Check-in bei Veranstaltungen: Eine Anmeldung belegt noch keine Ankunft
Eine Check-in-App muss zwei Fragen auseinanderhalten: Darf diese Anmeldung für den Einlass genutzt werden, und wurde sie dafür bereits verwendet? Eine Buchungsbestätigung dokumentiert noch keine Ankunft. Klären Sie deshalb zuerst die Einlassregel und erst danach die Auswahl des Scanners.
Hier geht es um den Ablauf am Eingang, nicht um Ticketverkauf oder Wartelisten. Die folgenden Empfehlungen sind Anforderungen für Ihr Projekt. Ob eine bestimmte Lösung sie erfüllt, muss gesondert nachgewiesen werden.
Was genau gilt als angekommen?
Legen Sie fest, worauf sich ein Anwesenheitseintrag bezieht: eine Person, eine Gruppe oder eine einzelne Veranstaltungseinheit. Wenn die Gruppenleitung erscheint, sollten abwesende Mitglieder nicht automatisch als anwesend zählen, sofern dies nicht ausdrücklich Ihre gewünschte Auswertung ist. Teilweise eingetroffene Gruppen brauchen eine eigene Regel.
Ein konkretes Produktbeispiel liefert die Odoo-19-Dokumentation zum Registration Desk. Das Scannen eines gültigen Ausweises gewährt dort Veranstaltungszugang und erfasst die Teilnahme. Daneben ist eine manuelle Auswahl angemeldeter Personen möglich. Das verdeutlicht einen Ankunftsschritt neben der Anmeldung, belegt aber weder Ihre Identitätsprüfung noch Regeln für Wiedereinlass oder Gruppen.
Ein einziges grünes „gültig“ ist als Information zu ungenau. Das Einlassteam braucht die richtige Veranstaltung, gegebenenfalls den Termin oder Ticketumfang, die aktuelle Berechtigung und den bisherigen Anwesenheitsstatus. Beschränken Sie persönliche Angaben auf das, was am Eingang benötigt wird.
Ein lesbarer Code ist noch keine Einlassentscheidung
Beschreiben Sie das Verhalten bei einem Code für eine andere Veranstaltung, einer stornierten Anmeldung und einem bereits verwendeten Ticket. Erfolgreiches Lesen darf nicht automatisch als erlaubter Zutritt erscheinen. Auch ein kopierter Ausweis beweist nicht, wer ihn vorzeigt. Ist eine Identitätsprüfung erforderlich, braucht sie einen gesondert geprüften Ablauf statt eines unbelegten Scanner-Versprechens.
Ein erfundenes Abnahmeszenario: Zwei Eingänge scannen dieselbe Anmeldung fast gleichzeitig. Ist nur der erste Einlass erlaubt, soll die Vorführung genau eine erfolgreiche Ankunft und eine verständliche Meldung über die vorherige Verwendung zeigen. Das ist ein gewünschtes Ergebnis für Ihre Umsetzung, keine durch die Quelle belegte Odoo-Eigenschaft.
Klären Sie auch den Wiedereinlass nach einer Pause. Er darf die Zahl unterschiedlicher Teilnehmender nicht versehentlich erhöhen. Wer die aktuelle Belegung wissen möchte, muss zusätzlich Ausgänge und Rückkehr nach einem vereinbarten Verfahren erfassen. Eine Ankunftsliste liefert diese Zahl nicht von selbst.
Die manuelle Suche darf Regeln nicht umgehen
Eine beschädigte Karte oder eine ausgefallene Kamera braucht eine brauchbare Alternative. Odoo beschreibt eine manuelle Übersicht angemeldeter Personen aus verschiedenen Veranstaltungen der Datenbank. Verlangen Sie für Ihre Anwendung eine unmissverständlich erkennbare Veranstaltung und legen Sie fest, wer suchen oder Ausnahmen freigeben darf.
Bei manueller Auswahl sollen dieselben Berechtigungs- und Wiederholungsregeln gelten wie beim Scannen. Eine Ersatzfunktion ist kein uneingeschränkter Einlassknopf. Muss eine befugte Person eine Ausnahme machen, bleiben Grund und verantwortliche Person nachvollziehbar, ohne die ursprüngliche Anmeldung still umzuschreiben.
Für Verbindungsprobleme brauchen Sie ebenfalls eine Entscheidung: Einlass unterbrechen, nach einem dokumentierten manuellen Verfahren arbeiten oder einen ausdrücklich getesteten Offline-Ablauf mit späterem Abgleich einsetzen? Die zitierte Anleitung belegt keinen Offline-Einlass. Dass eine Scanneransicht auf dem Handy startet, reicht dafür nicht.
Eingang und Auswertung gemeinsam abnehmen
Verwenden Sie fiktive Anmeldungen für Ihre Abnahmekriterien. Lassen Sie erste Ankunft, erneutes Scannen, falsche Veranstaltung, Stornierung, teilweise eingetroffene Gruppe und manuelle Suche vorführen. Hinzu kommen gleichzeitige Scans an getrennten Geräten und das vereinbarte Verfahren bei Verbindungsausfall.
Prüfen Sie anschließend die Auswertung. Anmeldungen, unterschiedliche angekommene Personen und wiederholte Eintritte müssen nach Ihren Definitionen unterscheidbar sein. Eine befugte Korrektur erklärt einen irrtümlichen Check-in, statt unerklärliche Änderungen im Bericht zu hinterlassen. Keine dieser Zahlen beweist für sich eine dauernde Anwesenheit oder Identität.
Bringen Sie zum Gespräch über eine individuelle Geschäfts-App Ihre Einlassregeln und einen beispielhaften Eingangsdienst mit. Entscheidend sind eine vorgeführte Entscheidung und nachvollziehbare Anwesenheitsdaten, nicht nur eine schnelle Scan-Animation.