Web-App entwickeln lassen in Österreich: Was kostet ein Tool?

Kurz gesagt: Was eine interne Web-App kostet, hängt vor allem von ihrer Komplexitätsstufe ab: ein einfaches Formular-Tool, ein Workflow mit Rollen und Freigaben oder ein Portal mit Schnittstellen. Abgerechnet wird meist nach Aufwand; für Software- und Webentwicklung nennt der Freelancer-Kompass 2026 einen Median von 90 € pro Stunde im DACH-Raum, Agenturen können darüber liegen. Rechnen Sie zusätzlich laufende Kosten für Hosting, Wartung und Weiterentwicklung ein, und prüfen Sie vor der Beauftragung, ob die KMU.DIGITAL-Förderung in Frage kommt.

Woraus sich der Preis zusammensetzt

Eine Web-App hat keinen Listenpreis. Der Preis ergibt sich aus geschätzten Stunden mal Stundensatz, plus laufender Kosten. Die Stunden hängen davon ab, wie viele Bildschirme, Rollen, Regeln und Verbindungen zu anderen Systemen die App braucht.

Zum Stundensatz: Laut Freelancer-Kompass 2026, einer Umfrage unter IT-Freelancern im DACH-Raum, liegt der Median über alle IT-Bereiche bei 95 € pro Stunde, für Software- und Webentwicklung bei 90 €. Eine eigene Auswertung nur für Österreich weist die Umfrage nicht aus; die Zahl ist daher ein Anhaltspunkt, kein österreichischer Marktpreis. Agenturen können höher liegen, bieten dafür aber Projektleitung, Vertretung und Tests aus einer Hand.

Zur Umsatzsteuer: Angebote werden in Österreich oft netto ausgewiesen. Der Normalsteuersatz beträgt nach § 10 Abs. 1 UStG 1994 20 %. Für vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe ist das ein Durchlaufposten, für alle anderen ein echter Kostenfaktor.

Stufe 1: Das Formular-Tool

Was es ist: Eine App, die eine Papier- oder Excel-Routine ersetzt. Daten werden erfasst, gespeichert, angezeigt und exportiert. Ein bis zwei Rollen, etwa „Erfassen“ und „Verwalten“.

Beispiele: Schadensmeldungen, Materialanforderungen, Anmeldungen zu internen Schulungen, eine einfache Geräteliste.

Was den Aufwand treibt: Anzahl der Felder und Masken, Dateiuploads, Export nach Excel oder PDF, Login.

Typisch: überschaubarer Umfang, oft in wenigen Wochen umsetzbar. Gut geeignet als erstes Projekt, um zu sehen, ob die Zusammenarbeit mit dem Entwickler funktioniert.

Stufe 2: Workflow mit Rollen und Freigaben

Was es ist: Daten durchlaufen mehrere Schritte und Personen. Jemand stellt einen Antrag, jemand anderer gibt frei, ein Dritter erledigt. Statuswechsel lösen Benachrichtigungen aus.

Beispiele: Urlaubs- und Spesenfreigaben, Auftragsabwicklung vom Eingang bis zur Rechnung, Wartungsplanung mit Fristen, interne Bestellungen mit Budgetgrenzen.

Was den Aufwand treibt:

Rollen und Rechte: Wer sieht was, wer darf was ändern?
Regeln: Fristen, Eskalationen, Vertretungen bei Abwesenheit
Benachrichtigungen per E-Mail oder Push
Protokoll: Wer hat wann was geändert?
Auswertungen und Übersichten

Typisch: deutlich mehr Aufwand als Stufe 1, weil jede Regel und jeder Sonderfall durchdacht, gebaut und getestet werden muss. Hier zahlt sich ein gutes Pflichtenheft am meisten aus.

Stufe 3: Portal mit Schnittstellen

Was es ist: Die App ist mit anderen Systemen verbunden und wird oft auch von Externen genutzt: Kunden, Lieferanten, Partner.

Beispiele: Kundenportal mit Auftragsstatus und Dokumenten, Lieferantenportal mit Bestellabwicklung, Anbindung an Buchhaltung, Warenwirtschaft oder einen Webshop.

Was den Aufwand treibt:

Jede Schnittstelle: Dokumentation des Fremdsystems lesen, Daten abgleichen, Fehlerfälle abfangen
Externe Nutzer: Registrierung, Passwort vergessen, Datenschutzinformation, Barrierefreiheit
Höhere Anforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit
Datenübernahme aus Altsystemen

Typisch: Die Schnittstellen sind oft der unsicherste Teil der Schätzung. Seriöse Angebote nennen hier Annahmen oder rechnen diesen Teil gesondert ab.

