Fertiges Werkzeug nutzen oder individuell entwickeln?
Nutzen Sie ein fertiges Werkzeug, wenn es das Meiste, was Sie brauchen, über seine Einstellungen und Integrationen leisten kann. Entwickeln Sie individuell, wenn Ihr Prozess ungewöhnlich ist, das Werkzeug sich nicht anpassen oder mit Ihren vorhandenen Systemen verbinden lässt oder Sie das Ergebnis besitzen und verändern müssen. Testen Sie vor der Entscheidung die fertige Option an der einen schwierigsten Aufgabe, die Sie haben, denn ein echter Test zeigt mehr als eine Funktionsliste.
Beginnen Sie beim Bedarf, nicht beim Produkt
Schreiben Sie die Aufgabe in einem Satz auf, zum Beispiel „sicherstellen, dass jede neue Anfrage innerhalb eines Tages eine Antwort erhält und nichts vergessen wird“. Listen Sie dann die wenigen Dinge auf, die die Lösung für diese Aufgabe leisten muss. Alles darüber hinaus ist eine Vorliebe, und Vorlieben sind der übliche Grund, warum ein völlig brauchbares Werkzeug abgelehnt wird.
Halten Sie außerdem fest, was die Arbeit Sie heute an Stunden oder Fehlern kostet. Ohne das wirkt jeder Preis entweder zu hoch oder zu niedrig.
Wann ein fertiges Werkzeug meist genügt
Die GOV.UK-Hinweise zur Festlegung einer Beschaffungsstrategie richten sich an Teams des öffentlichen Sektors, doch ihre Fragen lassen sich gut auf ein kleines Unternehmen übertragen. Sie legen nahe, dass Kaufen passen kann, wenn es einen handelsüblichen Weg gibt, den Großteil Ihres Bedarfs zu decken, wenn der Anbieter Einstellungen oder Funktionen anpassen kann, wenn Sie keine weitgehende Individualisierung brauchen und wenn Sie das Gekaufte betreuen können.
Sie warnen außerdem, dass schon kleine Änderungen an Standardsoftware die meisten ihrer Vorteile zunichtemachen können, und empfehlen stattdessen, Einstellungen zu konfigurieren, damit der Produktsupport bei neuen Versionen weiterläuft. Für ein kleines Team ist die Lehre praktisch: Wenn Sie ein Werkzeug auf eine Weise verbiegen, für die es nicht gedacht war, ist das ein Signal, noch einmal hinzusehen.
Wann individuelle Entwicklung sinnvoll wird
Dieselben Hinweise nennen Gründe, eine Lösung ganz oder teilweise selbst zu bauen. Dazu gehören ein einzigartiger oder seltener Bedarf, ein Markt, in dem nur wenige Anbieter ihn decken können, die Unfähigkeit, kommerzielle Produkte zu skalieren, anzupassen oder zu integrieren, um den Kernbedarf zu erfüllen, der Wunsch, die Technologie zu besitzen, um sie ändern zu können, sowie die Fähigkeit und die Ressourcen, das Projekt zu steuern.
Der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. Individuelle Software ist mit der Lieferung nicht fertig. Jemand muss sie am Laufen halten, reparieren und verändern, entscheiden Sie also, wer das sein wird, bevor Sie sie beauftragen.
Führen Sie einen Test mit einer Aufgabe durch
Die GOV.UK-Hinweise empfehlen, bei der Erprobung eines Produkts ein kleines, aber schwieriges Problem zu lösen, das Zusammenspiel mit Ihren bestehenden Produkten zu testen und Nutzererfahrung und Barrierefreiheit zu prüfen. Übernehmen Sie diesen Ansatz. Wählen Sie den heiklen Fall statt des einfachen, führen Sie ihn mit Beispieldatensätzen real aus und beobachten Sie, wo das Werkzeug an Grenzen stößt.
- Bewältigt es Ihren schwierigsten realistischen Fall ohne Umweg?
- Lässt es sich mit den Werkzeugen verbinden, die Sie bereits nutzen, etwa Kalender, E-Mail oder Buchhaltungssystem?
- Können die Personen, die es nutzen werden, die Aufgabe ohne Hilfe erledigen?
- Können Sie Ihre Daten exportieren, wenn Sie wechseln?
- Was kostet es über ein Jahr, einschließlich zusätzlicher Nutzer und Erweiterungen?
Ein hypothetisches Beispiel
Stellen Sie sich eine Reinigungsfirma mit drei Personen vor, die möchte, dass Kunden Besuche online buchen. Ein fertiges Buchungswerkzeug deckt Leistungsarten, Zeitfenster und Erinnerungen über Einstellungen ab und lässt sich mit einem Kalender verbinden. Die Firma testet es mit ihrem schwierigsten Fall, einem wiederkehrenden Besuch mit zwei Reinigungskräften. Es funktioniert. Eine individuelle Entwicklung brächte Kosten und Pflegeaufwand, ohne etwas hinzuzufügen, was die Firma braucht. Stellen Sie sich nun stattdessen vor, die Preise hängen von einer Formel ab, die nur diese Firma verwendet, und das Angebot muss in ein Lieferantensystem fließen, an das kein Werkzeug anbindet. Der Test scheitert genau an diesem Fall, und ein kleines individuelles Teil rund um das fertige Buchungswerkzeug wird zu einem sinnvollen Gesprächsthema. Dieses Beispiel ist hypothetisch.
Entscheiden und aufschreiben
Halten Sie die Entscheidung fest, die Gründe und was Sie dazu bringen würde, sie zu überdenken, zum Beispiel „wenn wir 200 Buchungen im Monat überschreiten“ oder „wenn das Werkzeug die Kalendersynchronisierung streicht“. Eine kurze Notiz wie diese erspart die spätere Diskussion und hilft der Person, die übernimmt.