Was eine wartbare Übergabe enthalten sollte
Eine wartbare Übergabe versetzt jemanden, der das Projekt nicht gebaut hat, in die Lage, es zu betreiben, zu reparieren und zu verändern. Sie sollte enthalten, wem jedes Konto und jede Kostenstelle gehört, wo alles liegt, wie man es neu aufbaut oder wiederherstellt, eine kurze Aufzeichnung der wichtigen Entscheidungen und ihrer Gründe, bekannte Probleme und eine namentlich genannte verantwortliche Person. Wenn eine Aufgabe davon abhängt, dass sich eine Person an etwas erinnert, schreiben Sie es auf.
Wozu eine Übergabe dient
Eine Übergabe überträgt die Fähigkeit, etwas zu betreuen, nicht nur die Dateien. GOV.UK nennt einen reibungsloseren Übergang von Wissen und Fähigkeiten nach Ende eines Vertrags oder Programms unter den Vorteilen einer klaren Beschaffungsstrategie. Für ein kleines Unternehmen gilt dieselbe Idee, wenn ein Freelancer, Lieferant oder eine Kollegin die Arbeit abschließt. Der Test ist einfach: Käme jemand anderes zurecht, wenn der Ersteller morgen verschwände?
Konten, Eigentum und Kosten
Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen und nicht der Ersteller die wichtigen Konten besitzt, etwa Domain, Hosting, E-Mail-Dienst und jedes Code-Repository. Listen Sie jeden Dienst auf, wer den Zugang hat, welche E-Mail-Adresse seine Mitteilungen erhält, was er kostet und wann er sich verlängert. Teilen Sie Zugriffe über die Einladungsfunktionen des jeweiligen Dienstes und senden Sie niemals Passwörter in einfachen Nachrichten.
Wo die Dinge liegen und wie man sie zurückholt
Schreiben Sie eine kurze Übersicht der Teile: wo die Website läuft, wo die Daten gespeichert sind, wohin Backups gehen und wie lange sie aufbewahrt werden. Der Rat des GOV.UK Service Manual zur Technologieauswahl empfiehlt, eine Übersicht der Komponenten zu erstellen und zu pflegen und stets die volle Kontrolle über alle gespeicherten Daten zu behalten. Eine Übersicht muss nicht aufwendig sein. Eine einseitige Liste mit einer einfachen Zeichnung genügt, solange sie aktuell gehalten wird.
Halten Sie auch fest, wie man aus einem Backup wiederherstellt und wer das schon einmal getan hat. Ein ungetestetes Backup ist eine Hoffnung und kein Plan.
Eine kleine Wiederherstellungs-Checkliste
Das britische National Cyber Security Centre rät, alles zu sichern, dessen Verlust Sie stören würde, die Kopie an einem getrennten Ort aufzubewahren, austauschbare Backup-Medien bei Nichtgebrauch zu trennen und zu prüfen, dass ein Backup Ihre wichtigen Daten enthält. Die Seite ist für Privatpersonen und Familien geschrieben, betrachten Sie sie also als Ausgangspunkt für ein kleines Projekt und nicht als vollständigen Wiederherstellungsplan. Vereinbaren Sie diese Liste vor der Übergabe mit dem neuen Verantwortlichen:
- Auflisten, was wiederherstellbar sein muss: Inhalte, Kundendatensätze, Einstellungen und Dateien
- Festhalten, wo das Backup liegt, wer es öffnen kann und dass es vom Livesystem getrennt ist
- Vereinbaren, wie viel jüngste Arbeit Sie zu verlieren akzeptieren könnten und wie lange eine Wiederherstellung dauern darf, als Planungsziele und nicht als Garantien
- Die verantwortliche Person und ein Datum für die nächste Prüfung benennen
- In eine isolierte Testkopie mit erfundenen Beispieldatensätzen wiederherstellen, nicht mit echten personenbezogenen Daten
- Prüfen, dass die Beispieldatensätze und wichtige Aktionen, etwa eine Formularübermittlung, funktionieren
- Aufschreiben, was getestet wurde und was nicht, sowie etwaige Einschränkungen
Entscheidungen und ihre Gründe festhalten
Ein Architecture Decision Record im ADR-Ansatz hält eine einzelne Entscheidung und ihre Begründung fest und hilft späteren Leserinnen und Lesern, Gründe, Abwägungen und Folgen zu verstehen. Eine Sammlung davon bildet ein Entscheidungsprotokoll. Für ein kleines Projekt kann das eine Liste mit je wenigen Zeilen sein: was gewählt wurde, was sonst erwogen wurde, warum und was Sie dazu bringen würde, es zu überdenken. Es bewahrt einen Nachfolger davor, eine gute Entscheidung rückgängig zu machen, weil der Grund verloren ging.
Die Übergabe-Checkliste
Verwenden Sie eine Liste wie diese und haken Sie die Punkte gemeinsam mit der Person ab, die die Arbeit übernimmt.
- Konten und wem jedes gehört, mit Verlängerungsterminen und Kosten
- Wo Website, App oder Automatisierung laufen und wo ihre Daten liegen
- Wie Inhalte oder Einstellungen aktualisiert werden, mit einem durchgespielten Beispiel
- Wie eine Änderung ausgerollt und wieder rückgängig gemacht wird
- Backups: was, wo, wie oft und wie wiederhergestellt wird
- Bekannte Probleme und unfertige Arbeit, in einfachen Worten
- Kurzes Entscheidungsprotokoll mit Gründen
- Wen man wofür fragt, und die benannte verantwortliche Person nach der Übergabe
- Testdatensätze oder Schritte, um zu prüfen, dass alles noch funktioniert
Ein hypothetisches Beispiel
Stellen Sie sich eine Floristin vor, deren Online-Bestellformular ein Freelancer gebaut hat. Bei der Übergabe liefert der Freelancer ein einseitiges Dokument: Die Domain ist auf den Namen der Floristin registriert, das Formular sendet an ein gemeinsames Postfach, Bestellungen werden außerdem in einer Tabelle gespeichert, die wöchentlich exportiert wird, und eine Notiz erklärt, dass die Liefertage auf Dienstag bis Samstag beschränkt waren, weil der Transporter montags nicht verfügbar ist. Die Assistentin der Floristin ist als verantwortliche Person benannt und probiert die Aktualisierungsschritte einmal aus, während der Freelancer zusieht. Dieses Beispiel ist hypothetisch.
Üben Sie die Übergabe
Bitten Sie die Person, die die Arbeit übernimmt, zwei oder drei echte Aufgaben allein anhand der Dokumente auszuführen: einen Preis ändern, eine Kopie wiederherstellen, einen Nutzer zurücksetzen. Was sie anhand der Notizen nicht konnte, ist das, was zu ergänzen ist. Überarbeiten Sie das Dokument dann, wenn sich etwas ändert, damit es wahr bleibt.