressen nachbauen: info@, buchhaltung@, bewerbung@. Klären Sie, ob daraus ein freigegebenes Postfach, eine Gruppe oder ein Alias wird.
Migration starten: Bei Microsoft 365 per IMAP-Migration oder einem passenden Migrationsweg; bei Google Workspace bietet die Admin-Konsole eigene Migrationsdienste, etwa für Exchange Online, die laut Google-Hilfe neben E-Mails auch Kalendertermine, Kontakte und Aufgaben übernehmen können. Die Zuordnung alter zu neuer Adresse erfolgt dort über eine CSV-Datei.
Zugangsdaten: Für die Kopie brauchen Sie entweder ein Admin-Konto mit Zugriff auf die alten Postfächer oder die Passwörter der einzelnen Nutzer. Setzen Sie Passwörter zurück, sagen Sie es dem Team vorher.

Lassen Sie die erste Kopie ruhig mehrere Tage vor dem Stichtag laufen. Große Postfächer brauchen Zeit, und Sie wollen am Umstellungstag nur noch die neuesten Mails nachholen.

Phase 3: Der Umstellungstag

Wählen Sie einen ruhigen Tag, idealerweise Freitagnachmittag oder einen Tag mit wenig Kundenkontakt, und informieren Sie das Team, dass Mails für einige Stunden in zwei Systemen auftauchen können.

Checkliste für die DNS-Änderung:

Den Wert des neuen MX-Eintrags exakt aus der Admin-Oberfläche des Anbieters kopieren. Für Google Workspace lautet er laut Google-Hilfe smtp.google.com mit Priorität 1; ältere Workspace-Konten mit „aspmx“-Werten funktionieren weiter.
Alte MX-Einträge entfernen. Bleiben sie neben den neuen stehen, verteilen sich eingehende Mails unter Umständen auf beide Systeme.
Für Microsoft 365 den empfohlenen Autodiscover-CNAME setzen, damit Outlook und Mail-Apps die Einstellungen selbst finden.
SPF anpassen, aber nicht doppeln: Gibt es schon einen SPF-Eintrag, wird der neue Anbieter dort ergänzt statt ein zweiter Eintrag angelegt. Wie SPF, DKIM und DMARC im Detail zusammenspielen, ist ein eigenes Thema; für den Umzug reicht die Regel „ein SPF-Eintrag pro Domain“.
Geduld einplanen: Google nennt bis zu 72 Stunden, bis neue MX-Einträge überall erkannt werden. Microsoft empfiehlt eine TTL von 3600 Sekunden (eine Stunde). Wer die TTL ein, zwei Tage vorher senkt, verkürzt die Übergangszeit.

In dieser Phase kommen manche Mails noch im alten Postfach an. Deshalb läuft die Migration nach der Umstellung noch einmal, um die Nachzügler einzusammeln.

Phase 4: Geräte, Technik und Kontrolle

Nach der Umstellung beginnt der Teil, den viele unterschätzen.

Geräte neu einrichten:

Altes Konto in Outlook, Apple Mail oder auf dem Handy nicht sofort löschen, sondern das neue Konto zusätzlich hinzufügen und vergleichen.
Signaturen, Abwesenheitsnotizen und Regeln übertragen, sie wandern bei einer IMAP-Kopie nicht automatisch mit.
Freigegebene Postfächer auf allen Geräten prüfen, die sie brauchen.

Technische Absender umstellen:

Das Kontaktformular der Website mit einer Testanfrage prüfen. Verschickt es per SMTP, braucht es die neuen Serverdaten. Prüfen Sie auch, ob die Bestätigungsmail an Kunden ankommt und nicht im Spam landet.
Shop, Rechnungsprogramm, Terminbuchung und Scanner einzeln testen.

Kontrolle nach einer Woche:

Testmails von einer externen Adresse an jede Firmenadresse senden, auch an Aliasse.
Antworten aus dem neuen System an Gmail- und Outlook-Adressen schicken und prüfen, ob sie im Posteingang landen.
Ältere Mails stichprobenweise suchen: Ist der Ordner vom letzten Jahr vollständig?
Erst dann das alte Paket kündigen. Bewahren Sie vorher einen Export der alten Postfächer auf, falls bei der Kopie etwas gefehlt hat.

Häufige Fragen

Gehen beim Umzug E-Mails verloren?

Nicht, wenn die Postfächer vor der MX-Änderung angelegt sind und das alte Postfach während der Übergangszeit weiter abgerufen wird. Mails, die in diesen Stunden noch beim alten Anbieter ankommen, holen Sie mit einem zweiten Migrationslauf nach.

Muss die Website zum gleichen Anbieter umziehen?

Nein. Website und E-Mail hängen nur über die DNS-Einträge der Domain zusammen. Sie ändern beim E-Mail-Umzug den MX-Eintrag und ein paar TXT- und CNAME-Einträge, der A-Eintrag der Website bleibt unberührt. Ein Hosting-Wechsel der Website ist ein eigenes Projekt, das wir hier beschreiben.

Wie lange dauert ein E-Mail-Umzug für fünf Personen?

Das hängt vor allem von der Datenmenge und davon ab, wie schnell Sie Zugang zur DNS-Verwaltung bekommen. Rechnen Sie mit einigen Tagen Vorlauf für die Kopie, einem Umstellungstag und einer Woche Beobachtung. Die aktive Arbeit selbst ist bei einer kleinen Firma überschaubar.

Was passiert mit alten Weiterleitungen?

Weiterleitungen, die beim alten Anbieter eingerichtet waren, enden mit der MX-Umstellung. Legen Sie sie im neuen System neu an und prüfen Sie dabei, ob jede noch gebraucht wird.

Wenn Sie den Umzug lieber nicht neben dem Tagesgeschäft stemmen möchten oder das Kontaktformular gleich mit umstellen wollen, schreiben Sie mir kurz, wie Ihre Postfächer heute organisiert sind.