Was Sie vor dem Verschieben von Daten zwischen Tools prüfen sollten

Festlegen, was umzieht

Listen Sie die Datensätze, Dateien und den Verlauf auf, die Sie im neuen Tool brauchen. Legen Sie ausdrücklich fest, was Sie zurücklassen, etwa alte inaktive Kunden, und wo dieses Archiv liegen wird. Ein Umzug ist ein guter Moment, Daten nicht länger mitzuschleppen, die niemand nutzt, aber nur, wenn die Entscheidung bewusst getroffen und schriftlich festgehalten wird.

Die Qualität des Vorhandenen prüfen

Das UK Government Data Quality Framework beschreibt mehrere Dimensionen, die sich als Checkliste eignen. Vollständigkeit ist der Grad, in dem Datensätze vorhanden sind. Eindeutigkeit ist der Grad, in dem keine Duplikate vorliegen. Konsistenz bedeutet, dass Werte anderen Werten für dieselbe Entität nicht widersprechen. Aktualität bedeutet, dass die Daten auf dem neuesten Stand sind. Gültigkeit bedeutet, dass sie im erwarteten Bereich und Format liegen. Genauigkeit ist der Grad, in dem sie der Wirklichkeit entsprechen.

Führen Sie für jede Dimension eine schnelle Prüfung durch: wie viele Datensätze leere Pflichtfelder haben, wie viele doppelt vorkommen, welche Werte auf mehrere Arten geschrieben sind und welche veraltet wirken. Beheben Sie, was Sie können, vor dem Umzug, denn ein neues Tool bewahrt alte Fehler getreulich.

Prüfen, wie die Daten das alte Tool verlassen können

Sehen Sie nach, was das alte Tool exportieren kann und in welchem Format. Die ICO-Leitlinien zur Datenübertragbarkeit verwenden die Formulierung strukturierte, gängige und maschinenlesbare Formate, wenn sie beschreiben, wie personenbezogene Daten bereitgestellt werden sollen, und nennen unter ihren Prüfpunkten auch sichere Übertragungswege. Diese Leitlinien betreffen Einzelpersonen, die von Organisationen ihre Daten verlangen, und werden nach Gesetzesänderungen überprüft; betrachten Sie sie daher als nützlichen Standard guter Praxis, nicht als Beratung zu Ihren eigenen Pflichten.

Bevorzugen Sie in der Praxis ein Format wie CSV, das die Daten in Zeilen und Spalten hält, prüfen Sie, ob Datumsangaben, Akzente und lange Texte erhalten bleiben, und übertragen Sie Dateien über einen sicheren Kanal statt per E-Mail.

Jedes Feld zuordnen

Erstellen Sie eine einfache Tabelle mit dem alten Feldnamen, dem neuen Feldnamen, der nötigen Änderung und einem Beispiel. Achten Sie auf Felder, die zwei Dinge vereinen, etwa einen vollständigen Namen in einer Spalte, wenn das neue Tool zwei verlangt, und auf Werte, die das neue Tool nicht akzeptiert, etwa einen Status, der dort nicht existiert.

• Pflichtfelder im neuen Tool, die die alten Daten leer lassen
• Datums- und Zahlenformate
• Auswahllistenwerte, die übersetzt werden müssen
• Verknüpfungen zwischen Datensätzen, etwa welcher Kontakt zu welchem Unternehmen gehört
• Anhänge und wo sie künftig liegen werden

Einen Testimport durchführen und vergleichen

Importieren Sie zuerst eine kleine Stichprobe, etwa fünfzig Datensätze, die so ausgewählt sind, dass knifflige darunter sind. Vergleichen Sie die Anzahl der Datensätze vorher und nachher, prüfen Sie einige im Detail nebeneinander und sehen Sie sich gezielt die Fälle an, die Ihnen Sorgen gemacht haben, etwa Akzente, lange Notizen und verknüpfte Datensätze. Erst dann führen Sie den vollständigen Umzug durch.

Einen Weg zurück offenhalten

Lassen Sie die alten Daten unangetastet und schreibgeschützt, bis Sie zufrieden sind, und fertigen Sie eine datierte Kopie des Exports an. Legen Sie fest, wer während des Wechsels welches Tool nutzen darf, damit nicht zwei Personen zwei Systeme aktualisieren. Bestimmen Sie das Datum, ab dem das alte Tool nicht mehr verwendet wird, und wer bestätigt, dass der Umzug abgeschlossen ist.

Alte Exporte, Originale und Testkopien

Alte Exporte, das schreibgeschützte Original und Testkopien enthalten oft personenbezogene Daten. Geben Sie daher jedem einen Zweck, einen benannten Prüfer und ein Datum, an dem diese Person entscheidet, ob sie behalten, gelöscht oder anonymisiert werden. Die ICO-Leitlinien zur Speicherbegrenzung besagen, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden dürfen, dass der Zeitraum durch den Zweck begründet sein sollte, dass in Richtlinien festgelegte Standardfristen nach Möglichkeit vorzuziehen sind und dass Daten regelmäßig überprüft werden sollten. Dies ist britische Orientierung, keine Rechtsberatung und keine feste Frist, und sie kann gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht außer Kraft setzen. Die ICO-Seite ist wegen des Data (Use and Access) Act als in Überprüfung gekennzeichnet und kann sich ändern.

Ein hypothetisches Beispiel

Stellen Sie sich eine kleine Hausverwaltung vor, die Mieterdaten aus einer Tabelle in ein Datenbank-Tool überträgt. Eine Qualitätsprüfung findet zwei Schreibweisen desselben Mieters und mehrere leere Telefonnummern. Das Team behebt sie, ordnet eine kombinierte Adressspalte in Straße und Ort auf, importiert fünfzig Datensätze und stellt fest, dass Datumsangaben in falscher Reihenfolge ankommen. Es passt die Zuordnung an, wiederholt die Stichprobe und importiert erst dann alles. Die Anzahlen stimmen, und die Tabelle wird drei Monate lang schreibgeschützt aufbewahrt. Die drei Monate sind nur eine Veranschaulichung, keine Empfehlung; der Verantwortliche müsste die Aufbewahrungsfrist, das Prüfdatum und die Abschlussmaßnahme begründen. Dieses Beispiel ist hypothetisch.