ما الذي يجب فحصه قبل نقل البيانات بين الأدوات

حدّدوا ما سيُنقل

اذكروا السجلات والملفات والتاريخ الذي تحتاجونه في الأداة الجديدة. وكونوا صريحين بشأن ما ستتركونه، مثل العملاء القدامى غير النشطين، وأين سيُحفظ ذلك الأرشيف. النقل لحظة مناسبة للتوقف عن حمل بيانات لا يستخدمها أحد، لكن فقط إذا كان القرار مقصوداً ومكتوباً.

افحصوا جودة ما لديكم

يصف إطار جودة البيانات الحكومي في المملكة المتحدة عدة أبعاد مفيدة كقائمة تحقق. الاكتمال هو درجة وجود السجلات. والتفرّد هو درجة غياب التكرار. والاتساق يعني ألا تتناقض القيم مع قيم أخرى للكيان نفسه. والحداثة تعني أن البيانات محدّثة. والصلاحية تعني أنها ضمن النطاق والصيغة المتوقعين. والدقة هي درجة مطابقتها للواقع.

أجروا فحصاً سريعاً لكل بُعد: كم سجلاً فيه حقول مطلوبة فارغة، وكم سجلاً يظهر مرتين، وأي القيم تُكتب بعدة طرق، وأيها يبدو قديماً. أصلحوا ما تستطيعون قبل النقل، لأن الأداة الجديدة ستحفظ الأخطاء القديمة بأمانة.

افحصوا كيف يمكن للبيانات أن تغادر

انظروا ما الذي تستطيع الأداة القديمة تصديره وبأي صيغة. تستخدم إرشادات ICO بشأن قابلية نقل البيانات عبارة صيغ منظّمة وشائعة الاستخدام وقابلة للقراءة آلياً عند وصف كيفية تقديم البيانات الشخصية، وتدرج طرق النقل الآمن ضمن فحوصاتها. وتتعلق هذه الإرشادات بأفراد يطلبون بياناتهم من المؤسسات وهي قيد المراجعة بعد تغييرات في القانون، لذا اعتبروها معياراً مفيداً للممارسة الجيدة لا نصيحة بشأن التزاماتكم الخاصة.

عملياً، فضّلوا صيغة مثل CSV تُبقي البيانات في صفوف وأعمدة، وتأكدوا من سلامة التواريخ والحروف المشكّلة والنصوص الطويلة، وانقلوا الملفات عبر قناة آمنة بدلاً من البريد الإلكتروني.

طابقوا كل حقل

أنشئوا جدولاً بسيطاً فيه اسم الحقل القديم واسم الحقل الجديد وأي تغيير لازم ومثال. انتبهوا للحقول التي تجمع شيئين، مثل اسم كامل في عمود واحد بينما تطلب الأداة الجديدة عمودين، وللقيم التي لن تقبلها الأداة الجديدة، مثل حالة غير موجودة فيها.

• حقول مطلوبة في الأداة الجديدة تتركها البيانات القديمة فارغة
• صيغ التواريخ والأرقام
• قيم القوائم المنسدلة التي تحتاج إلى ترجمة
• الروابط بين السجلات، مثل أي جهة اتصال تنتمي إلى أي شركة
• المرفقات وأين ستُحفظ

أجروا استيراداً تجريبياً وقارنوا

استوردوا عيّنة صغيرة أولاً، ربما خمسين سجلاً مختارة بحيث تشمل بعض الحالات المعقدة. قارنوا عدد السجلات قبل الاستيراد وبعده، وافحصوا عدداً قليلاً منها بالتفصيل جنباً إلى جنب، وانظروا تحديداً إلى الحالات التي أقلقتكم، مثل الحروف المشكّلة والملاحظات الطويلة والسجلات المرتبطة. وبعد ذلك فقط أجروا النقل الكامل.

احتفظوا بطريق للعودة

اتركوا البيانات القديمة دون مساس وللقراءة فقط إلى أن ترضوا، واحتفظوا بنسخة مؤرّخة من التصدير. اتفقوا على من يحق له استخدام أي أداة خلال فترة التحوّل حتى لا يحدّث شخصان نظامين. وحدّدوا التاريخ الذي تتوقف فيه الأداة القديمة عن الاستخدام، ومن يؤكد اكتمال النقل.

التصديرات القديمة والأصول ونسخ الاختبار

غالباً ما تحتوي التصديرات القديمة والأصل المخصص للقراءة فقط ونسخ الاختبار على بيانات شخصية، لذا امنحوا كلاً منها غرضاً ومراجعاً مسمّى وتاريخاً يقرر فيه ذلك الشخص هل يُحتفظ بها أو تُمحى أو تُجهَّل هويتها. تنص إرشادات ICO بشأن تقييد التخزين على أن البيانات الشخصية يجب ألا تُحفظ مدة أطول مما يلزم، وأن المدة ينبغي أن يبررها الغرض، وأن المدد القياسية المحددة في السياسات أفضل متى أمكن، وأن البيانات ينبغي أن تُراجع دورياً. هذه إرشادات بريطانية وليست استشارة قانونية ولا مؤقتاً ثابتاً، ولا يمكنها أن تتجاوز واجبات حفظ السجلات القانونية. وصفحة ICO موسومة بأنها قيد المراجعة بسبب قانون Data (Use and Access) Act وقد تتغير.

مثال افتراضي

تخيّلوا مدير عقارات صغيراً ينقل سجلات المستأجرين من جدول بيانات إلى أداة قاعدة بيانات. يكشف فحص الجودة عن كتابتين لاسم المستأجر نفسه وعدة أرقام هواتف فارغة. يصلح الفريق ذلك، ويفصل عمود عنوان مدمجاً إلى شارع ومدينة، ويستورد خمسين سجلاً ويجد أن التواريخ تصل بترتيب خاطئ. يعدّل المطابقة، ويكرر العيّنة، وبعدها فقط يستورد كل شيء. تتطابق الأعداد، ويُحفظ جدول البيانات للقراءة فقط لمدة ثلاثة أشهر. الأشهر الثلاثة مجرد توضيح لا توصية؛ فعلى المالك أن يبرر مدة الاحتفاظ وتاريخ المراجعة والإجراء النهائي. هذا المثال افتراضي.