اتفاقيات الشراء الإطارية: افصلوا الاتفاقية عن كل طلب يصدر بموجبها
إذا كنتم تشترون باستمرار من المورد نفسه بشروط متفق عليها، فينبغي أن يميز التطبيق بين الاتفاقية الإطارية والطلبات الفردية الصادرة بموجبها. قد تفسر الاتفاقية السعر وفترة السريان، لكنها لا تثبت أن شحنة محددة طلبت أو أكدها المورد أو استلمت.
يساعد هذا الدليل في وصف تلك العلاقة داخل تطبيق أعمال. راجعوا الشروط التجارية وأي التزام بحد أدنى للشراء مع مختص مناسب. وجود حقل اسمه «اتفاقية» لا يحدد الأثر القانوني للمستند.
ما الذي يسجل في الاتفاقية؟
سجلوا المورد والمنتجات المشمولة والعملة والأسعار المتفق عليها وفترة السريان ومسؤول الشراء. أتيحوا المستند الأصلي أو مرجعه. وإذا تضمنت الاتفاقية حدوداً للكميات أو الإنفاق، فميزوا بين الالتزام الملزم والتقدير المستخدم للتخطيط فقط.
يصف دليل Odoo الرسمي للطلبات الإطارية مشتريات متكررة من مورد بأسعار محددة مسبقاً. ويتضمن نموذج الاتفاقية المورد ومسؤول الشراء والعملة والسريان والمنتجات والكميات وأسعار الوحدات. هذا مثال من منتج معين، لا دليل على تطابق شروط كل الاتفاقيات.
وينبه الدليل إلى أن أسعار المنتجات لا تضاف تلقائياً عند إنشاء الاتفاقية؛ يجب إدخال سعر الوحدة المتفق عليه وإلا بقي صفراً. المتطلب العملي هو التمييز بين سعر صفري متفق عليه فعلاً وسعر لم يدخل بعد. لا تسمحوا بأن تبدو الإعدادات الناقصة كشراء مجاني صالح.
هوية مستقلة لكل طلب
اعرضوا لكل طلب مرجعه وكميات المنتجات وموعد التسليم المطلوب وحالته. احفظوا ارتباطه بنسخة الاتفاقية التي استخدمت. مسودة الاستفسار ليست تأكيداً من المورد، وأمر الشراء المؤكد ليس استلاماً للبضاعة.
يوثق Odoo إنشاء طلبات عروض أسعار مرتبطة باتفاقية إطارية مؤكدة، مع تعبئة بيانات من الاتفاقية وتحديث حقل Ordered اعتماداً على الطلبات المرتبطة. يوضح ذلك أهمية العلاقة، لكنه لا يحسم أي كميات المسودات والطلبات المؤكدة والملغاة والمرتجعة ينبغي احتسابها ضمن التزامكم التعاقدي.
عرفوا المقاييس منفصلة. قد تحتاجون إلى الكمية المطلوبة مبدئياً، والكمية الملتزم بشرائها، والكمية المستلمة، والحصة المتبقية. أعطوا كل رقم معنى واضحاً. عند الإلغاء أو الاستلام الجزئي، يجب أن يشرح التطبيق أي مقياس تغير، لا أن يعرض رقماً غامضاً بعنوان «المتبقي».
لا تجعلوا التعديل يعيد كتابة المشتريات السابقة
يذكر دليل Odoo أن الاتفاقيات المؤكدة تظل قابلة للتعديل. حددوا في التطبيق المخصص من يستطيع تعديلها ومتى تؤثر التغييرات في الطلبات الجديدة. أبقوا شروط الطلبات السابقة التي اعتمدت متاحة، بدلاً من إعادة حساب أسعارها بصمت وفق الاتفاقية الحالية.
عند استبدال الاتفاقية أو تمديدها، وضحوا معاملة الطلبات المفتوحة. لا ينبغي لفترة سريان جديدة أن تنقل طلباً قديماً إلى اتفاقية أخرى دون إجراء صريح. وإذا تغيرت شروط طلب مفتوح فعلياً، فاستخدموا مسار تعديل ومراجعة واضحاً.
إذا كان التطبيق يفرض حصة متبقية، فاختبروا عمل مسؤولَي شراء في الوقت نفسه. يجب ألا يستهلك طلبان يبدوان مقبولين الحصة الأخيرة نفسها دون المراجعة المتفق عليها. حددوا كذلك هل تمنع الزيادة أم تتطلب اعتماد استثناء. التحذير وحده ليس تطبيقاً للحد.
ماذا يعني انتهاء السريان؟
اتفقوا على الحدث الذي يحدد صلاحية استخدام الاتفاقية: إعداد الطلب، أو اعتماده، أو إرساله، أو حدث أعمال آخر محدد. وضحوا سبب رفض استخدام اتفاقية قديمة. لا تستبدلوا سعر المورد الحالي تلقائياً ثم تعرضوه على أنه السعر المتفق عليه.
اتبعوا السياسة التجارية التي تمت مراجعتها للطلبات المفتوحة، بدلاً من افتراض أن انتهاء الاتفاقية يلغيها. انتهاء السريان وإلغاء طلب فردي وإنهاء الاتفاقية أحداث مختلفة.
قائمة عرض القبول
استخدموا اتفاقيات وهمية في اختبارات القبول:
- لا يبدو السعر المفقود كسعر صفري متفق عليه.
- يرتبط كل طلب بالاتفاقية والشروط المطبقة عليه.
- تبقى كميات الاستفسار والشراء والاستلام مميزة.
- يحدث الإلغاء والاستلام الجزئي المقاييس الصحيحة.
- لا يعيد تعديل السعر كتابة الطلبات السابقة بصمت.
- يتبع المشترون المتزامنون قاعدة الحصة المحددة.
- تتبع الاتفاقيات المنتهية والطلبات المفتوحة السياسة المعتمدة.
ناقشوا هذه البنية عند تكليف تطوير أداة للمشتريات. القيمة هي سجل شراء مفهوم، لا وعد غير مثبت بالتوفير. يدعم دليل Odoo 19 حقول الاتفاقية والتحذير من السعر الناقص والطلبات المرتبطة وقابلية التعديل. أما حفظ نسخ الشروط وفرض الحصص وتحديد حدث انتهاء الأهلية فهي متطلبات مقترحة هنا.