Verbandsportal: Wer erhält Leistungen über die Mitgliedschaft eines anderen?
Bietet ein Verband eine Organisationsmitgliedschaft an, muss feststehen, welche Personen darüber Leistungen erhalten dürfen. Zahlende Stelle, Hauptmitglied und begünstigte Personen können unterschiedliche Kontakte sein. Das Portal sollte diese Beziehung erklären, statt alle Personen mit derselben E-Mail-Domain zu Mitgliedern zu erklären.
Die zentrale Entscheidung lautet: Entstehen Leistungen aus einer bestimmten qualifizierenden Beziehung, und wie wird diese gepflegt? Das ist weder der Kauf von Softwarelizenzen noch eine Einladung zur Kontoverwaltung. Wer an einer Mitgliederveranstaltung teilnehmen darf, muss deshalb noch lange keine Organisationsrechnungen lesen oder die Mitgliedschaft ändern dürfen.
Hauptmitglied und qualifizierende Beziehung bestimmen
Ein fiktiver Berufsverband nimmt ein Unternehmen als Hauptmitglied auf und gewährt benannten Beschäftigten ausgewählte Leistungen. Halten Sie fest, welche Beziehung dafür erforderlich ist, wer sie bestätigt und welche Vorteile daraus tatsächlich entstehen. Eine gemeinsame Anschrift, E-Mail-Endung oder Rechnungsadresse belegt für sich allein nicht die vereinbarte Berechtigung.
Der offizielle CiviCRM-Leitfaden zur Definition von Mitgliedschaften beschreibt die Weitergabe einer Mitgliedschaft entlang einer Kontaktbeziehung. Als Beispiel nennt er einen Berufsverband, dessen Unternehmensmitglieder Leistungen an Beschäftigte weitergeben. Im Mitgliedschaftstyp lässt sich dafür ein Beziehungstyp auswählen.
Das ist ein nutzbares Modell, keine Vorgabe, dass Ihr Verband zwingend ein Beschäftigungsverhältnis verlangen muss. Lassen Sie die Regeln durch die zuständige Verbandsleitung freigeben. Sammeln Sie nicht unnötig persönliche Nachweise, nur weil das Portal Dateien annehmen kann. Legen Sie Bedarf und erlaubte Einsicht fest.
Das Kontingent verständlich definieren
CiviCRM dokumentiert außerdem „Max related“ als Obergrenze für abgeleitete Mitgliedschaften je Hauptmitglied. Falls Ihr Angebot ein Kontingent vorsieht, definieren Sie, was einen Platz belegt: eine bestätigte Person, eine noch offene Benennung oder eine andere klar beschriebene Gruppe. Die Verwaltung muss belegte Plätze von prüfbedürftigen Anfragen unterscheiden können.
Vereinbaren Sie für Ihre individuelle Umsetzung, wie konkurrierende Benennungen bei ausgeschöpftem Kontingent behandelt werden. Weder soll stillschweigend eine bisher begünstigte Person ersetzt noch eine zusätzliche Mitgliedschaft verkauft werden. Das sind vorgeschlagene Anforderungen, keine in diesem Leitfaden an einer laufenden CiviCRM-Installation nachgewiesenen Abläufe.
Erklären Sie das Kontingent bereits im Angebot. Eine Unternehmensmitgliedschaft sollte nicht als Leistung für sämtliche Beschäftigten beworben werden, wenn die freigegebene Regel nur eine begrenzte Zahl oder eine bestimmte Gruppe umfasst.
Folgen einer geänderten Beziehung festlegen
Eine Mitarbeiterin kann ausscheiden, während das Unternehmen Mitglied bleibt. Umgekehrt kann die Unternehmensmitgliedschaft enden, obwohl der persönliche Kontaktdatensatz für zulässige weitere Zwecke benötigt wird. Wer erfasst die Änderung, und welche Leistungen müssen danach neu beurteilt werden?
Verlangen Sie einen nachvollziehbaren Grund und Wirksamkeitszeitpunkt, ohne unabhängige persönliche Historie zu löschen. Entscheiden Sie, ob eine künftige Veranstaltungsbuchung nach Ende der Beziehung zur Prüfung vorgelegt wird. Vergangene Teilnahmen dürfen nicht einfach umgeschrieben werden. Eine eigene persönliche Mitgliedschaft darf nicht allein wegen geänderter abgeleiteter Leistungen verschwinden.
Die zitierte Beziehungskonfiguration bestimmt diese Übergänge nicht vollständig. Sie gehören in Ihre freigegebenen Verbandsregeln und das Entwicklungsbriefing. Versprechen Sie insbesondere keinen sofortigen Entzug in allen angeschlossenen Systemen, solange die tatsächlichen Integrationen nicht geprüft wurden.
Leistungsberechtigung und Verwaltung trennen
Die Personalansicht sollte erklären, warum jemand Leistungen erhält: Hauptmitgliedschaft, qualifizierende Beziehung und geprüfter Zustand. Unabhängig davon wird geregelt, wer Personen benennen, Zahlungsunterlagen sehen oder Angaben des Hauptmitglieds bearbeiten darf. Eine begünstigte Person erhält nicht automatisch Verwaltungsrechte.
Für notwendige Benutzerkonten nutzen Sie den gesonderten Einladungsablauf im Kundenportal. Die Annahme einer Einladung belegt für sich weder die erforderliche Verbandsbeziehung noch den Anspruch auf sämtliche Mitgliedsleistungen.
Eine vollständige Änderung vorführen
Nehmen Sie fiktive Kontakte in die Abnahmekriterien auf: eine berechtigte Mitarbeiterin, eine unbeteiligte Person mit ähnlicher E-Mail-Adresse, ein volles Kontingent, einen ausscheidenden Mitarbeiter und eine Person mit zusätzlicher eigener Mitgliedschaft. Prüfen Sie nach jeder Änderung Leistungsbegründung und Rechte.
Bringen Sie die freigegebenen Berechtigungsregeln und ein leeres Benennungsformular zum Gespräch über ein Mitgliederportal mit. Gefordert ist eine verständliche Berechtigungskette, keine Kontaktliste mit Mitgliedszeichen. Für diesen Leitfaden wurden keine echten Mitgliedschaften oder Zugänge geändert und keine Verbandsregeln fachlich bewertet.