Ein Rechenbeispiel (hypothetisch)

Angenommen, ein Angebot für einen Freigabe-Workflow der Stufe 2 schätzt 80 Stunden zu 90 € netto:

Entwicklung: 80 × 90 € = 7.200 € netto
zuzüglich 20 % USt.: 1.440 €
Summe brutto: 8.640 €

Dazu kommen die laufenden Kosten. Das Beispiel zeigt die Rechenlogik, nicht einen Marktpreis; Ihre Stundenzahl hängt vollständig vom Umfang ab.

Laufende Kosten nicht vergessen

Hosting: Server oder Cloud-Plattform, Datenbank, Sicherungen, Domain.
Wartung: Sicherheitsupdates für Programmiersprache, Bibliotheken und Server. Diese fallen an, auch wenn Sie keine neuen Funktionen wollen.
Weiterentwicklung: Nach dem Start kommen fast immer Wünsche aus dem Alltag. Ein kleines monatliches oder jährliches Budget dafür ist realistischer als „fertig ist fertig“.
Support: Wer hilft, wenn ein Mitarbeiter nicht mehr einsteigen kann?

Klären Sie im Vertrag, ob Wartung pauschal oder nach Aufwand verrechnet wird, und was bei einem Wechsel des Dienstleisters passiert: Zugang zum Code, Zugangsdaten, Dokumentation.

Förderung: KMU.DIGITAL

Die Initiative KMU.DIGITAL von Wirtschaftsministerium und Wirtschaftskammer ist 2026 neu gestartet. Laut WKO können seit 12. Jänner 2026 wieder Anträge für die Beratungsförderung gestellt werden; die aufbauende Umsetzungsförderung war für das zweite Quartal 2026 angekündigt, und die aws listet inzwischen die „KMU.DIGITAL Umsetzungsförderung 4.0“ als aktuelle Runde.

Aus den FAQ auf kmudigital.at zur Umsetzungsförderung sind für Software-Projekte drei Punkte wichtig:

Förderungsfähig sind unter anderem Leistungen externer Anbieter wie Programmiertätigkeit im Zusammenhang mit aktivierungspflichtigen Neuinvestitionen.
Vorab muss eine geförderte Beratung (Potenzialanalyse oder Strategieberatung) in Anspruch genommen worden sein.
Vor dem Einbringen des Antrags dürfen keine Kosten oder Leistungen angefallen sein; Leistung, Rechnung und Zahlung müssen danach liegen.

Prüfen Sie die Bedingungen der aktuellen Runde direkt bei aws und kmudigital.at, bevor Sie einen Auftrag erteilen. Wer zuerst beauftragt und dann fördern lassen will, geht in der Regel leer aus.

Wie Sie zu einem belastbaren Angebot kommen

Beschreiben Sie den heutigen Ablauf mit echten Beispielen, nicht nur die gewünschten Funktionen.
Legen Sie fest, was in die erste Version muss und was warten kann.
Holen Sie zwei bis drei Angebote ein und vergleichen Sie die Annahmen, nicht nur die Endsumme.
Fragen Sie nach den laufenden Kosten für drei Jahre.

Ob eine Standardlösung nicht doch reicht, prüfen Sie am besten vorher; für Kundenverwaltung etwa hilft die Scorecard im Beitrag CRM-Software oder eigene Web-App?.

Häufige Fragen

Ist ein Fixpreis besser als Abrechnung nach Aufwand?

Ein Fixpreis gibt Planungssicherheit, setzt aber eine sehr genaue Beschreibung voraus; Änderungen werden dann extra verrechnet. Für klar umrissene Tools der Stufe 1 passt ein Fixpreis gut, für Stufe 3 eher Aufwand mit Obergrenze.

Wem gehört der Code?

Das regelt der Vertrag. Vereinbaren Sie die Nutzungsrechte und den Zugang zum Code-Repository ausdrücklich.

Wie lange dauert die Entwicklung?

Das hängt von der Stufe und davon ab, wie schnell Entscheidungen auf Ihrer Seite fallen. Oft ist die Abstimmung der längere Teil als das Programmieren.

Wenn Sie Ihr Vorhaben einer Stufe zuordnen und einen realistischen Rahmen dafür haben möchten, melden Sie sich gern.