Rahmenbestellungen: Vereinbarung und einzelne Abrufe getrennt führen
Wenn Sie wiederholt zu vereinbarten Bedingungen beim selben Lieferanten einkaufen, sollte Ihre Einkaufsanwendung die Rahmenvereinbarung von den einzelnen Abrufen trennen. Die Vereinbarung kann Preis und Laufzeit erklären. Sie belegt aber noch nicht, dass eine bestimmte Lieferung bestellt, bestätigt oder eingegangen ist.
Dieser Artikel hilft beim Beschreiben dieser Beziehung im Projektbriefing. Lassen Sie Vertragsbedingungen und etwaige Mindestabnahmen fachkundig prüfen. Ein Datenfeld namens Vereinbarung entscheidet nicht über die rechtliche Wirkung eines Dokuments.
Was gehört in die Rahmenvereinbarung?
Erfassen Sie Lieferant, erfasste Produkte, Währung, vereinbarte Preise, Gültigkeitszeitraum und zuständige Einkaufsperson. Das zugrunde liegende Dokument oder seine Referenz sollte erreichbar sein. Bei Mengen- oder Ausgabengrenzen muss erkennbar sein, ob es sich um eine verbindliche Verpflichtung oder eine reine Planungsgröße handelt.
Die offizielle Odoo-Dokumentation zu Rahmenbestellungen beschreibt wiederkehrende Einkäufe beim Lieferanten zu vorab festgelegten Preisen. Das Formular enthält unter anderem Lieferant, Einkäufer, Währung, Gültigkeit, Produkte, Mengen und Einzelpreise. Das ist ein konkretes Produktbeispiel, keine allgemeingültige Vertragsdefinition.
Die Anleitung warnt außerdem, dass Produktpreise nicht automatisch in neue Rahmenvereinbarungen übernommen werden. Der vereinbarte Einzelpreis muss eingetragen werden, sonst bleibt er null. Für Ihr Projekt folgt daraus eine sinnvolle Anforderung: Ein ausdrücklich vereinbarter Nullpreis muss von einem fehlenden Preis unterscheidbar sein. Eine unvollständige Konfiguration darf nicht wie ein kostenloser Einkauf aussehen.
Jeder Abruf braucht einen eigenen Bezug
Zeigen Sie für jeden Abruf eine eigene Referenz, Artikelmengen, gewünschten Liefertermin und Status. Bewahren Sie die Verbindung zur verwendeten Fassung der Vereinbarung. Eine Anfrage im Entwurf ist keine Lieferantenbestätigung, eine bestätigte Bestellung noch kein Wareneingang.
Odoo dokumentiert verknüpfte Angebotsanfragen aus einer bestätigten Rahmenbestellung. Angaben werden vorausgefüllt, und ein Feld Ordered wird aus den verknüpften Anfragen aktualisiert. Das veranschaulicht die Beziehung. Es entscheidet aber nicht, welche Entwürfe, bestätigten Bestellungen, Stornierungen oder Rückgaben bei Ihrem vertraglichen Kontingent mitzählen sollen.
Definieren Sie die Kennzahlen einzeln. Benötigt werden möglicherweise angefragte, verbindlich bestellte und eingegangene Mengen sowie das verbleibende Kontingent. Jede Zahl braucht eine eindeutige Bedeutung. Bei Stornierung oder Teilwareneingang sollte sichtbar sein, welche Kennzahl sich geändert hat, statt nur einen unklaren Restwert zu zeigen.
Änderungen dürfen die Vergangenheit nicht umschreiben
Laut Odoo lassen sich bestätigte Rahmenvereinbarungen weiterhin bearbeiten. Legen Sie für Ihre Anwendung fest, wer Änderungen vornehmen darf und ab wann sie für neue Abrufe gelten. Die zuvor akzeptierten Bedingungen bestehender Bestellungen müssen nachvollziehbar bleiben. Ein neuer Preis darf alte Bestellungen nicht unbemerkt neu berechnen.
Bestimmen Sie bei Ersatz oder Verlängerung der Vereinbarung den Umgang mit offenen Bestellungen. Eine neue Laufzeit darf einen alten Abruf nicht stillschweigend einer anderen Vereinbarung zuordnen. Wenn offene Bestellungen tatsächlich geändert werden sollen, braucht es einen bewussten Änderungs- und Prüfprozess.
Soll die Anwendung ein Restkontingent verbindlich durchsetzen, testen Sie gleichzeitig arbeitende Einkäufer. Zwei zunächst zulässige Entwürfe dürfen nicht ungeprüft dasselbe letzte Kontingent verbrauchen. Klären Sie auch, ob Überschreitungen blockiert werden oder eine Ausnahmefreigabe erfordern. Ein Warnhinweis allein setzt keine Grenze durch.
Was bedeutet das Ende der Laufzeit?
Legen Sie das maßgebliche Ereignis fest: Erstellung, Freigabe, Versand oder ein anderer klar definierter Geschäftsschritt. Wenn die alte Vereinbarung nicht mehr nutzbar ist, muss der Grund sichtbar sein. Ein aktueller Lieferantenpreis darf nicht unbemerkt an die Stelle des vereinbarten Preises treten.
Offene Bestellungen folgen der fachlich geprüften Regel. Unterstellen Sie nicht, dass das Ende der Laufzeit sie automatisch aufhebt. Ablauf der Vereinbarung, Stornierung eines Abrufs und Beendigung des Rahmenvertrags sind unterschiedliche Ereignisse.
Vorführung für die Abnahme
Verwenden Sie fiktive Vereinbarungen in den Abnahmetests:
- Fehlender Preis und vereinbarter Nullpreis sind unterscheidbar.
- Jeder Abruf verweist auf Vereinbarung und maßgebliche Bedingungen.
- Angefragte, bestellte und eingegangene Mengen bleiben getrennt.
- Stornierung und Teileingang ändern die richtigen Kennzahlen.
- Ein neuer Preis verändert frühere Bestellungen nicht unbemerkt.
- Gleichzeitige Einkäufe halten die Kontingentregel ein.
- Abgelaufene Vereinbarungen und offene Bestellungen folgen der festgelegten Regel.
Besprechen Sie diese Struktur bei der Planung einer individuellen Einkaufsanwendung. Das Ziel ist ein erklärbarer Einkaufsvorgang, kein unbelegtes Sparversprechen. Die Odoo-19-Anleitung belegt Formularfelder, Nullpreiswarnung, verknüpfte Anfragen und Bearbeitbarkeit. Versionsbezüge, Kontingentdurchsetzung und maßgebliche Ablaufereignisse sind hier vorgeschlagene Anforderungen.