بوابة عضوية الجمعية: من يستفيد من عضوية جهة أخرى؟

عندما تقدم جمعية عضوية للمؤسسات، ينبغي أن تحدد الأشخاص الذين يستطيعون الاستفادة منها. فالجهة التي تدفع الرسوم والعضو الأساسي والأشخاص المستفيدون قد يكونون جهات اتصال مختلفة. تحتاج البوابة إلى شرح هذه العلاقة، لا إلى اعتبار كل من يستخدم نطاق البريد نفسه عضوا.

القرار المطلوب عند بناء البوابة هو تحديد ما إذا كانت المنافع تنتقل عبر علاقة مؤهلة بعينها، وكيف تبقى هذه العلاقة محدثة. يختلف ذلك عن شراء مقاعد برمجية أو دعوة زميل لإدارة حساب. من يحق له حضور فعالية للأعضاء لا يحق له بالضرورة الاطلاع على فواتير المؤسسة أو تغيير عضويتها.

ابدؤوا بالعضو الأساسي والعلاقة المؤهلة

لنفترض جمعية مهنية افتراضية تقبل شركة عضوا أساسيا، وتتيح لموظفين محددين بعض المنافع. اكتبوا العلاقة المطلوبة، ومن يؤكدها، وما المنافع الناتجة عنها تحديدا. تطابق العنوان البريدي أو لاحقة البريد الإلكتروني أو جهة الفوترة لا يثبت وحده تحقق العلاقة المعتمدة.

يشرح دليل CiviCRM الرسمي لتعريف العضويات إمكان اشتقاق العضوية من علاقة بين جهتي اتصال. ويقدم مثالا لجمعية مهنية تسمح لموظفي الشركة العضو بالاستفادة من عضويتها. يمكن تحديد نوع العلاقة التي تنتقل عبرها العضوية ضمن إعداد نوع العضوية.

هذا نموذج مفيد، وليس قاعدة تلزم جمعيتكم باعتماد علاقة التوظيف. على المسؤولين في الجمعية إقرار شروط الاستفادة. ولا تجمعوا مستندات شخصية غير لازمة لمجرد أن البوابة تستطيع استقبال الملفات؛ حددوا المطلوب ومن يحق له الاطلاع عليه.

عرفوا الحصة المتاحة بوضوح

يوثق CiviCRM أيضا إعداد «Max related» لتحديد أقصى عدد من العضويات المشتقة المرتبطة بكل عضو أساسي. إذا كان عرضكم يتضمن حصة محددة، فبينوا ما الذي يشغل مكانا منها: شخص معتمد، أم ترشيح لم يحسم بعد، أم فئة أخرى محددة. ينبغي أن تفرق شاشة الإدارة بين الأماكن المشغولة والطلبات التي تنتظر المراجعة.

في التطبيق المخصص، اتفقوا على معالجة ترشيحات متزامنة عندما تكون الحصة مكتملة. لا تستبدلوا مستفيدا قائما بصمت، ولا تبيعوا عضوية إضافية دون طلب صريح. هذه ضوابط مقترحة للتنفيذ، وليست سلوكا اختبره هذا المقال في نسخة عاملة من CiviCRM.

اشرحوا الحصة في صفحة العرض قبل الشراء. لا تقولوا إن عضوية الشركة تشمل جميع الموظفين إذا كانت القاعدة المعتمدة تقصر الاستفادة على عدد معين أو مجموعة محددة. ينبغي أن يتمكن المسؤول الذي يدير الترشيحات من تفسير سبب قبول شخص وبقاء آخر قيد المراجعة.

حددوا أثر تغير العلاقة

قد يغادر موظف الشركة بينما تبقى الشركة عضوا. وقد تنتهي عضوية الشركة بينما تظل بيانات الشخص ضرورية لغرض آخر مشروع. حددوا من يسجل كل تغيير، وأي منافع تحتاج إلى إعادة تقييم بعده.

اطلبوا حفظ سبب التغيير وتاريخ سريانه دون حذف التاريخ الشخصي غير المرتبط به. وقرروا ما إذا كان حجز فعالية مستقبلية يحتاج إلى مراجعة بعد انتهاء العلاقة. لا تعيدوا كتابة سجل حضور سابق تلقائيا، ولا تلغوا عضوية شخصية مستقلة لأن منفعة مشتقة من الشركة تغيرت.

لا تحدد إعدادات العلاقة في المصدر جميع قواعد الانتقال هذه. مكانها سياسة الجمعية المعتمدة ومتطلبات التنفيذ. وبخاصة، لا تعدوا بسحب فوري للوصول في كل نظام متصل دون اختبار التكامل الفعلي. ظهور الحالة الجديدة في شاشة الإدارة ليس وحده دليلا على تغير كل الخدمات الأخرى.

افصلوا الاستفادة عن إدارة الحساب

ينبغي أن يرى الموظف المختص لماذا يستفيد شخص من العضوية: العضو الأساسي والعلاقة المؤهلة وحالة المراجعة. أما من يرشح الأشخاص أو يرى المدفوعات أو يغير بيانات المؤسسة، فله صلاحيات مستقلة. الظهور في قائمة المستفيدين لا يمنح هذه الصلاحيات تلقائيا.

استخدموا مسار دعوات بوابة العملاء عندما يحتاج الأشخاص إلى حسابات. قبول الدعوة لا يثبت وحده وجود علاقة تؤهل للاستفادة من عضوية الجمعية، ولا يمنح الحق في كل المنافع.

اطلبوا عرض تغيير كامل للعلاقة

ضمن معايير قبول التطبيق، استخدموا جهات اتصال مختلقة: موظفا مؤهلا، وشخصا غير مرتبط ببريد مشابه، وحصة مكتملة، وموظفا مغادرا، وشخصا لديه عضوية شخصية إضافية. افحصوا تفسير الاستفادة والصلاحيات بعد كل تغيير.

أحضروا القواعد المعتمدة ونموذج ترشيح فارغا إلى مناقشة بوابة العضوية. النتيجة المطلوبة سلسلة استحقاق مفهومة، لا قائمة جهات اتصال تحمل شارة عضوية. لم تغير عضوية حقيقية أو صلاحية وصول، ولم تجر مراجعة مختصة لسياسة جمعية أثناء إعداد هذا الدليل.